Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инструкция по делопроизводству в республике беларусь 2021». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
- Нормативные правовые акты
- Программы
- Инструкции
- Положения
- Методические рекомендации
- Документы по делопроизводству
- Документы Министерства здравоохранения
- Документы по регулированию государственных закупок
- Рекомендации
- Организация работы с семьями учащихся
- Уголовные и административно-правовые нормы противодействия коррупции.
- Соблюдение законодательства об охране труда в учреждениях общего среднего образования
- Совершенствование работы с населением как один из аспектов социальной политики государства
- Совершенствование финансово-хозяйственной деятельности
- Профильное обучение
10.02.2021
Уникальные ультразвуковые счетчики газа для промышленных предприятий разработали ученые БГУ
Работы выполнены сотрудниками лаборатории информационно-измерительных систем НИИ ПФП А.Н. Севченко под руководством заведующего лабораторией Анатолия Романова
Подробнее…
09.02.2021
Церемония открытия кабинета Конфуция в УО «Барановичский государственный университет»
9 февраля 2021 года в БарГУ состоялась торжественная церемония открытия специализированного кабинета – «Класс Конфуция»
Подробнее…
08.02.2021
БГУ налаживает сотрудничество с молодежным бизнес-инкубатором
Соответствующее соглашение о сотрудничестве подписали проректор по научной работе БГУ Василий Сафонов и генеральный директор бизнес-инкубатора «Молодежная социальная служба» Елена Плис
Подробнее…
05.02.2021
О профильных классах, об усилении роли целевых направлений в образовательном процессе, о молодежи и роли преподавателей в воспитании
Мнение по этим вопросам высказал сегодня во время церемонии вручения дипломов доктора наук и аттестатов профессора Президент Беларуси Александр Лукашенко
Подробнее…
04.02.2021
На базе Научно-технологического парка ГрГУ имени Янки Купалы открылся второй психологический консультационный центр
Компания «Консультационный центр «Я» стала четырнадцатым по счету резидентом Научно-технологического парка ГрГУ имени Янки Купалы
Подробнее…
10.02.2021
Городская конкурсная шоу-программа «Маленькая фея — 2021»
9 февраля в 17:00 в Минском государственном дворце детей и молодёжи состоялась городская конкурсная шоу-программа «Маленькая фея-2021». Поддержать участниц на городской конкурсной шоу-программе пришло более 120 зрителей.
Подробнее…
10.02.2021
В Беларуси стартовала кампания по профилактике кибербуллинга среди детей
9 февраля, Минск /Корр. БЕЛТА/. Детский фонд ООН (ЮНИСЕФ) совместно с МТС запускают в Беларуси кампанию по профилактике кибербуллинга среди детей. Презентация проекта «За безопасное детство» состоялась сегодня, во Всемирный день безопасного интернета (9 февраля), в формате онлайн-конференции, сообщает корреспондент БЕЛТА.
Подробнее…
10.02.2021
«Шаг в профессию» для старшеклассников Партизанского и Октябрьского районов г. Минска!
13 февраля в РЦМИ «Ступени» состоятся практические занятия с элементами тренинга «Шаг в профессию» со столичными старшеклассниками. Мероприятия проводятся в рамках городского профориентационного проекта «ПрофНавигатор».
Подробнее…
10.02.2021
«Снежный снайпер»
Республиканские соревнования среди детей и подростков по биатлону «Снежный снайпер» на призы Президентского спортивного клуба — один из самых масштабных и успешных проектов клуба.
Подробнее…
10.02.2021
ТОК-ШОУ «ТОЛЕРАНТНОСТЬ И ТАКТИЧНОСТЬ КАК НЕОТЪЕМЛЕМЫЕ КАЧЕСТВА СОВРЕМЕННОГО ЛИДЕРА»
4 февраля на базе Ресурсного центра молодёжных инициатив «Ступени» прошло ток-шоу «Толерантность и тактичность как неотъемлемые качества современного лидера» для участников районных клубов Минской Лиги молодых лидеров «Твой выбор».
