Табель учета рабочего времени 2021г форма т 13

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Табель учета рабочего времени 2021г форма т 13». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Содержание:

Вести учет рабочего времени своих сотрудников обязан каждый работодатель (ст. 91 ТК РФ). Он может использовать для этого любую подходящую к особенностям режима своей работы форму, в том числе разработанную им самим.

Существуют 2 формы, утвержденные одним постановлением Госкомстата, которые можно применять для целей учета отработанного времени либо в неизмененном, либо в доработанном виде:

Форма Т-12, 1-й раздел которой построен как табель учета рабочего времени.
Форма Т-13, которая, собственно, и называется табелем учета рабочего времени.

Форма Т-13 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Скачать ее можно на нашем сайте.

Порядок заполнения формы Т-13 может иметь свои нюансы у каждого конкретного работодателя, поэтому его целесообразно закрепить в соответствующем документе (инструкции или руководстве). Отражения в нем потребуют следующие моменты:

Назначение ответственного (или ответственных) за ведение табеля.
Необходимость ведения отдельных табелей по подразделениям.
Утверждение дополнительных кодов для выходов или невыходов на работу.
Утверждение порядка отражения данных в табеле: все факты присутствия/отсутствия или только невыходы.
Определение порядка отражения данных по выходам/невыходам в сложных или нестандартных ситуациях.

В заголовочной части формы Т-13 приводятся данные о работодателе (наименование, код ОКПО, название подразделения), номер и дата документа, период, за который он составлен.

Основанием для внесения работника в табель является приказ о его приеме на работу, а для исключения – приказ на увольнение. Данные по Ф. И. О. каждого сотрудника указываются полностью. Все причины отсутствия должны быть документально подтверждены.

При заполнении данных по конкретному человеку в 1-й верхней и в 3-й сверху строках буквенным или цифровым кодом указывается причина присутствия/отсутствия, а в расположенных под ними строках (2-й и 4-й) – количество отработанных часов. Для данных по отсутствию в строках, отведенных для количества часов, либо проставляется ноль, либо не ставится ничего. Лишние для конкретного месяца дни перечеркиваются знаком «Х». Выходные отмечаются буквой «В». Продолжительность нормального рабочего дня, указанная в табеле, должна соответствовать количеству часов, установленному в трудовом договоре сотрудника или определенному законодательно (например, для укороченных предпраздничных дней). Продолжительность сверхурочной работы устанавливается приказом работодателя.

Для видов отсутствия, учитываемых в календарных днях (отпуск, больничный), отметка проставляется сплошным способом, т.е. в том числе и в выходные дни. Отъезд/приезд в выходной день, связанный с командировкой, отмечается как день командировки.

Образец заполнения формы Т-13 для 8-часового рабочего дня при 40-часовой рабочей неделе вы сможете скачать на нашем сайте.

Наиболее часто используемые коды присутствия/отсутствия на работе (буквенные и цифровые) размещены на 1-м листе формы Т-12. При необходимости можно разработать дополнения к ним или собственную таблицу таких кодов.

В качестве кодов вида оплаты, проставляемых при заполнении итоговой части таблицы формы Т-13, которая отсутствует в форме Т-12, в целях сопоставимости данных разумнее использовать коды, приведенные в приложении 1 к приказу ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/[email protected] Коды из этого приложения применяются при заполнении формы 2-НДФЛ.

Источники:

Трудовой кодекс РФ
Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1
Приказ ФНС России от 10.09.2015 N ММВ-7-11/[email protected]

Бухгалтерский баланс
Справка о среднем заработке для определения размера пособия по безработице (стипендии)
Налоговая декларация по налогу, уплачиваемому в связи с применением упрощенной системы налогообложения
Отчет о финансовых результатах
Расчет по страховым взносам
Платежная ведомость
Приходный кассовый ордер
Справка-подтверждение основного вида экономической деятельности

По правилам заполнения табеля учета рабочего времени 2021 сведения о явках и неявках работников указываются с помощью кодов. Правила оформления таковы, что этих кодов нужно придерживаться. Кстати, на титульном листе формы № Т-12 приведены буквенные и цифровые обозначения, используемые в табеле учета рабочего времени.

Таблица: обозначения в табеле учета рабочего времени в 2021 году

Код НН, или отсутствие работника по невыясненным причинам, проставляется всякий раз и до тех пор, пока работника нет на работе, а у ответственного лица нет документов о причинах его отсутствия. Даже в случае, если руководитель отсутствующего лица клянется, что работник в прогуле (код ПР), не торопитесь ставить этот код в документы первичного учета, дождитесь, пока человек принесет документ, объясняющий свое отсутствие. А то может случиться так, что табель с неверным кодом будет предоставлен в бухгалтерию, а потом окажется, что работник отсутствовал по уважительной причине, и тогда придется вносить изменения в документы первичного учета.

