Журналы для отдела кадров список в 2021 году

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Журналы для отдела кадров список в 2021 году». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Содержание:

Напоминаем, что сдать вы его должны до 15 февраля. Постановление Правления Пенсионного фонда РФ от 25.12.2019 № 730п утверждает единый порядок сдачи отчетности.

Совет

Если вы приняли или уволили кого-то с работы — отчитаться надо не позднее следующего рабочего дня. Если изменений в штатной структуре не было — нулевой отчет не сдается.

Какие сведения войдут в отчет за январь:

о заявлениях на форму трудовой книжки в январе 2021, если работники не написали их в 2020 году;
о тех работниках, по которым вы ни разу за 2020 год не передавали данные в ПФР (по состоянию на 1.01.2020 г);
о переводах, которые оформлены в январе 2021.

Проверьте себя и уточните сроки сдачи кадровой отчетности в 2021 году.

С 1.01 2021 сможете оформлять удаленку в чрезвычайных обстоятельствах — такие изменения внесли в ТК 2021. В данной ситуации обязательно не согласие работника, а локальный акт. В нем вы пропишете обоснование удаленки и распишете регламент работы. Тем, для кого удаленный режим не применим, оформляйте простой с оплатой ⅔ ставки.

С нового года применяется постоянная и временная удаленка, также возможен комбинированный режим. Вводятся два основания для увольнения дистанционного работника:

невозможность продолжать работу по объективным причинам (переезд в другую местность);
работник не выходит на связь больше 2 дней.

Важно!

ТК в 2021 году прямо запрещает вводить дополнительные основания для увольнения дистанционного работника и уменьшать ему зарплату

Об изменениях в Трудовом кодексе относительно дистанционной работы читайте подробнее здесь.

Здесь тоже внесены изменения — утвердили право работодателя устанавливать любую форму общения, которая удобна обеим сторонам. Основное внимание уделите тому, чтобы впоследствии вы смогли доказать, что отправляли работнику корреспонденцию, и он ее получил.

Упростили правила использования электронной подписи — усиленная квалифицированная ЭП применяется только при оформлении допсоглашений и договоров. В остальных случаях можно использовать простую ЭП.

С 1 января 2021 увеличен МРОТ. Необходимо внести изменения в ЛНА, трудовые договоры. Размер МРОТ влияет на величину зарплаты и пособий.

Об изменении узнайте подробнее из нашего материала.

Кадровый документооьорот, таблица

Каждая фирма обязана вести некий перечень журналов. Этот документ требуется для фиксации разных аспектов деятельности организации. Он предъявляется представителям госорганов в ходе проверки. А потому журналы требуется вести на основании регламента. В обратном случае возникнут нарекания со стороны проверяющих.

Перечень журналов определяется типом компании, сферой ее работы. Но есть и форма документа, которая должна быть в любой организации. Это журнал, в котором учитывается движение трудовых книжек. Если такого документа в документообороте компании нет, ее ждут штрафы. В частности, штраф в размере 5 000 рублей накладывается трудовой инспекцией.

Если книжки не учитываются, специалисты могут сами направить жалобу в соответствующие органы.

Как правило, в организации ведутся эти формы журналов:

Журнал трудовых соглашений. В этом документе отражаются трудовые договоры, которые компания оформила с сотрудником. Требуется он для того, чтобы упорядочить соглашения. Как правило, он запрашивается в ходе проверки.
Журнал приказов. В нем отражаются приказы, которые были оформлены компанией. На основании приказов начисляется ЗП, рассчитываются отпускные/премии. А потому это важный документ, который нуждается в учете.
Журнал учета трудового времени. Отражает время, которое было фактически отработано трудящимися. Этот документ может помочь при конфликтах с работниками, касающимися начисления ЗП.
Журнал учета командировочных. Этот документ необходим компаниям, сотрудники которых ведут разъездную работу. То есть, журнал нужен, если работники постоянно ездят в командировку. Документ помогает управлять периодичностью поездок, исполнением обязательств.
Журнал учета больничных. Необходим для регистрации больничных листов. В нем также отражается время, на протяжении которого сотрудник фактически отсутствовал на рабочем месте.
Журнал входящей и исходящей документации. В нем могут фиксироваться, к примеру, заявления от сотрудников.
Журналы, касающиеся экономики компании. К примеру, это кассовая книга, журнал кассира. Последний необходим тогда, когда фирма ведет расчеты через кассовый аппарат.
Журнал бланков отчетности. Бланки используются в том случае, если компания не использует кассу.

Очевидно, что крупная компания будет вести несколько журналов. И они также должны учитываться в журнале.

Ведение рассматриваемых документов упрощает управление деятельностью компании. Журналы пригодятся при различных спорах с сотрудниками и госорганами.

Перечень необходимых журналов определяется сферой деятельности организации.

В субъектах общественного питания обычно ведется бракеражный журнал. В нем фиксируются сведения о качестве выпускаемых товаров. Бракераж – это дегустация, в процессе которой устанавливается вкус продукции, проверяется ее внешний вид.

На предприятиях питания формируется комиссия, ответственная за бракераж. В нее входят эти специалисты: директор, заведующий, медработник, старший правил. Эти сотрудники занимаются дегустацией блюд. Результаты дегустации фиксируются в бракеражном журнале. В нем отражается запах, консистенция блюда, его особенности.

Кроме того, на предприятии должен быть санитарный журнал.

Предприятия, деятельность которых связана с вредными выбросами, должны вести журналы по экологии. Они будут считаться первичными журналами. К ним относятся эти журналы:

Учета выбросов в атмосферу.
Учета потребления воды и ее отведения.
Книга движения отходов.

Ведение экологических журналов строго регламентируется Росприроднадзором. Если документация будет вестись неправильно, на предприятие накладывается штраф.

Любое предприятие должно следить за безопасностью. В частности, за пожарной безопасностью. То есть, придется завести журнал пожарной безопасности. Но у этого документа нет единой формы. Он также подразделяется на виды:

Журнал инструктажа. Предприятие обязано проводить инструктаж по пожарной безопасности. И эти мероприятия должны учитываться. В журнале фиксируются сотрудники, которые прошли инструктаж.
Журнал учета огнетушителей. В нем фиксируется состояние огнетушителей, находящихся на предприятии. Состояние их должно проверяться раз в 6 месяцев.
Журнал по электрической безопасности. В них заносятся, в том числе, сведения о проверках электроинструмента.
Журнал о проблемах в системе автоматической защиты. Здесь отражаются обнаруженные неполадки.
Журнал регистрации. Нужен для целей документооборота.