Подробнее…
10.02.2021
Городской открытый турнир юных математиков
Подробнее…
10.02.2021
Проведении творческой лаборатории для участников городского конкурса «Лидер столичного образования» 2021
Подробнее…
О нас
Реклама
Карта сайта
Общие правила форума
Использование материалов
Пользовательское соглашение
| Банки | 10.02.2021 | |
|---|---|---|
| 1 USD | 2,5720 | 2,5770 |
| 1 EUR | 3,1210 | 3,1260 |
| 100 RUB | 3,4810 | 3,4900 |
| Нацбанк | 10.02.2021 | |
| 1 USD | 2,5997 | |
| 1 EUR | 3,1422 | |
| 100 RUB | 3,5103 | |
Информация
| Ставка рефинансирования | 7,75 % |
|---|---|
| Базовая величина | 29,00 руб. |
| Базовая арендная величина | 16,90 руб. |
| Бюджет прожиточного минимума | 262,87 руб. |
| Базовая ставка | 195,00 руб. |
| Размер МЗП с 1 января текущего года | 400,00 руб. |
| Индексированная МЗП | 400,00 руб. |
| Начисленная средняя зарплата по республике | 1 474,60 руб. |
| Начисленная средняя зарплата рабочих и служащих | 1 474,60 руб. |
Минский городской методический портал
(В название внесены изменения в соответствии с Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 27.01.2012 г. №18)
(см. предыдущую редакцию)
| Номер документа: | 4 |
| Дата принятия: | 19/01/2009 |
| Состояние документа: | Действует |
| Начало действия документа: | 28/02/2009 |
| Органы эмитенты: | Государственные органы и организации |
Текущая редакция принята: 13/03/2019 документом Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь Об изменении Постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 года №4 № 39 от 13/03/2019
Вступила в силу с: 22/03/2019
Редакция от 26/07/2018, принята документом Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь Об изменении постановления Министерства юстиции Республики Беларусь № 154 от 26/07/2018
Вступила в силу с: 03/08/2018
Редакция от 05/03/2018, принята документом Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь Об изменении постановления Министерства юстиции Республики Беларусь № 51 от 05/03/2018
Вступила в силу с: 13/03/2018
Редакция от 18/08/2017, принята документом Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь О внесении дополнений и изменений в постановление Министерства юстиции Республики… № 167 от 18/08/2017
Вступила в силу с: 07/09/2017
Редакция от 30/12/2015, принята документом Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь О внесении дополнений и изменений в постановление Министерства юстиции Республики… № 225 от 30/12/2015
Вступила в силу с: 01/01/2017
Редакция от 10/12/2014, принята документом Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь О внесении дополнений и изменений в постановление Министерства юстиции… № 240 от 10/12/2014
Вступила в силу с: 02/01/2015
Редакция от 15/01/2013, принята документом Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь О внесении изменения в постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января… № 9 от 15/01/2013
Вступила в силу с: 03/02/2013
Редакция от 27/01/2012, принята документом Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь О внесении изменений и дополнений в постановление Министерства юстиции Республики… № 18 от 27/01/2012
Вступила в силу с: 21/02/2012
Редакция от 24/10/2011, принята документом Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь О внесении изменений и дополнений в постановление Министерства юстиции Республики Беларусь… № 235 от 24/10/2011
Вступила в силу с: 22/01/2012
Первоначальная редакция от 19/01/2009
Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь «Об утверждении Инструкции по проведению экспертизы ценности и передаче на государственное…»
Постановление Национального статистического комитета Республики Беларусь «Об утверждении формы государственной статистической отчетности…»
Постановление Национального статистического комитета Республики Беларусь «Об утверждении формы государственной статистической отчетности…»
Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь «О внесении изменений и дополнений в постановление Министерства юстиции Республики Беларусь…»
Постановление Министерства финансов Республики Беларусь «О признании утратившим силу постановления Министерства финансов Республики Беларусь…»
Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь «О внесении изменения в постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января…»
Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь «О внесении дополнений и изменений в постановление Министерства юстиции…»
Постановление Национального статистического комитета Республики Беларусь «Об утверждении формы государственной статистической отчетности…»
Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь «О внесении дополнений и изменений в постановление Министерства юстиции Республики…»
Приказ Министерства энергетики Республики Беларусь «Об утверждении перечней и форм ведомственной отчетности Министерства энергетики…»
Некоторые упомянутые нами документы являются нормативными, то есть обязательными для всех, а некоторые являются методическими, носят рекомендательный характер. В статье мы не будем акцентировать особое внимание на том, что положения одного документа соблюдать нужно обязательно, а другого – нет. Ограничимся лишь основными соответствующими пометками. В делопроизводстве все взаимосвязано, и в конечном итоге выполнять только обязательные предписания не получится. Приведем пример: для обычной коммерческой организации обязательно выполнять только положения документов по архивному делу. ГОСТы, Примерная инструкция по делопроизводству и весь остальной пул документов носят рекомендательный или вовсе справочный характер. Однако невозможно правильно архивировать документы, игнорируя процессы документирования и документооборота. Для хранения нам нужно знать вид и разновидность документа (это документирование), а также вовремя получить его в архив (это документооборот). Вот и получается, что разделение на обязательные и необязательные регламентирующие документы в делопроизводстве – условное. Знать и выполнять приходится все.