По сути эти дни не являются выходными в строгом смысле этого слова, и отмечать их кодом В или цифровым аналогом 26 неверно. Целесообразно ввести новое обозначение этого периода, например, НОД — нерабочие оплачиваемые дни, и зафиксировать это в своей учетной кадровой политике. Если работники в этот период работают, им ставится код Я или его цифровой аналог 01.

Функционально табель необходим для следующих целей:

контроля персонала в отношении явок и неявок на рабочее место (а также их причин);
анализа фактической занятости каждого работника;
расчета переработок;
начисления заработной платы и иных выплат, зависящих от фактически отработанного времени;
доказательства при возникновении трудовых споров;
основания для увольнения при наличии прогулов;
для составления отчетности в органы контроля.

Табель учета рабочего времени (скачать бланк по форме Т-13)

Дни очередного оплачиваемого отпуска кодируются в табеле обозначением «ОТ». Поскольку эти дни не являются для работника рабочими, под кодом не проставляются часы.

В случае попадания в период отпуска праздничных выходных дней табельщик проставляет с соответствующую ячейку код «В». Такие дни не являются отпускными.

Если сотрудник заболел во время нахождения в отпуске, то это необходимо подтвердить больничным листом. Тогда он продлится на время болезни. В табеле отмечаются болезни – кодом «Б». Как только больничный будет закрыт, снова ставится ОТ на те дни, которые служат продолжением отдыха.

При заполнении табеля учета рабочего времени применяются следующие условные обозначения:

Наименование	Код
Явка на рабочее место по обычному графику в дневные часы	Я
Выходные дни и нерабочие праздничные даты	В
Ночная смена	Н
Выполнение государственных обязанностей	Г
Сверхурочные часы работы	С
Продолжительность времени работы вахтовым методом	ВМ
Нахождение в служебной командировке	К
Отсутствие на работе в связи с направлением на курсы повышения квалификации	ПК
Нахождение на курсах повышения квалификации при выезде в другой населенный пункт	ПМ
Отпуск очередной ежегодный	ОТ
Продолжительность дополнительного оплачиваемого отпуска	ОД
Время нахождения в учебном отпуске при совмещении с работой	У
Отпуск учебный дополнительный неоплачиваемый	УД
Рабочее время для обучающихся и работающих, для которых частично сохранена зарплата	УВ
Отпуск по беременности и родам	Р
Дополнительный отпуск, связанный с уходом за ребенком до 3 лет	ОЖ
Неоплачиваемый день отпуска по согласованию с руководителем организации	ДО
Неоплачиваемый день отпуска, предоставленный в соответствии с законодательством	ОЗ
Дополнительный неоплачиваемый отпуск	ДБ
Время нахождения на больничном листе с соответствующей оплатой пособия	Б
Больничный лист неоплачиваемый	Т
Сокращенный рабочий день	ЛЧ
Вынужденный невыход на работу по причине признания незаконными действий работодателя по увольнению или иных обстоятельств с восстановлением на прежней должности	ПВ
Прогул	ПР
Неполный рабочий день	НС
Оплачиваемые выходные дни	ОВ
Неоплачиваемые выходные дни	НВ
Время нахождения на забастовке	ЗБ
Неявка на работу без объяснения	НН
Случаи простоя по вине работодателя	РП
Простой по вине работника	ВП
Простой по не зависящим от работника или работодателя причинам	НП
Приостановка работы в связи с задержкой выплаты зарплаты	НЗ

Чем отличаются формы Т-12 и Т-13?

Помимо формы Т-13 для учета рабочего времени применяется унифицированная форма Т-12. Ее отличие в указании не только продолжительности работы и иных периодов, но и данных о начисленной заработной плате, а так же данный вид документа заполняется вручную.

Более распространен бланк Т-13, в котором отражается только занятость каждого из работников, заполняется в электронном виде, благодаря этому существует множество сервисов для автоматизации работы.

Каким образом указываются в табеле Т-13 дни участия сотрудников на конференции или в иных учебных мероприятиях?

Руководитель принимает решение, как считать эти дни. Тут два варианта: либо рабочими, тогда в табеле будет стоять код «Я», либо курсами повышения квалификации с кодом «ПК». Но оплата для них может различаться.

Можно ли поставить код «Я», когда рабочая смена больше 8 часов?

Такое возможно при наличии распоряжения руководства о продленном рабочем дне или установленном ненормированном режиме работы. Тогда в первом случае сверхурочно отработанные часы можно пометить кодом «С». Во втором случае такие часы никак не обозначаются и дополнительно не оплачиваются.

Быстро освоить данный материал поможет это видео, которое расскажет как оформить табель рабочего времени применяя унифицированную форму Т-13.

Наличие табеля позволяет бухгалтерии и отделу кадров организации:

Учитывать часы, которые провел на рабочем месте каждый из наемных трудящихся.
Держать под контролем соблюдение рабочего распорядка (явки/отсутствие, опоздание).

Указанные сведения помогают в расчете заработной платы по каждому работнику и составлении статистики. Располагая табельной информацией, сотрудник кадрового отдела сможет обосновать наложенные на трудящегося санкции (например, за опоздание). А бухгалтер – разъяснить, насколько правомерны выплаты компенсаций и иных пособий.