Обязательная бумага – журнал по охране труда.

График отпусков должен быть утвержден не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ), то есть в 2000 году до 17 декабря. Государственные учреждения используют унифицированную форму графика Т-7, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Издайте приказ о составлении графика и укажите в нем срок составления графика, поручения ответственным лицам и срок их исполнения.

При составлении графика отпусков обязательно учтите, что некоторые работники имеют право использовать отпуск в удобное для них время, в том числе до истечения шести месяцев непрерывной работы в вашей организации, или в иные периоды, установленные нормативными правовыми актами РФ (ч. 3 ст. 122, ч. 4 ст. 123 ТК РФ).

Включайте в график все работников, которые у вас есть на тот момент. Новичков, оформленных на работу после утверждения графика, включать в него постфактум не нужно. Их отпуска войдут в график на следующий, 2022 год. А в 2021 году отпуск таким сотрудникам предоставляйте на основании заявлений.

Внешних совместителей можно включить в график, если они успели предоставить справку или выписку из графика отпусков с основной работы. При этом укажите тот же период отпуска, что и на основной работе (ст. 286 ТК РФ).

В график должны быть отражены все дни основных и дополнительных отпусков. В этом году их нужно особенно внимательно посчитать, поскольку из-за пандемии кто-то свой отпуск многократно дробил, кто-то использовал авансом, кто-то, наоборот, использовал не все дни. О неиспользованных днях отпуска сделайте пометку в графе «Примечание», например: «5 календарных дней – перенос с прошлого года».

Если у вас есть профсоюз, направьте ему проект графика в течение 5 рабочих дней со дня составления (то есть до утверждения). Если профсоюз не согласен с проектом графика и подготовил предложения по его совершенствованию, можете принять их либо в течение 3 дней после получения этих предложений провести с профсоюзом дополнительные консультации для достижения взаимоприемлемого решения. При недостижении согласия оформляется протокол разногласий, после чего можно график все же утвердить. При этом профсоюз, в свою очередь, может обжаловать график в ГИТ или в суд, а также начать процедуру коллективного трудового спора (ст. 372 ТК РФ).

Предоставьте график отпусков руководителю кадровой службы для подписания и руководителю организации для утверждения. В графе формы Т-7 «Номер документа» укажите порядковый номер в соответствии с принятой в организации нумерацией для таких документов. Конкретную дату утверждения проставьте в графе «Дата составления».

Несмотря на отсутствие в законодательстве прямого требования об этом, утвержденный график отпусков доведите до сведения всех работников под подпись, в частности, заранее можно дополнить таблицу формы Т-7 графика графой 11 или завести отдельный журнал ознакомления с графиками отпусков.

Вносимые в график изменения должны быть оформлены приказом работодателя.

Готовимся к 2021 году: кадровые мероприятия

Проверить в большой организации все трудовые договоры в конце года, конечно, проблематично, поэтому можно взять за правило каждый год просматривать трудовые договоры, заключенные в текущем году. В первую очередь проверьте, на всех ли работников они оформлены, есть ли в договорах подписи, в том числе подписи, подтверждающие получение второго экземпляра договора.

Также проверьте, не указана ли у кого-то зарплата ниже МРОТ.

Убедитесь, что имеются все необходимые дополнительные соглашения к трудовым договорам, в частности с теми, кого перевели на удаленную работу, кому изменили режим рабочего времени.

Следующее, на что обратим внимание, – трудовые книжки. Напомним, что в силу ст. 66 ТК РФ работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого проработавшего у него свыше 5 дней, если работа у данного работодателя является для сотрудника основной. Значит, нужно проверить наличие записи о приеме на работу и ее правильность.

С начала 2021 года заводить трудовые книжки не придется, если человек принимается на работу впервые. Продолжать вести их нужно будет, только если работник написал соответствующее заявление или не написал ни заявление о выборе бумажной трудовой книжки, ни заявление о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.

Прежде всего вам надо проверить сроки удостоверений о прохождении обязательного обучения, повышения квалификации и аттестации ответственных лиц и руководителей в области охраны труда, пожарной безопасности, электробезопасности и др. Как и остальные работники, при необходимости эти лица могут быть направлены на курсы повышения квалификации, профессиональную переподготовку по результатам аттестации или в случаях, установленных законодательством.

Составьте план обучения работников на следующий год. В плане определите перечень работников, подлежащих обучению, стоимость и место его проведения. В большинстве случаев обучение сейчас проходит и в новом году будет проходить дистанционно, выбор программ довольно большой, придется затратить время и на поиски наиболее качественных курсов.

До конца года, а точнее, до 31 декабря генпрокуратура формирует и размещает на своем сайте сводный план проведения плановых проверок. Чтобы узнать, попала ли ваша организация в план проверок, которые проводятся ГИТ, ФСС, ФНС, прокуратурой и иными контролирующими органами, зайдите на этот сайт либо на сайты самих органов.

В план проверок в 2021 году могут попасть работодатели с высоким, значительным, средним и умеренным риском.

К сведению: перечни работодателей, чья деятельность отнесена к имеющей значительный или высокий риск, размещены в открытом доступе на сайте Роструда.

Если вы попали в план проверки ГИТ, работы у вас прибавится. Напомним, что ГИТ обязаны контролировать:

исполнение работодателями законодательства о труде;
соблюдение процесса расследования и учета несчастных случаев на производстве;
расчет и выплату заработной платы, льгот, пособий, страховых взносов и т. п.

При проверке инспекторы затребуют:

организационно-распорядительные документы;
внутренние локальные акты в которых содержатся нормы трудового права;
документы, устанавливающие организационно-правовую форму, права и обязанности предприятий или предпринимателя;
трудовые договоры и допсоглашения к ним;
трудовые книжки;
приказы по личному составу, личные карточки;
документы, подтверждающие прохождение медосмотров, если этого требует работа на предприятии;
документы, подтверждающие расчет и выплату заработной платы, льгот, гарантий, компенсаций, пособий, взносов и т. п.

Для подготовки к проверке вы можете пройти самопроверку на сайте ГИТ.

Также в конце года подведите итоги:

по квотам рабочих мест для инвалидов;
по сдаче отчетности и форм в службу статистики (в соответствии с календарем, опубликованным на сайте Федеральной службы государственной статистики).