- Аттестация рабочих мест
- Услуги по экологии
- Сертификация в Беларуси и Минске
- Колонка редактора
- Новости события факты
- Новости законодательства
- Трудовой договор
- Рабочее время
- Практикум кадровика
- Судебная практика
- Делопроизводство
- Вопрос-ответ
- Обсуждаем вопрос
- Законодательство о труде
- Что нового?
- Секреты управления персоналом
В 2019 году были приняты новые нормативные правовые акты по работе с электронными документами1, а также внесены изменения в ряд действующих2. Основной целью указанных изменений стало расширение возможностей применения электронного документооборота в деятельности организаций.
В Республике Беларусь достаточно давно применяются технологии электронного документооборота. При этом кадровое делопроизводство пока в большей степени ориентировано на работу не с электронными документами (документами в электронном виде), а с документами на бумажных носителях. Предполагается, что масштабная цифровизация в ближайшие годы затронет и кадровые документы. Например, Министерство труда и социальной защиты Республики Беларусь планирует в 2020 году начать подготовку проекта нормативного правового акта по внедрению «электронных трудовых книжек»3.
В помощь педагогу: инструкция по делопроизводству (выдержки)
Порядок формирования, ведения и хранения личных дел работников регулируется Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников10.
Личный листок по учету кадров заполняется поступающим на работу собственноручно в одном экземпляре без помарок и исправлений на основании паспорта, военного билета, трудовой книжки, документов об образовании и иных личных документов. Полнота и правильность заполнения личного листка проверяются работником кадровой службы (специалистом по кадрам), который сверяет соответствие записей, сделанных в личном листке, записям в документах (ч. 2 п. 11 Инструкции № 2).
Заявления о приеме, переводе, увольнении оформляются на стандартном листе бумаги формата А4 или трафаретном бланке (п. 16 Инструкции № 2). Соответственно, если заявление подготовлено с помощью технических средств (компьютера), Инструкция № 2 обязывает выводить его на бумажный носитель. Аналогичная норма установлена и в отношении автобиографии (п. 14 Инструкции № 2).
ВАЖНО
Согласно ч. 1 п. 18 Инструкции № 2 документы личного дела помещаются в отдельную обложку, оформляемую согласно приложению 4 к Инструкции № 2.
Таким образом, в отношении ряда документов личного дела прямо установлено, что их заполнение работником осуществляется собственноручно на бумажном носителе.
При этом для некоторых документов таких ограничений не установлено. Например, в отношении копии документов об образовании, повышении квалификации и переподготовке (аттестат, диплом, свидетельство и др.) Инструкция № 2 не содержит обязательства подготовки указанных копий именно на бумажном носителе (п. 15 Инструкции № 2).
Для указанных документов возможно создание электронных копий документов на бумажном носителе, удостоверенных в соответствии с требованиями законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства11.
Срок хранения личных дел работников — 75 лет ЭПК после увольнения; декларации о доходах и имуществе хранятся в организациях 75 лет после увольнения12. Организациям, в архивах которых не созданы условия для хранения документов в электронном виде, запрещено формирование гибридных дел (включающих документы на бумажном носителе и электронные документы) с временным (свыше 10 лет) сроком хранения (ч. 5 п. 237 Инструкции № 4).
Трудовой договор — соглашение между работником и нанимателем, в соответствии с которым работник обязуется выполнять работу по определенным одной или нескольким должностям служащих (профессиям рабочих) соответствующей квалификации согласно штатному расписанию и соблюдать внутренний трудовой распорядок, а наниматель обязуется предоставлять работнику обусловленную трудовым договором работу, обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде, локальными правовыми актами и соглашением сторон, своевременно выплачивать работнику заработную плату (абз. 17 ч. 1 ст. 1 ТК).
ВАЖНО
В соответствии с ч. 1 ст. 18 ТК трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах. Каждая страница трудового договора и приложений к нему нумеруется и подписывается работником и нанимателем либо уполномоченным им должностным лицом. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у нанимателя.