Согласно ст. 62 ТК РФ, трудящийся вправе запросить у работодателя выписку со своими данными из табеля.

Обратите внимание: с января 2013 г. унифицированные формы документа не являются обязательными. Хотя их формат прост и удобен в использовании. При этом с работодателей не снимается обязанность о ведении данного учета. Об этом гласит Трудовой Кодекс (часть 4 статья 91). Руководители вправе контролировать время работы сотрудников любым удобным способом.

Установленные формы первичных бумаг учета имеют указания по использованию:

Формированием и ведением документации следует заниматься только уполномоченному лицу.
На подпись бумага предоставляется руководству подразделения и сотруднику отдела кадров.
Затем табель учета рабочего времени в excel передается работнику отдела бухгалтерии.

Конкретная должность, представителю которой положено заполнение ТУРВ, правилами не предусмотрена. Руководителем может быть назначен любой сотрудник.

После выбора ответственного лица подготавливается приказ или вмененная обязанность фиксируется в трудовом соглашении выбранного работника. В противном случае сотрудник имеет право не заниматься табелированием.

Если организация имеет внушительный штат, ответственное лицо выбирают в каждом отделе. Ведение ТУРВ происходит следующим образом:

В течение расчетного месяца назначенный работник фиксирует информацию по своему подразделению.
Далее руководитель отдела сверяет все данные и общее оформление. При отсутствии ошибок подписывает табель и передает его кадровому работнику.
Работники отдела кадров проводят сверку данных, фиксируют нужные для своей деятельности параметры. После бумага заверяется подписью и перенаправляется в бухгалтерию.

Маленькие организации соблюдают упрощенную цепочку. В них вести табель полагается кадровому отделу.

Табель учета рабочего времени на 2021 год

Табель учета рабочего времени заполняет уполномоченное на это лицо. Если ТУРВ по каждому подразделению организации ведется отдельно, то целесообразно при назначении ответственного лица издать приказ, в котором указать должность, фамилию, имя, отчество работника, ответственного за составление документа по каждому структурному подразделению, и лица, замещающего его во время отсутствия.

Табель учёта рабочего времени считается первичным документом. Поэтому при любой проверке представители налоговой и госинспектора обязательно запросят его у вас.

Почему табель так важен? Этот документ нужен, чтобы корректно расчитать оплату труда и, соответственно, налоги. Ведь в нём ведётся отчётность за фактически отработанный труд. Благодаря этой отчётности бухгалтерия начисляет доплаты, пособия, оплату отпусков, больничных и другие выплаты.

Вести табель учёта рабочего времени нужно обязательно. Эта необходимость касается всех предпринимателей, у которых в подчинении числятся работники: как физических, так и юридических лиц.

Табель учёта рабочего времени пригодится при любых судебных разбирательствах, жалобах, спорных вопросах внутри коллектива. По табелю можно отследить каждый отработанный лишний час, нахождение на работе в праздники или выходные дни. А также по графику можно всегда вычислить прогульщиков и опоздавших сотрудников.

Основываясь на информации табеля, кадровая служба может поощрять или наказывать сотрудников.

Давайте разберёмся, кто же должен составлять и вести табель.

В соответствии с «Указаниями применения и заполнения документации первичного учёта», которые действуют в 2018г., бланк обязан заполнять определённый сотрудник, уполномоченный приказом руководителя. Документ должен быть закреплён подписями отдела кадров и начальника.

Жизненный опыт показывает, что частенько руководитель относится к ведению табеля очень поверхностно. Обязанность просто скидывается на первого попавшегося под руку сотрудника, без каких-либо приказов, утверждённых форм, без выплат и поощрений за дополнительную работу. «Добрый» сотрудник с энтузиазмом берётся за дело. И радостно выполняет чужие обязанности бесплатно. Хорошо, когда у этого сотрудника времени достаточно и он справляется и с ведением табеля, и со своей основной работой. Но обычно неоплачиваемый дополнительный труд только мешает и нервирует.

А некоторые вообще игнорируют ведение табеля. Трудятся, суетятся, им некогда об этом даже думать. «Какой табель? О чём вы? У меня 10 человек всего работает, без табеля справляемся. Отвлекать кого-то от основного рабочего процесса или нанимать ещё одного сотрудника — невыгодно». Обычно так ведут себя новоиспечённые бизнесмены. У них действительно мало сотрудников на фирме, зарплата всех устраивает, вести табель учёта рабочего времени им, казалось бы, не нужно. Но это до поры до времени. Однажды и сюда приходят госинспектора. Тогда-то предприниматель и начинает понимать всю важность ведения табеля.

В крупных предприятиях график обычно ведёт «табельщик». Если табель находится в распоряжении неуполномоченного лица — это чревато штрафами. А сам учётный табель в таком случае считается недействительным. Только табельщик может законно вести график.