Если кадровик осуществляет воинский учет, придется проверить и документы воинского учета для военкомата (местной администрации).

Помимо отчетов, проверьте различные книги, журналы учета и регистрации, ведущиеся в отделе кадров. Если какой-либо из них подходит к завершению или в организации они ведутся по годам, необходимо завершить эти журналы и подготовить новые.

Как обычно, в конце года начинается работа с архивом кадровых документов. В частности, организуйте хранение отработанных документов за предыдущий год и уничтожение документов с устаревшими сроками хранения.

Если в организации нет номенклатуры дел – документа, представляющего собой систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения, – или она уже устарела, то составьте новую. Этот документ значительно облегчит подготовку дел к архивному хранению.

Если кому-то из сотрудников придется работать во время новогодних праздников, подготовьте заранее его письменное согласие на работу в праздники и приказ о привлечении к работе в эти дни.

Если в организации пропускной режим, составьте график дежурств и список привлекаемых работников и передайте его на проходную (охраннику или другому лицу).

* * *

Мы перечислили основные мероприятия в кадровом делопроизводстве в конце года. Понятно, что проверить всю кадровую документацию за короткий срок невозможно. В этом плане полезен кадровый аудит, который можно спокойно провести в любое время в течение года. Ну а если он не проводился, придется напряженно поработать. Особенно если ваша организация включена в план проверок на 2021 год. Впрочем, если подготовить четкий план действий и запастись спокойствием, решить все эти задачи будет не так уж сложно. У вас все получится!

Какие кадровые документы нужно поправить в 2021 году

Напомним, что завершить сбор заявлений о выборе способа ведения нужно было до 31 декабря прошлого года включительно. Работникам, которые отказались от ведения бумажной трудовой книжки, надо было вернуть ее, а остальным — продолжать вести одновременно с электронной трудовой книжкой (далее — ЭТК).

В новом году к работодателю могут обратиться лица, у которых не было возможности подать такое заявление до 31 декабря 2020 (п. 6 ст. 2 Федерального Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ):

работники, не исполняющие трудовые обязанности за которыми сохранено место работы:
на период отпуска или временной нетрудоспособности (например, отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребенком);
на период отстранения от работы в случаях, предусмотренных ТК РФ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ;
лица имеющие трудовой стаж, но по состоянию на 31 декабря 2020 не состоявшие в трудовых отношениях.

Обратите внимание, что данный список является открытым.

Указанные выше лица вправе сделать это в любое время, подав работодателю заявление по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве (Письмо Минтруда России от 12.08.2020 № 14-2/ООГ-12933).

С 2021 не нужно оформлять бумажные трудовые книжки тем, кто впервые будет устраиваться на работу. Законодатель не предусмотрел для этой категории права выбора, поэтому работодатель может вести на них только ЭТК (п. 8 ст. 2 Федерального Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

К вам могут приходить устраиваться на работу лица, которые отказались от ведения бумажной трудовой книжки на прошлом месте работы, свидетельствовать об этом будет сделанная в ней запись. В этом случае продолжать вести бумажную трудовую книжку не надо, так как информация об отказе бывшем работодателем уже передана в ПФР, поэтому вернуться к ведению бумажной трудовой книжке на новом месте работы будет невозможно. Разъяснения по этому вопросу приведены Минтрудом России в Письме от 03.07.2020 № 14-2/ООГ-10180.

В начале года кадровику надо собрать заявления о выборе способа ведения трудовой книжки с сотрудников, которые в январе 2021:

вышли на работу после болезни, из отпуска, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком;
устроились к вам на работу, имеют трудовой стаж, и не работали на 31 декабря 2021.

Напомним, что работникам нет необходимости каждый год писать заявления на предоставление стандартных вычетов по НДФЛ на себя, детей и студентов. Вам достаточно получить одно заявление, которое и будет являться основанием для предоставления вычетов в течение нескольких лет.

В новом году написать заявление следует только работникам, у которых:

в заявлении прошлого года указан конкретный налоговый период — календарный год;
изменились обстоятельства получения вычета, например, 18-летний ребенок стал студентом, родился еще один ребенок.

А вот справку с места учебы для получения вычета на студента работник должен предоставлять ежегодно, в ней должны быть указаны период и форма обучения (Письмо Минфина от 21.07.2020 № 03-04-05/63596).

В начале года кадровику надо собрать заявления на стандартные вычеты с сотрудников:

указавших в заявлении прошлого года налоговый период — 2020 год;
у которых изменились обстоятельства получения вычета;
устроившихся к вам на работу в новом году.

С тех, кто придет к вам на работу не с начала года, кроме заявления и обычных документов подтверждающих право на вычет, надо справку о доходах с предыдущего места работы.

«>

В прошлом году утвердить график отпусков следовало до 17 декабря 2020 (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). В графике отпусков надо было указать всех работников, которые состояли с организацией в трудовых отношениях на день его утверждения, даже тех, кто уволился до конца года (Письмо Минтруда России от 09.04.2020 № 14-2/В-395).

Работодатель не обязан вносить изменения в утвержденный график отпусков при приеме новых работников, поскольку такой порядок трудовым законодательством не установлен, а отсутствие таких изменений не может являться основанием для привлечения к административной ответственности.

На практике этот вопрос решается двумя способами:

никакие изменения в действующий график отпусков не вносятся, а новый работник при желании уйти в отпуск просто пишет заявление о предоставлении отпуска и согласовывает его с руководителем (ч. 1 ст. 123 ТК РФ);
к действующему графику отпусков оформляется приложение по унифицированной форме № Т-7 куда включаются сведения об отпусках новых работников. Приложение утверждается в том же порядке, что и график.

Вы можете закрепить выбранный вами способ в локальном правовом акте, но делать это не обязательно, так как это право, а не обязанность работодателя.

Включать в график отпусков новых сотрудников надо только в случае, если такой порядок установлен локальным актом вашей организации.

Привлекая для некоторых видов работ самозанятых, компания может сэкономить на НДФЛ и страховых взносах. Рассмотрим, когда это будет правомерно, и не несет рисков для организации.

После введения Налога на профессиональный доход (далее — НПД) у многих работодателей может возникнуть соблазн оформлять штатных или вновь принятых работников как самозанятых. Самозанятыми могут быть как физические лица без статуса ИП, так и ИП.

Федеральный закон от 27.11.2018 № 422-ФЗ (далее — Закон о самозанятых) устанавливает для работодателя обязанность уплачивать НДФЛ и страховые взносы в случае привлечения в качестве самозанятых своих действующих или бывших работников, с момента увольнения которых прошло менее двух лет (п. 1 и п. 8 ч. 2 ст. 6 Закона о самозанятых).

Таким образом, законом установлен прямой запрет на привлечение в качестве самозанятых исполнителей действующих или бывших сотрудников в течение двух лет с даты увольнения.

Компании заключают с самозанятыми исполнителями гражданско-правовые договоры подряда или возмездного оказания услуг в порядке, установленном ГК РФ, поэтому выводы судов о переквалификациигражданско-правового договора (далее — ГПД) в трудовой, можно применить и к отношениям с самозанятыми.

По мнению Верховного Суда РФ, сам по себе факт заключения между организацией и физическим лицом ГПД, еще не говорит об отсутствии трудовых отношений. В Определение № 66-КГ17-10 от 25.09.2017 Верховный Суд определил ключевые отличительные признаки ГПД от трудового. Для удобства приведем их в Таблице 1.

Таблица 1. Ключевые отличительные признаки ГПД от трудового договора

Кадровику на заметку: проверьте наличие этих документов уже в начале года

Постановление Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п) устанавливает следующие сроки для подачи СЗВ-ТД в 2021 году:

при приеме на работу или увольнении — следующий рабочий день после издания приказа;
при прочих кадровых мероприятиях (перевод, например) или изменения способа ведения трудовой книжки (для тех, кто ранее оставил бумажный вариант) — 15 число следующего месяца.

Если численность работников 25 человек и больше, сдавать СЗВ-ТД нужно в электронном виде. Если меньше, то можно сдать бумажную форму.

Обратите внимание, что с 1 января 2021 введена административная ответственность за непредставление в установленный срок формы СЗВ-ТД и представление сведений в неполном объеме или в искаженном виде (п. 8 ст. 1 Федерального закона от 01.04.2020 № 90-ФЗ). Размер штрафа для должностных лиц организации составляет от 300 до 500 руб. Данный штраф может применяться и к руководителю организации (ст. 2.4 и 15.33.2 КоАП).

С 1 января 2021 не забывайте подавать СЗВ-ТД на следующий рабочий день после издания приказа о приеме на работу или увольнении.

Вступили в силу поправки введенные Федеральным законом от 08.12.2020 № 407-ФЗ к гл. 49.1 ТК РФ, выделим основные моменты:

теперь можно утвердить порядок удаленной работы в локальном нормативном акте или трудовом договоре;
время взаимодействия сотрудника с работодателем считается рабочим;
уволить удаленного работника кроме общих случаев, установленных ТК РФ, можно еще по двум основаниям:
не выходит на связь более 2 рабочих дней подряд;
не может работать на прежних условиях в связи с переездом в другую местность;
подписывать трудовой договор (изменять, расторгать) следует только усиленной квалифицированной электронной подписью (далее — ЭП), для работника допускается усиленная неквалифицированная (ЭП);
взаимодействовать с сотрудником можно любыми способами, главное фиксировать получение электронных документов, конкретный порядок следует установить в локальном нормативном акте или трудовом договоре;
компания должна будет предоставлять сотруднику оборудование и другие средства, также он может использовать собственное (арендованное) имущество, но в этом случае надо компенсировать ему расходы;
определены два вида временной дистанционной работы:
непрерывная — на срок не более 6 месяцев,
периодическая — когда идет чередование работы дома и в офисе;
режим экстренной удаленной работы вводится в двух случаях:
на основании решения органа государственной власти или местного самоуправления;
в случаях возникновения угрозы жизни или нормальных жизненных условий, например, эпидемия, производственная авария, пожар и др.

Экстренный режим вводится принятием локального нормативного акта, в это случае получать согласие сотрудников на перевод и вносить изменения в трудовые договоры не нужно.

Если же компания не может перейти на удаленную работу вследствие своего вида деятельности, придется оплачивать работнику простой по независящим от сторон причинам в размере не менее двух третей оклада (тарифной ставки).

Для крупных компаний удобнее будет разработать и утвердить порядок удаленной работы в локальном нормативном акте, при необходимости внести изменения в Правила внутреннего трудового распорядка и Положения об оплате труда и др. Если организация небольшая закрепите порядок и условия удаленной работы в трудовых договорах с работниками.

В начале года кадровику надо проверить условия трудовых договоров в части соответствия поправкам в ТК РФ об удаленной работе, при необходимости внесите в них изменения путем заключения дополнительных соглашений с работниками.

Кадровыми специалистами ведутся, в частности, следующие журналы:

регистрации заявлений;
регистрации уведомлений;
регистрации представлений;
регистрации приказов по основной деятельности и по личному составу;
учета работников, выбывающих в служебные командировки;
регистрации несчастных случаев на производстве.

Журналы по приказам по кадрам могут понадобиться для фиксации сверхурочной работы и отгулов, учета использованных и неиспользованных дней отпуска.

Различают журналы по унифицированной и произвольной форме. По унифицированной форме, например, ведутся: «Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них», «Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей к ним».

Как правило, все журналы учета персонала оформляются в табличной форме, где каждая строка несет те или иные сведения о документе. Указываются следующие сведения: наименование журнала, наименование организации, дата начала и окончания ведения, порядковые или регистрационные номера вносимых документов, должность и данные кадрового специалиста, регистрирующего документ, данные и должность работника, в отношении которого создан документ.

В этом разделе представлены журналы по приказам по кадрам, необходимые для ведения кадрового делопроизводства. Чтобы скачать готовый документ, выберите подходящий шаблон и внесите в него соответствующие данные.

С этим шаблоном часто используют:

Книга по учету бланков специального воинского учета
Журнал проверок состояния воинского учета
Журнал регистрации актов
Журнал регистрации несчастных случаев на производстве
Журнал регистрации записок, представлений

Популярные документы и процедуры:

Скачать договор подряда на ремонт автомобиля
Скачать договор купли-продажи гаража
Скачать договор аренды комнаты
Исковое заявление о взыскании заработной платы
Трудовой договор найма работника

Обзор для кадровика за период с 01.01.2021г. по 31.01.2021г.