Если организация небольшая, то ответственным за заполнение бланка может быть и другой сотрудник. Как правило, это бухгалтер, секретарь, работник отдела кадров, или начальник отдела (ведёт учёт для своего подразделения).

В таком случае должен быть соответствующий приказ от руководителя. И трудовой договор дополняется новым пунктом о наделении работника дополнительными полномочиями. Если этих документов нет, сотрудник может отказаться от обязанности вести табельный учёт. А руководитель при этом не имеет права заставить его исполнять эти обязанности.

Только уполномоченный человек несёт всю ответственность за корректность табельных сведений.

График заполняется ежемесячно. После обработки данных в табеле учёта рабочего времени, табельщик и все ответственные лица ставят свои подписи. После документ попадает в ведение бухгалтерского отдела, сверяются все пункты и начисляется зарплата сотрудникам предприятия. Без подписи руководителя табель недействителен.

Для того, чтобы систематизировать сбор и обработку информации для ведения табельного учёта, составляется «Положение о табеле учёта рабочего времени».

Это Положение является правовым актом. Составить его можно примерно по следующим пунктам:

Общие положения. В данном разделе нужно описать с какой целью создаётся и ведётся документ.
Обязанности. Определяются сотрудники, которым вменены обязанности по его ведению.
Правила заполнения табеля. Утверждается порядок ведения табеля, форма бланка, учитываются особенности организации, описываются нюансы заполнения табеля.
Основные цели и задачи. Порядок передачи документа в бухгалтерию и отдел кадров, даты предоставления табеля руководителю (оговаривается и бумажный и электронный вариант документа).

Мы на предприятии сделали ещё проще: нашли в интернете уже готовое Положение, скачали его. И немного видоизменили документ, адаптировав его под свою организацию.

После того как Положение составили, все задействованные лица должны ознакомиться с ним. А также с приказом о его утверждении, поставить подписи и приступать к своим обязанностям.

Существует 2 варианта ведения табеля: электронный и бумажный.

Электронный вариант применяется чаще, он более удобный и быстрый. К тому же в любой момент можно сделать необходимые изменения или исправления. В отчётный период табельщику нужно всего лишь внести коррективы в электронный табель. Необходимые расчёты программа делает сама.

Самый продвинутый вариант — это пропускная карточная система. Сотрудник приходит на работу (или уходит), проводит карточку, а программа автоматически заносит данные в табель о его фактическом пребывании на рабочем месте.

Чаще всего электронный табель ведут в программах excel и 1С.

Наша организация работает с программой 1С: Камин. Этот вариант ведения табеля очень удобный и простой. Как это делается приведу в примере ниже. Этот способ актуален в 2018 году.

Как заполнить табель учета рабочего времени на 2021 год

Для любой формы табеля в 2018г. по-прежнему существуют определённые требования к заполнению бланка:

Табель по учёту рабочего времени должен содержать в шапке профиля данные о предприятии: её официальное наименование, подразделение, код по ОКПО (общероссийский классификатор предприятий и организаций), номер документа.

Обратите внимание! Если организация носит название, к примеру, «Геология», а оформлена как ИП Кирьянов В.С., то в данные табеля заносится «ИП Кирьянов В.С.»
Обозначается тип документа: первичный или корректировочный. Даты начала и окончания учёта.
Сведения о работниках. Должность, Ф.И.О., номер личного дела.

Некоторые организации игнорируют раздел «номер личного дела». Но лучше его прописывать, чтобы не было путаницы. Особенно это касается больших организаций, где есть однофамильцы.
Напротив ячеек с фамилиями заполняют столбцы графика, соответствующие дням месяца.
Каждый рабочий день сотрудника отмечают фактически отработанным временем или отклонения от графика.
Все данные о посещении вносятся в виде специальных кодов, предписанных Госкомстатом.
В отдельных графах выносят суммированный итог фактической отработки (вычисляются суммы часов и дней). Также выносится итог праздников и выходных.

Госкомстат РФ в 2004 году утвердил для предпринимателей 2 основные формы — Т-12, Т-13.

Форма Т-12 заполняется вручную. Тут есть отдельная графа для расчёта оплаты по фактической выработке часов, внесённой в график. Данный пункт можно оставить пустым в том случае, если подсчёты ведутся отдельно.

Иногда в коммерческих организациях используют ещё одну форму бланка ведения отчётности — №0504421. Эта форма утверждена для бюджетных госпредприятий. Но по желанию можно использовать её. Тут можно отмечать дополнительные кодовые знаки: учебные отпуска, выходные по учёбе, замещение по группам продлённого дня.

В 2018г. форма №0504421 особенно актуальна для частных учебных заведений.