Документ: Постановление Правления ПФ РФ от 27.10.2020 N 769п «О внесении изменений в постановление Правления Пенсионного фонда Российской Федерации от 25 декабря 2019 г. N 730п»

Вступит в силу: с 1 июля 2021 года

В СЗВ-ТД добавлен раздел «Сведения о работодателе, правопреемником которого является страхователь». В нем правопреемник указывает снятого с учета страхователя, если подает или исправляет представленные им сведения.

Появилась графа «Работа в районах Крайнего Севера/Работа в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера». Если работник трудится в такой местности, нужно ставить код «РКС» или «МКС».

Графу «Код выполняемой функции» придется заполнять по-новому. В ней нужно указывать 5 цифр в формате «XXXX.X»:

первые 4 знака — код группы занятий по Общероссийскому классификатору;
пятый знак — контрольное число.

Пока нужно указывать другой код (только при его наличии).

Документ: Постановление Правительства от 29.12.2020 № 2349 «Об утверждении перечня работ, профессий, должностей, непосредственно связанных с управлением транспортными средствами или управлением движением транспортных средств»

Вступило в силу: 1 января 2021 года

Определен новый перечень должностей, непосредственно связанных с управлением транспортными средствами. Проверьте, не включили ли в этот перечень позиции, которые занимают ваши работники.

Правительство утвердило новый перечень работ, профессий и должностей, непосредственно связанных с управлением транспортными средствами. Действующий Перечень шире предыдущего. Там появились такие позиции, как, например, машинист рельсового автобуса, матрос-спасатель, составитель поездов.

Отметим, что в отношении работников, чья должность или профессия есть в Перечне, действуют специальные правила. В частности, таким сотрудникам запрещена работа по совместительству, связанная с управлением транспортным средством (ч. 1 ст. 329 ТК). Поэтому рекомендуем проверить, не включили ли должности, которые занимают ваши работники, в Перечень.

Также напомним, что для отдельных категорий работников, труд которых непосредственно связан с движением транспортных средств, установлены особенности режима рабочего времени и условий труда. Недавно обновили соответствующие правила, касающиеся водителей автомобилей (приказ Минтранса от 16.10.2020 № 424).

Документ: Постановление Правительства РФ от 31.12.2020 N 2401 «О внесении изменения в пункт 4 постановления Правительства Российской Федерации от 12 апреля 2020 г. N 486»

Вступил в силу: 13 января 2021 года

Правительство продлило временные правила, согласно которым нужно размещать на портале «Работа в России» информацию о ликвидации организации, сокращении численности или штата, возможном расторжении трудовых договоров, а также иные данные о занятости. Сообщать сведения необходимо не позднее рабочего дня, следующего за днем их изменения.

Документ: Федеральный закон от 29.12.2020 № 473-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации»

Вступил в силу: 1 января 2021 года

С 1 января МРОТ увеличился на 5,5% и составил 12 792 руб. Напомним, по действующей редакции закона МРОТ на следующий год должен равняться величине прожиточного минимума за II квартал текущего. Значит, на 2021 год его величина должна быть 12 392 руб.

МРОТ будет зависеть от медианной зарплаты за предыдущий год. Методику ее расчета определит Росстат. Соотношение МРОТ и медианной зарплаты закрепили на уровне 42%. Пересматривать это соотношение будут не реже одного раза в 5 лет. При этом МРОТ не должен быть меньше:

прожиточного минимума трудоспособного населения в целом по России за год;
величины МРОТ предыдущего года.

Прожиточный минимум на очередной год будут устанавливать до 1 июля текущего года. Показатель будет зависеть от медианного среднедушевого дохода в целом по России за предыдущий год (п. 4 ст. 1 проекта). Его, как и медианную зарплату, будут исчислять по методике Росстата. Предложенное соотношение прожиточного минимума и дохода — 44,2% (с пересмотром не реже чем раз в 5 лет). И еще одно ограничение: прожиточный минимум на следующий год не может быть меньше установленного на текущий год.

Документы: Приказ МВД России от 30.07.2020 N 536, Приказ МВД России от 30.07.2020 N 533

Вступает в силу: 1 января 2021 года

Обновлены некоторые формы, связанные с работой иностранцев. Нужно использовать их, чтобы:

уведомить МВД о приеме и увольнении иностранного сотрудника;
оформить иностранцу разрешение на работу, продлить срок действия документа или получить дубликат.

Источник: проект Постановления Минтруда от 20.11.2020

Чиновники из Минтруда собираются утвердить новый бланк трудовой книжки и вкладыша в нее. Существенно менять документ не планируют, но заводить вкладыши придется реже. Ведь если постановление примут, то для записей о работе в новом бланке будет 14 разворотов вместо 10. Чтобы внести сведения о награждениях сотрудника, в трудовой останется 7 разворотов. Сейчас их 10. Во вкладыше разворотов тоже станет больше. Сейчас их 9 в разделе «Сведения о работе» и 8 в разделе «Сведения о награждении». В новой форме их будет 12 и 5 соответственно.

Порядок ведения трудовых хотят обновить, поэтому новых правил станет больше. Те правила, по которым кадровики заполняют трудовые сейчас, перестанут действовать.

Изменений много. Так, работник-совместитель сможет потребовать внести запись о своей работе по совместительству у последнего работодателя, у которого он трудился по основном месту.

Сделать он это сможет даже после увольнения. Правило будет действовать только в случае, когда работник решил, что хочет видеть в трудовой запись о работе по совместительству, но сейчас не работает.

Записи о работе по совместительству разрешат вносить в трудовую книжку как в хронологическом порядке, так и блоками — одновременно о приеме и увольнении.

Когда сотрудника будете принимать на работу дистанционно, запись будете вносить в трудовую по соглашению сторон. Такое требование уже есть в обновленной главе 49.1 ТК.

Чиновники хотят сделать и послабления для кадровиков. Например, сотрудников больше не придется просить поставить подпись под закрывающей записью. Подписи в личной карточке Т-2 в разделе с приемом и переводами тоже больше не понадобятся.

В новом порядке появятся примеры записей, которые кадровики могут вносить в трудовые. Чиновники при увольнении советуют писать в большинстве случаев «Уволен», а не «Договор расторгнут». Но можно будет не отказываться от привычных формулировок, так как они соответствуют закону.

Перестанут штрафовать за отсутствие книги учета движения трудовых книжек

Разрешат отказаться от приходно-расходной книги по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них, а также книги учета движения трудовых книжек и вкладышей. Сейчас, если в отделе кадров нет этих журналов по утвержденным формам, проверяющие из ГИТ имеют право штрафовать компанию на сумму до 50 000 руб. В лучшем случае выносят предупреждение, ч. 1 ст. 5.27 КоАП.