Бланк представляет таблицу, содержащую сведения о присутствии на рабочем месте и числе пропусков за месяц по всем работникам учреждения. Этот бланк заполняется для:

Бухгалтера, который, благодаря заполненному табелю начисляет работникам оплату туда, отпускные, пособия, командировочные.
Налоговикам, которые занимаются проверкой правильного зачисления или вычитания налогов с оплаты труда. Для такой проверки сверяются сведения по отработанному времени, отображенному в табеле, со сведениями по расчету зарплаты. И если кому-нибудь выплачена зарплата за время отсутствия на работе, учреждению могут предъявить претензии по увеличению издержек, и соответственно в уменьшении налогового порога для отчисления налога на прибыль. За такое нарушение учреждение может быть оштрафовано до 40% неуплаченного размера налога (ст. 122 НК РФ). Кроме этого, учреждению придется перечислить недостающий размер налога государству, да еще и пени.
Сотрудникам ФСС РФ. Эта организация может проверить правильность выплат пособий, выдаваемых из средств фонда.
Трудовой инспекции, которая также может проверить по табелю, соблюдение прав трудящихся в части наличия сверхурочной трудовой деятельности. Если трудовик выявит непорядок, учреждение уплатит штраф, размер которого достигает до 50-ти тысяч рублей, а для руководства до 5-ти тысяч рублей. При повторном нарушении руководителем данной статьи, его могут снять с руководящей работы на срок до 3-х лет.
Статистическим структурам, которые, используя данные табеля, составляют отчеты (к примеру, ф № П-4).

Таким образом, учитывая такую важную роль бланка учета отработанных часов, его необходимо правильно оформлять.

Форма Т-12 является стандартным бланком, принятым Госкомстатом РФ и применяемым учреждениями РФ для учета отработанных дней работающими тружениками. Полное название бланка – «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда».

Бланк Т-12 служит для заполнения сведений вручную на компьютере в офисной программе Word или занесением данных шариковой ручкой на бумажном носителе.

Бланк состоит из таблицы, которая разделена на 55 колонок(столбцов) для отображения максимально точных данных об отработанных днях тружениками учреждений, а также для отображения сведений о зарплате работающего.

Обозначения и коды в табеле учета рабочего времени

Если труженик ушел в отпуск, то по нормативам в табеле требуется обозначать «ОТ» или «ОД». Однако, здесь бывают неясности. Например, как обозначать сокращение в бланке, если отпускник заболел или отпуск пришелся в период праздника. Надо иметь ввиду, что из-за неправильного отображение кода может неправильно выполнено начисление оплаты труда. Поэтому, ответственному за ведение табеля надо внимательно изучить таблицу уловных кодов, чтобы отображать все случаи трудовой деятельности работника правильно.

Например, при отпуске сотрудника можно отмечать клеточки кодом ОТ или 09. Можно применять любое из 2-х обозначение, однако буквенное обозначение кода нагляднее. Отображать два кода не имеет смысла.

При учете рабочего времени не обязательно использовать одну из унифицированных форм. Можно разработать свою форму, либо отредактировать существующие бланки.

Обычно используется форма Т-13, из которой убираются колонки, предназначенные для заработной платы, и добавляются новые, в которых проставляют рабочее время, отличающееся от обычного (ночные, сверхурочные и т.д.).

В табеле обязательно проставляются буквенные коды, которые обозначают тот или иной вид времени работы или отсутствия работника:

Я – присутствие сотрудника на рабочем месте;
В – выходной день, это может быть не только суббота и воскресенье, а любой другой день, если работа осуществляется по графику;
ОТ – основной отпуск;
ОД – дополнительный отпуск, оплачиваемый;
ДО – дополнительный отпуск, не оплачиваемый;
Б – оплачиваемая нетрудоспособность;
РВ – работа в праздники и выходные дни;
Н – работа в ночное время;
ПР – прогул;
НН – отсутствие на работе по невыясненным обстоятельствам

Это основные коды, которые чаще всего используются в табелях.

По нормативам, обязательность ведения табеля учета рабочего времени установлена постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Документ помогает кадровой службе и бухгалтерии предприятия:

учитывать время, отработанное или не отработанное наемным работником;
контролировать соблюдение графика рабочего времени (явки, неявки, опоздания);
иметь официальные сведения об отработанном каждым работником времени для расчета зарплаты или составления статистической отчетности.

Бухгалтеру он поможет подтвердить правомерность начисления или неначисления сумм зарплаты и компенсаций каждому работнику. Кадровику — отследить явку и, в случае необходимости, обосновать взыскание, наложенное на работника.

Стоит отметить, что унифицированные формы табелей № Т-12 и № Т-13 с 01.01.2013 не обязательны для применения. Но учет вести работодатели обязаны (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). Организации и ИП вправе использовать другие способы контроля времени нахождения сотрудников на рабочих местах. Но по факту формат бланка, разработанный Госкомстатом, достаточно удобен и продолжает повсеместно применяться.

По указаниям по применению и заполнению форм первичных учетных документов:

табель рабочего времени составляет и ведет уполномоченное лицо;
в нормативах указано, кто подписывает табель учета рабочего времени, — руководитель подразделения и работник кадровой службы;
после чего он передается в бухгалтерию.

Руководство вправе назначить любого для выполнения этой задачи. Для этого издается приказ с указанием должности и фамилии ответственного лица. Если приказ о назначении такого работника не выпущен, то обязанность вести учет прописывается в трудовом договоре. Иначе требовать от сотрудника ведение учета неправомерно. В крупных организациях в каждом отделе назначается такой работник. Он заполняет в течение месяца бланк, отдает на подпись начальнику отдела, тот, в свою очередь, проверив данные, передает форму кадровику. Сотрудник отдела кадров сверяет информацию, заполняет на ее основе необходимые для своей работы документы, подписывает табель и передает бухгалтеру.

В маленьких фирмах такая длинная цепочка не соблюдается — ведение табеля учета рабочего времени работников возложено на кадрового работника, и он ежемесячно передает заполненный документ в бухгалтерию.

Отличаются две утвержденные формы тем, что одна из них (Т-13) используется в учреждениях и фирмах, где установлен специальный турникет, — автоматическая система, контролирующая явку сотрудников. А форма Т-12 является универсальной и содержит, кроме того, дополнительный раздел 2. В нем отражают расчеты с работниками по оплате труда. Но если фирма ведет расчеты с персоналом как отдельный вид учета, раздел 2 просто остается пустым.

Применяются два правила заполнения табеля учета рабочего времени, выбор делает работодатель:

сплошное заполнение — каждый день отмечаются все явки и неявки;
заполнение по отклонениям — отмечаются только опоздания, неявки.

Приведем инструкцию, как вести табель рабочего времени вручную, — для формы Т-13 методом сплошного заполнения.

Для заполнения информации о явках и неявках сотрудников используют сокращенные условные обозначения. Их список вы найдете в конце статьи в отдельном пункте. В нашем примере для работника Петрова А.А. использованы 4 сокращения:

Я — явка (в случае явки в нижней ячейке записывают количество отработанных часов);
В — выходной;
К — командировка;
ОТ — отпуск.

Перед тем как отмечать отпуск в табеле учета рабочего времени, важно учесть следующие моменты:

какой вид отпуска проставлять;
период отпуска — с какого по какое число отдыхает работник;
каким методом заполняется табель — сплошным или регистрируются только отклонения.

Разные виды отпуска обозначаются такими сокращениями:

ОТ	Очередной оплачиваемый отпуск
ОД	Дополнительный оплачиваемый
ДО	Административный (без сохранения ЗП)
У	Учебный с сохранением ЗП
УВ	Учебный без отрыва от производства (сокращенный день)
УД	Учебный без сохранения ЗП
Р	По беременности и родам
ОЖ	По уходу за ребенком до 3 лет
ОЗ	Без сохранения ЗП в предусмотренных законом случаях
ДБ	Дополнительный без сохранения ЗП

При использовании обоих методов заполнения табеля условное обозначение отпуска проставляется за каждый день отсутствия работника. Просто при использовании сплошного метода остальные дни заполняются явками (условный код «Я»), а при методе учета отклонений — остаются пустыми.

Приведем буквенные обозначения, используемые в табеле учета рабочего времени, в виде таблиц.

Присутствие на рабочем месте:

Я	Работа в дневное время
Н	В ночное время
РВ	Работа в выходные и праздники (используется, если сотрудник выходит на работу в дни, объявленные нерабочими в связи с карантином
С	Сверхурочная
ВМ	Вахтовым методом

ВАЖНО! Удаленная и дистанционная работа в табеле отмечается теми же обозначениям, что и обычная. Если сотрудник на удаленке отработал полный рабочий день, в верхней строке указывайте Я (или 01 при цифровом обозначении), а в нижней — количество фактически отработанных часов по норме рабочего времени.

Командировки и повышение квалификации:

К	Служебная командировка
ПК	Повышение квалификации с отрывом от труда
ПМ	Повышение квалификации с отрывом от труда в другой местности

Отсутствие на рабочем месте:

Б	Временная нетрудоспособность (больничный) с выплатой пособия (используется и в том случае, если работник находится на карантине)
Т	Временная нетрудоспособность без выплаты пособия
ЛЧ	Сокращенный рабочий день в предусмотренных законом случаях
ПВ	Вынужденный прогул при незаконном отстранении (увольнении)
Г	Неявка в связи с исполнением государственных (общественных) обязанностей
ПР	Прогул без уважительных причин
НС	Режим неполного рабочего времени
В	Выходные и праздничные нерабочие дни (ставится и для случаев установления нерабочих дней в связи с карантином)
ОВ	Дополнительный оплачиваемый выходной
НВ	Дополнительный неоплачиваемый выходной
ЗБ	Забастовка
НН	Невыясненная причина неявки
РП	Простой по вине работодателя
НП	Простой по не зависящим ни от кого причинам
ВП	Простой по вине работника
НО	Отстранение от работы (оплачиваемое)
НБ	Остранение без сохранения ЗП
НЗ	Приостановка работы при задержке ЗП

ВАЖНО! Если работник выходит на работу в дни, объявленные президентом как нерабочие в связи с карантином по коронавирусу (30.03-03.04.2020), в табеле рекомендуется ставить код РВ с указанием отработанных часов.