Но полностью отказаться от учета трудовых будет нельзя. Зато вместо обязательных журналов можно будет разработать свои формы документов по учету трудовых книжек и вкладышей.

Изменят правила работы с трудовыми книжками тех, кто решил перейти на ЭТК

Сотруднику, который отказался от бумажной трудовой, выдать ее придется не позже чем через три рабочих дня с даты, когда он принес заявление с решением насчет формата трудовой книжки. Минтруд за 2020 год опубликовал несколько писем с разными рекомендациями насчет того, когда выдавать сотруднику трудовую, если он выбрал справки о трудовой деятельности.

Когда нужно выдать трудовую, в законе сейчас не указано. Минтруд три раза за 2020 год менял свою позицию. Сначала ведомство предлагало выдавать трудовую в день подачи работником заявления о переходе на электронную трудовую.

Чиновники решили, что отдать работнику трудовую книжку кадровик должен в течение трех рабочих дней после того, как работодатель получил от сотрудника заявление.

Минтруд вернулся к первоначальному мнению: даты приема заявления о переходе на электронную трудовую книжку и выдачи бумажной трудовой книжки должны совпадать.

Запись для такого случая тоже решили изменить. Она станет короче. Вариант записи, который указали в проекте постановления: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации».

С 1 января 2020 года начался процесс формирования электронных трудовых книжек. Переход на новый формат сведений о трудовой деятельности стал добровольным и осуществляется только с согласия работника. То есть у работника до 31 декабря 2020 года включительно есть возможность выбрать — оставить бумажную трудовую или перейти на электронную. Дальнейшие действия работодателя зависят от этого выбора.

Пилотный проект по запуску прямых выплат из ФСС стартовал 2011 года и развивался поэтапно — каждый год к нему подключились новые регионы.

Проект предполагает, что работодатель самостоятельно рассчитывает пособие, но перечисляет лишь те суммы, которые выплачиваются за его счет — например, больничные за первые три дня.

Далее работодатель отправляет заявление ФСС, а выплату причитающейся суммы за счет ФСС выплачивает непосредственно сам фонд.

Индексация документов — это присвоение при регистрации документу не только порядкового (регистрационного) номера, но и неких условных обозначений, которые указывают на принадлежность документа одному из выделенных для регистрации массивов документов.

Регистрационные индексы проставляются на входящих документах (кроме приложений), на исходящих документах (кроме приложений) и их копиях, которые остаются в делах организации, на внутренних документах и приложениях к ним.

В индексах обозначение массива и порядковый номер отделяют друг от друга дефисом или наклонной чертой. Например, 145-ЛС (145/ЛС), 145 — порядковый номер документа в регистрируемом массиве, ЛС — обозначение кадровых приказов.

Как отмечено выше, приказы по личному составу издаются, регистрируются и хранятся отдельно от приказов по основной деятельности, следовательно, их индексация предназначена для выделения регистрируемого массива, отличия их от приказов по основной деятельности. Но мы уже говорили, что при самом малом объеме кадровых приказов они разделяются на два массива по срокам хранения. Самый распространенный способ индексации кадровых приказов состоит в использовании индекса «ЛС» для регистрации приказов с длительными сроками хранения, с индексом «К» — кратковременных сроков. В этом случае в организации для регистрации кадровых приказов будет два журнала и два дела, в которые эти приказы подшивают.

Однако в крупных кадровых службах разрабатывается система индексации, устанавливающая для разных кадровых приказов различные буквенные обозначения. Например, индекс «К» прибавляют к номеру приказов о движении кадров (прием, перевод, увольнение). Но при большой штатной численности и различных категориях персонала (специалисты, рабочие, служащие) к первоначальному индексу «К» разрабатывают условные обозначения каждой категории персонала. Например: «Кр» — кадровые приказы рабочих; «Ксл» — служащих; «Ксп» — специалистов. Значит, для регистрации только приказов о приеме на работу следует завести три журнала, а для хранения этих документов — три дела, в которые эти приказы подшивают.

Вполне возможна система индексации по каждому отдельному виду приказа: прием на работу — ЛС-п; перевод на другую работу — ЛС-пр; увольнение — ЛС-у. Соответственно, регистрация кадровых приказов в этом случае будет вестись по каждой отдельной типовой процедуре, приказы подшивают также отдельно по каждой процедуре.

Разработка системы индексации документов является индивидуальной процедурой и определяется правилами регистрации документов, принятыми в той или иной организации. Индексация связана с количеством издаваемых приказов. В больших организациях количество персонала исчисляется в тысячах, и, соответственно, такими же цифрами исчисляется количество кадровых приказов. Следовательно, кадровой службе целесообразно разработать систему индексов, позволяющих отличать каждую разновидность приказа. Например, все приказы о приеме на работу регистрируют с индексом «ЛС», к которому добавляется индекс «ПР» для регистрации приказов о приеме на работу рабочих; «ПС» — о приеме специалистов (ИТР) и т. д.

В любом случае и самая простая, и самая сложная система индексации должна быть закреплена каким-то локальным актом организации. Лучше всего для этого подходит инструкция о делопроизводстве кадровой службы. Если ее нет, закрепить систему индексации возможно приказом руководителя.

Восемь изменений в работе с сотрудниками в 2021 году

В силу особой значимости документации по личному составу большая часть перечисленных книг и журналов имеет срок хранения 75 лет. Это журналы (книги) регистрации приказов о приемах, переводах, увольнении, личных дел, личных карточек Т-2, трудовых договоров. 50 лет хранится книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним. 5 лет хранятся книги учета работников, направляемых в командировки, и выдачи командировочных удостоверений; 3 года — после увольнения журналы учета военнообязанных. Сроки хранения установлены в ст. 358 Перечня типовых документов, разработанного Росархивом. На самом деле сроки хранения журналов много больше, ведь они сдаются в архив после окончания, полного заполнения всех страниц.

Журнальная форма применяется в кадровом делопроизводстве и для регистрации документов, и для учета личного состава. Для целей регистрации кадровая служба ведет журнал (книгу) приказов, личных дел служащих, выдачи командировочных удостоверений, выдачи справок (о заработной плате, стаже, месте работы), трудовых договоров, движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Для учета личного состава кадровые службы обязаны вести журналы (книги): приема, перевода, увольнения работников, учета работников, направляемых в командировки, военнообязанных, отпусков.

Кроме того, журнальная форма используется кадровыми службами и для фиксации каких-то фактов или процедур. Отдельные формы таких журналов предусмотрены действующим законодательством.

Например, обязанность юридических лиц и индивидуальных предпринимателей по ведению журнала учета мероприятий по контролю установлена Федеральным законом от 08.08.2001 N 134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)».

Статья 230.1 «Порядок регистрации и учета несчастных случаев на производстве» ТК РФ регламентирует, что каждый оформленный в установленном порядке несчастный случай на производстве регистрируется работодателем (его представителем), осуществляющим в соответствии с решением комиссии (в предусмотренных настоящим Кодексом случаях государственного инспектора труда, самостоятельно проводившего расследование несчастного случая на производстве) его учет, в журнале регистрации несчастных случаев на производстве по установленной форме.

Статья 68 ТК РФ предусматривает обязанность ознакомления работника со всеми локальными нормативными актами, связанными с трудовой деятельностью работника, под роспись. Для этого также можно использовать журнальную форму.

Возврат к списку

ВИД ДОКУМЕНТА	СРОК ХРАНЕНИЯ	ПРИМЕЧАНИЕ
Планы противодействия коррупции	Постоянно	–
Локальные нормативные правовые акты (порядки, перечни должностей, положения) по противодействию коррупции	Постоянно	–
Методические документы (рекомендации, памятки, разъяснения) по противодействию коррупции	3 года (1)	(1) После замены новыми
Справки о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера	50/75 лет	–
Документы (акты, заключения, возражения, пояснения) проверок соблюдения государственными и муниципальными служащими положений законодательства Российской Федерации о противодействии коррупции	5 лет	–
Документы (заявления, докладные, служебные, объяснительные записки, заключения) комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных и муниципальных служащих, урегулированию конфликта интересов	5 лет	–
Документы (служебные, объяснительные записки, заключения, протоколы, заявления) о фактах обращения в целях склонения государственных и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений	5 лет	–
Документы (акты, справки, служебные записки), связанные с применением взысканий за коррупционные правонарушения, совершенные государственными и муниципальными служащими	5 лет	–
Уведомления работодателя работниками:		–
а) о намерении выполнять иную оплачиваемую работу государственными гражданскими и муниципальными служащими;	5 лет
б) о получении подарков в связи с протокольными мероприятиями, служебными командировками и другими официальными мероприятиями, участие в которых связано с исполнением ими служебных (должностных) обязанностей;	5 лет
в) о фактах обращения в целях склонения государственных и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений;	5 лет
г) о возникновении личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая приводит или может привести к конфликту интересов	5 лет
Журналы, базы данных регистрации:		–
а) уведомлений о фактах обращения в целях склонения государственных и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений;	5 лет
б) уведомлений о намерении выполнять иную оплачиваемую работу государственными и муниципальными служащими;	5 лет
в) служебных проверок государственных и муниципальных служащих;	5 лет
г) уведомлений о возникновении личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая приводит или может привести к конфликту интересов;	5 лет
д) уведомлений о получении подарков в связи с протокольными служебными командировками и другими официальными мероприятиями, участие в которых связано с исполнением служебных (должностных) обязанностей;	5 лет
е) протоколов комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных и муниципальных служащих, урегулированию конфликта интересов;	5 лет
ж) обращений граждан и организаций, поступивших по “телефону доверия” по вопросам противодействия коррупции	5 лет
Переписка по вопросам противодействия коррупции	5 лет	–

ВИД ДОКУМЕНТА	СРОК ХРАНЕНИЯ	ПРИМЕЧАНИЕ
Квалификационные требования, профессиональные стандарты:		–
а) по месту утверждения;	Постоянно
б) в других организациях	До замены новыми
Типовые дополнительные профессиональные программы:		–
а) по месту утверждения;	Постоянно
б) в других организациях	До замены новыми
Программы повышения квалификации и программы профессиональной переподготовки:		–
а) по месту утверждения;	5 лет
б) в других организациях	До замены новыми
Учебные планы, задания	5 лет	–
Учебно-методические пособия по повышению квалификации и профессиональной переподготовке:		–
а) по месту разработки;	Постоянно
б) в других организациях	До минования надобности
Документы (проекты, отзывы, заключения) о разработке учебных программ, планов, пособий	5 лет	–
Курсовые и контрольные работы слушателей организаций, осуществляющих образовательную деятельность по реализации дополнительных профессиональных программ	1 год	–
Планы повышения квалификации работников и профессиональной переподготовки работников:		–
а) по месту утверждения;	5 лет
б) в других организациях	До минования надобности
Отчеты о выполнении планов повышения квалификации и профессиональной переподготовки работников	5 лет	–
Документы (тесты, анкеты, вопросники) по определению (оценке) профессиональных и личностных качеств работников	5 лет	–
Протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий; документы (протоколы счетных комиссий; бюллетени тайного голосования) к ним	10 лет	–
Заявления о несогласии с постановлениями аттестационных, квалификационных комиссий; документы (справки, заключения) об их рассмотрении	5 лет	–
Документы (списки, ведомости) по аттестации и квалификационным экзаменам	5 лет	–
Документы (заявления, свидетельства о квалификации и приложения к нему, заключения о прохождении профессионального экзамена) о прохождении независимой оценки квалификации работников или лиц, претендующих на осуществление определенного вида трудовой деятельности	5 лет	–
Журналы учета выдачи дипломов, удостоверений, сертификатов, свидетельств о профессиональной переподготовке, повышении квалификации и их дубликатов	50 лет	–
Графики проведения аттестации, квалификационных экзаменов	1 год	–
Документы (справки, информации, докладные записки, отчеты) о повышении квалификации, профессиональной переподготовке работников, о проведении независимой оценки квалификации	5 лет	–
Договоры об образовании на обучение по дополнительным профессиональным программам, ученические договоры, договоры о проведении независимой оценки квалификации	5 лет (1)	(1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору
Журналы учета занятий организаций, осуществляющих образовательную деятельность по реализации дополнительных профессиональных программ	3 года	–
Журналы учета посещения занятий обучающимися в организациях, осуществляющих образовательную деятельность по реализации дополнительных профессиональных программ	1 год	–
Документы (расписания, планы, графики) о проведении занятий, консультаций, итоговой аттестации	1 год	–
Документы (представления, списки, характеристики, справки) о начислении стипендий обучающимся работникам	5 лет	–
Документы (заявки, программы, графики, планы, отчеты, отзывы, списки, характеристики) об организации и проведении практики и стажировки обучающихся	5 лет	–
Списки работников, прошедших повышение квалификации и профессиональную переподготовку, независимую оценку квалификации	3 года	–
Переписка по аттестации, повышению квалификации и профессиональной переподготовке работников, по проведению независимой оценке квалификации	3 года	–

Перечень кадровых документов, обязательных для организации

1. Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним

В этом же журнале можно регистрировать и договоры о материальной ответственности. А можно вести отдельный журнал регистрации договоров ИМО. Кстати, если Вы заключаете гражданско-правовые договоры со сторонними организациями и гражданами, то их тоже нужно регистрировать, но отдельно от трудовых договоров.