Приведем только основные цифровые коды видов оплаты труда (полный перечень — в приказе ФНС России от 13.10.2006 № САЭ-3-04/[email protected]):

2000	Трудовые выплаты (ЗП, вознаграждения)
2010	Выплаты по гражданско-правовым договорам
2012	Отпускные
2300	Больничное пособие
2530	Оплата в натуральной форме
2760	Материальная помощь при увольнении и выходе на пенсию
3020	Проценты по вкладам

Инструкция: как вести табель учета рабочего времени

Неполное рабочее время

Гибкий график работы

График «сутки через трое»

Структура затрат рабочего времени

Пятидневная рабочая неделя

Табель учета рабочего времени – унифицированной формы № Т-13 применяется для учета времени, отработанного каждым работником компании. Данная форма табеля нужна при автоматизированной обработке учетных данных (например, с помощью специальных турникетов). В табеле нужно отразить продолжительность отработанного и неотработанного работниками времени (в часах и минутах).

Заполнять унифицированную форму Т-13 необходимо в соответствии с Указаниями, утвержденными постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г. Применение унифицированной формы не является обязательным, вы имеете право разработать бланк самостоятельно.

Кадровое делопроизводство
Неполное рабочее время

Обязанность по учету рабочего времени сотрудников закреплена за работодателями статьей 91 Трудового Кодекса, а табель входит в число обязательных документов внутренней отчетности. За его ведение отвечает сотрудник, получивший соответствующее назначение. Как правило, это кадровик.

Большинство работодателей могут сами выбирать формат табелирования, даже самостоятельно разрабатывать бланки. Но чаще всего выбор падает на унифицированную форму табеля рабочего времени Т-13: она позволяет фиксировать все значимые события трудового времени, а при необходимости ее легко адаптировать под особенности предприятия.

Образец табеля учета рабочего времени Т-13 был утвержден 5 января 2004 года, постановлением Госкомстата №1. Эта форма предназначена для фиксации только количества часов работы, отдыха или других процессов, связанных с трудовой деятельностью. Также существует расширенный вариант (форма Т-12) с отдельным разделом для учета оплат в адрес работника. Но, как правило, используют именно форму Т-13, которую ежемесячно передают в бухгалтерию для расчета зарплаты.

Скачайте табель учета рабочего времени по форме Т-13.

Бланк состоит из трех блоков:

Шапка. Здесь указываются название организации, ее реквизиты, структурное подразделение, отчетный период.

Таблица с данными. Дни месяца расположены в два ряда. Так как помимо указания часов нужны еще отметки о типе периода (работа, простой, отпуск и т.д.), то для каждого сотрудника отведен сектор из четырех строк.

Подписи. После заполнения табель подписывает ответственный исполнитель, начальник кадровой службы и руководитель предприятия.

После заполнения шапки надо внести в таблицу всех табелируемых работников и их табельные номера. Основанием для включения в табель служит приказ о трудоустройстве. Исключить человека из табеля можно только после подписания приказа о его увольнении.

Документальное обоснование требуется для всех отметок, отличных от обычного рабочего времени. Например, период отпуска должен быть подтвержден соответствующим распоряжением, а больничный — листком временной нетрудоспособности.

При внесении данных о времени, количество часов по каждому человеку вносится во 2-ю и 4-ю строки (в соответствии с датами). Строки 1 и 3 предназначены для кодов периода. Например, «В» — выходной. Рабочий день — «РВ» или «Я». Заранее подготовленные бланки рассчитаны на 31 день и если в конкретном месяце меньше дат, то лишние надо перечеркнуть крестиком.

Предлагаем вам скачать табель учета рабочего времени Т-13 с примером заполнения для 40-часовой рабочей неделе при пятидневке.

Обратите внимание: значения для длительности обычного рабочего дня должны совпадать с тем, что у сотрудника указано в трудовом договоре. Для большинства тружеников нормальным является 8-часовой рабочий день. Но если в ТД значится укороченный день, ставить в табеле «восьмерки» нельзя.

Если человек работал сверхурочно, это надо отметить специальным кодом и прописать реальное количество отработанных часов. При этом обязательно должен быть приказ руководителя о привлечении к сверхурочному труду.

Заполнять бланк можно сплошным методом (когда отмечаются все явки и неявки) или регистрировать только отклонения (опоздания, сверхурочные, неявка и т.д.) Если учет событий ведется в днях, то в верхней ячейке надо проставить код, а нижнюю оставить пустой. К таким событиям относятся командировки, больничные, отпуска.

Заполняем табель учета рабочего времени по форме Т-12

С 1 января 2013 года унифицированные формы первичного учета, к которым относится и табель учета РВ, перестали быть обязательными и перешли в разряд рекомендованных (закон №402-ФЗ от 06.12.2011). В силу этого порядок ведения формы Т-13 стал более гибким — каждый работодатель может вносить в него свои нюансы. Установленный в вашей компании порядок целесообразно закрепить отдельным локальным актом: руководством или инструкцией. \

Вот что надо отразить в этом документе:

Кто ответственен за ведение табеля.
Нужно ли вести учет по каждому подразделению, или регистрация будет сплошной по компании.
Обозначения периодов времени, если у вас они отличаются от стандартных.
Выбранный метод заполнения (сплошной или только отклонения).
Порядок отражения нештатных ситуаций.

Учитывать отработанное время обязательно, и это можно делать в любой удобной форме. Для упрочения первичного учета целесообразно использовать бланк Т-13 — его можно скачать в нескольких форматах.

Преимущества формы Т-13:

Бланк Т-13 активно используется для автоматизации учета на производстве. Вы можете скачать форму Т-13 табеля учета рабочего времени в текстовом формате или в виде таблицы Excel, и начать табелирование без лишних задержек.
Можно использовать стандартную систему кодов или внедрить свою. В последнем случае это надо закрепить локальным актом и оформить «легенду» приложением к табелю. Таким образом, бланк Т-13 подходит для предприятий с самой разной специализацией.
Есть свобода выбора метода заполнения, что позволяет адаптировать табель к особенностям компании.

Табель выполняет важную роль в работе предприятия, от учета посещаемости сотрудниками рабочего места, до начисления им заработной платы. Для каждого события введен свой специальный код, который может отражать время трудового дня, болезнь, командировку, отпуск, в том числе опоздание и отсутствие работника на работе. Кроме того, данный документ позволяет отслеживать нормы рабочей недели и вносить определенные коррективы в рабочий процесс.

Так, на основании данных табеля руководитель может принимать определенные решения по изменению трудовой недели сотрудника, если возникла переработка, такое довольно часто может возникать при плавающем графике или замещении болеющего сотрудника. Также на основании данных табеля можно принять решение, как о премировании и поощрении сотрудника, так и о де премировании и наложении взыскания.

Обращаем ваше внимание, что первая часть табеля, за первую половину месяца предоставляется в бухгалтерию для расчета аванса по заработной плате, а на основании полностью заполненного табеля производится полный расчет по оплате труда.

Табель может быть заполнен двумя способами, следует выбирать тот, который будет наиболее удобен и понятен:

Данные вносятся ежедневно – в форме указываются данные о явке сотрудников на работу и неявки, если такой факт был обнаружен.
Данные в форму вносятся только в случае отклонений от нормируемых значений, например, если сотрудник вдруг не пришел на работу, в таком случае отмечается его отсутствие.

Как правильно вести табель учёта рабочего времени на 2021 год

Как уже отмечалось, учетный документ может заполняться 2 способами, и в качестве примера предлагается ознакомиться с порядком внесения информации методом сплошного заполнения в форму №Т-13.

Название организации и структурного подразделения

Вверху документа указывается наименование юридического лица, индивидуального предпринимателя или структурной единицы (отдел продаж, маркетинга, производства, рекламы и т.д.)

ОКПО — это общероссийский классификатор предприятий и организаций, хранящийся в базах Росстата. Код состоит из 8 и 10 цифр для юридических и физических лиц-предпринимателей соответственно.

Номер документа и дата составления

Порядковый номер присваивается в последовательно хронологии, а дата составления зачастую совпадает с последним днем отчетного месяца.

Каждому сотруднику выделяется отдельная строка в документе, в которой указывается:

Порядковый номер.
Ф.И.О. и должность сотрудника.
Табельный номер, применяемый во всей внутренней документации предприятия или организации, и сохраняемый на все время трудоустройства.

Сведения о явках и количестве часов

Для внесения информации о трудовой активности, явках и отсутствии сотрудника применяются сокращенные условные обозначения, к примеру:

Я — явка с указанием количества отработанных часов;
В — выходной;
К — командировка;
ОТ — отпуск.

К табелю учета рабочего времени может прикрепляться дополнительный лист, оформляемый при увольнении работника. Предлагается рассмотреть несколько нюансов внесения информации в табель.

Неявка сотрудника на работу.

Если сотрудник не явился на рабочее место по неустановленной причине, то в графе 4 ставится код «НН» или «30», что означает «Неявка по невыясненным причинам». После предоставления работником документальной информации о причинах отсутствия на работе в табель вносятся соответствующие изменения.

Болезнь в период отпуска.

Нередко случается так, что сотрудник, находясь в отпуске, заболевает, получает травму, либо возникают иные обстоятельства, дающие основания для оформления больничного листа. Если по факту выхода на работу предоставляется больничный, то в табеле учета рабочего времени в ячейках для проставления дней отпуска (ОТ) указывается код (Б) — больничный.

Отпуск продлевается на время болезни сотрудника.

Праздник в течение отпуска.

В случае, когда на период нахождения в отпуске выпадают праздничные дни, то они отмечаются в табеле с кодом «В», а остальным дням отпуска присваивается код «ОТ».