2. Журнал регистрации приказов по основной деятельности

В этом журнале регистрируются приказы по основной деятельности, утверждающие локальные акты и штатное расписание, приказы о назначении ответственных, другие приказы, регулирующие деятельность предпринимателя (режим работы, проведение аудитов, аттестаций и т.п.). Эти приказы не являются кадровыми, но предпринимателю приходится их тоже издавать, поэтому мы указали и этот регистрационный журнал.

3. Журнал регистрации приказов по личному составу

Этих журналов должно быть минимум два. Почему? Потому что среди приказов по личному составу есть приказы с разными сроками хранения.

Заглянем в пункт 19 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 г. за № 558.

Этот Перечень впервые дал полное перечисление вопросов, которые регулируют приказы по личному составу, отделив их от других видов приказов. Как мы видим, некоторые приказы имеют не 75 лет, а только 5 лет хранения.

А согласно п. 3.5.5. «Основных правил работы архивов» приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Поэтому приказы 75-летнего и 5-летнего срока хранения нужно формировать в отдельные дела и, следовательно, регистрировать отдельно.

4. Журнал регистрации заявлений и служебных записок

Этот журнал можно завести отдельно, а можно регистрировать эти документы в качестве входящих. Т.е. регистрировать их допустимо в Журнале регистрации входящих документов.

5. Журнал регистрации уведомлений и актов

Этот массив документов нужно регистрировать в отдельном журнале. Нередки ситуации, когда именно акты и уведомления становятся единственными основаниями для издания приказа, поэтому они в обязательном порядке должны иметь регистрационный номер.

6. Журнал регистрации справок, выдаваемых работникам

Справки можно регистрировать отдельно, а можно в качестве исходящего документа. Т.е. справки с места работы, о заработной плате, и др. можно регистрировать в Журнале исходящих документов.

На этот вопрос вы не найдете однозначного ответа. Мое мнение — не нужно. И вот почему. Регистрация придает документу юридическую силу, т.е. удостоверяет, что он начал действовать в определенный день. Таким действием обладает и гриф утверждения. Если локальный акт утвержден приказом, а приказ зарегистрирован, то регистрировать сам локальный акт уже не имеет смысла.

Регистрационные журналы (книги) ведутся в организации для учета кадровой документации (приказов по кадрам, трудовых книжек, личных дел, удостоверений личности). Правильный учет документа (с присвоением определенного номера и с отметкой о дате регистрации) придает ему юридическую силу (силу доказательства), при помощи которой работодатель может с уверенностью победить в трудовом споре с работником.

Документы, зависящие от специфики организации, обязательны только для определенных компаний. В большей степени это относится к организациям с вредными условиями труда. Если в организации есть профессии, которые закон относит к профессиям с вредными условиями труда, то для данной компании становится обязательной разработка дополнительных инструкций. Например, о прохождении инструктажа при работе с опасными объектами или о прохождении периодических медицинских осмотров.

Если организация планирует использовать не унифицированные формы кадровых документов, их сначала необходимо утвердить соответствующим приказом руководителя. Идеальным будет издание Положения “О кадровой политике предприятия” или «Инструкции по кадровому делопроизводству». В таких документах прописываются все правила ведения учета на вновь созданном предприятии в соответствии с действующими нормами права.

Книга учета (журнал регистрации) приказов по основной деятельности Инструкция по делопроизводству в службе кадров ВНИИДАД «Примерная инструкция по делопроизводству в службе кадров организации» (рекомендательно) Должна быть пронумерована и прошнурована, скреплена печатью и подписью работодателя 5 лет 24. Книга учета (журнал регистрации) приказов о приеме на работу То же 75 лет 25.

Интересное: Одн по электроэнергии как посчитать

Федеральная инспекция труда вправе направить в установленном порядке в федеральные органы исполнительной власти, органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, правоохранительные органы и в суды исковые требования и иные материалы по фактам нарушений законодательства о труде и охране труда, вплоть до приостановки деятельности фирм, на которых выявлены нарушения (ст. 3.12. КоАП). Руководители организаций несут персональную ответственность за документальный фонд, образующийся в процессе их деятельности.

Справочник: Журналы учета и регистрации Наименование журнала(кликните по названию, чтобы открыть готовый для заполнения документ) Обязательность ведения Форма Назначение Срок хранения Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них Предусмотрена Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г.

№ 225 Утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 Для отражения данных о трудовых книжках работников и их движении 75 лет Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее Предусмотрена Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г.

№ 225 Утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г.

О совершенствовании системы расследования и учета профессиональных заболеваний в Российской Федерации». Подробнее 7.Регистрации огневых и газоопасных работ Огневыми считаются работы с использованием открытого огня, такие как, например, сварка, связянные с высокими температурами, опасностью искр и т.п.

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Документы, оформляемые при приеме на работу в 2021 году

Как составить акт о прогуле сотрудника

Трудовой договор с сезонным работником — образец

Положение о премировании работников (образец)

Отсутствие у работодателя обязательных кадровых документов или несвоевременное их оформление может стать причиной привлечения к административной ответственности. Какие документы должны присутствовать в кадровом документообороте в обязательном порядке, рассмотрим в этой статье.

Необходимость наличия на предприятии кадровой документации следует из положений трудового законодательства. В целом можно выделить документы по кадрам, которые рекомендованы к ведению, но необязательны, и обязательные документы, без которых не может полноценно работать кадровая служба предприятия. Обязательные кадровые документы могут быть затребованы для изучения сотрудниками Гострудинспекции, ИФНС, ПФР и других ведомств в ходе проводимых ими проверок.