Контракт — это срочный трудовой договор, заключаемый в письменной форме на определенный в нем срок для выполнения работы и содержащий особенности регулирования трудовых отношений между нанимателем и работником (абз. 5 ч. 1 ст. 1 ТК). Таким образом, ограничения на заключение трудового договора (контракта) в виде электронного документа закреплены в Трудовом кодексе. Стоит отметить, что заключение трудового договора с работником, выполняющим дистанционную работу, допускается только при личном присутствии такого работника (ч. 1 ст. 3072 ТК). А ознакомление работника, выполняющего дистанционную работу, с приказом нанимателя о прекращении трудового договора осуществляется путем обмена электронными документами (с последующей досылкой копии приказа на бумажном носителе заказным почтовым отправлением с уведомлением о его вручении) либо при личном присутствии работника (ст. 3075 ТК). Срок хранения трудовых договоров (контрактов) — 3 года после окончания срока
их действия; контрактов с государственными служащими — 75 лет13.
ВЫВОД
Ограничения по использованию электронных документов в кадровом делопроизводстве установлены Трудовым кодексом, а также Инструкцией № 2. Кодексы имеют большую юридическую силу по отношению к другим законам14 и, соответственно, к нормативным правовым актам министерств, иных республиканских органов государственного управления. Обеспечение полноценного перехода на кадровый электронный документооборот (без необходимости создавать документы на бумажных носителях) возможен только после корректировки Трудового кодекса.
1 Инструкция о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 19 (далее — Инструкция № 19); Правила работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций, утвержденные постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 20 (далее — Правила № 20).
2 Закон Республики Беларусь от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» (в ред. от 08.11.2018; далее — Закон № 113-З); Положение о порядке удостоверения формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 20.07.2010 № 1086 (в ред. от 22.05.2019; далее — Положение № 1086); Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (в ред. от 17.10.2019; далее — Инструкция № 4).
3 См.: https://is.gd/lwNj8G.
4 Установлен постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (в ред. от 17.10.2019; далее — Перечень № 140).
5 Носевич В. Новое в законодательстве об электронном документообороте: комментарий специалиста. Архивы и делопроизводство, 2019. С. 51.
6 Терминологический словарь «Электронный документооборот: термины и определения», утвержденный приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.10.2015 № 39.
7 Часть 3 п. 236 Инструкции № 4.
- Указ № 143 обновлен. Какие новые возможности предоставлены нанимателям? 286
- Как правильно заполнить личный листок по учету кадров 266
- Указ № 143 обновлен. Как нанимателю реализовать предоставленные возможности? 265
- Новости
- Комментарий
- Вопрос-ответ
- Раздел ежедневных решений
- Сервис E-knigi
- База ЭТАЛОН-online
Стандарты делопроизводства установлены Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 №4 (далее — Инструкция по делопроизводству) [1] и распространяют свое действие на государственные органы и иные организации независимо от формы собственности и организационно-правовой формы.
Согласно п. 4 Инструкции по делопроизводству организации обязаны самостоятельно разработать инструкцию, определяющую порядок ведения делопроизводства (далее — внутренняя инструкция) и отражающую специфические особенности работы с документами, характерные для конкретной организации, предусматривающую порядок создания и оформления документов, документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности [1].
Составление номенклатуры дел в учреждении образования на 2021 год
- Изменения в порядке подготовки медиаторов
- Предварительное испытание при приеме на работу
- Минимальные потребительские бюджеты с 1 февраля по 30 апреля 2021 г.
- Бюджет прожиточного минимума с 1 февраля по 30 апреля 2021 г.
- Элементы медиации в парламентской деятельности
- Указ № 143 обновлен. Какие новые возможности предоставлены нанимателям? 287
- Как правильно заполнить личный листок по учету кадров 266
- Указ № 143 обновлен. Как нанимателю реализовать предоставленные возможности? 265
На основании Закона Республики Беларусь от 6 октября 1994 года «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» и Положения о Министерстве юстиции Республики Беларусь, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31 октября 2001 г. N 1605, Министерство юстиции Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь.
2. Признать утратившим силу приказ Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г. N 13 «Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь» (Бюллетень нормативно-правовой информации, 1995 г., N 11).
3. Настоящее постановление вступает в силу через десять дней после его официального опубликования.
Министр В.Г.ГОЛОВАНОВ
УТВЕРЖДЕНО
Постановление
Министерства юстиции
Республики Беларусь
19.01.2009 N 4
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь (далее — Инструкция) разработана с целью совершенствования, повышения эффективности и качества документационного обеспечения управления путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними.
2. Настоящая Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в государственных органах и организациях Республики Беларусь независимо от формы собственности и организационно-правовой формы (далее — организации).
3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организационно-распорядительную документацию независимо от вида носителя и устанавливают правила подготовки, оформления, учета, тиражирования, контроля исполнения, оперативного хранения, использования и подготовки к передаче в архив, осуществляемые с помощью ручных, механизированных и автоматизированных (компьютерных) технологий. Особенности оформления, обработки и хранения документов в электронном виде регулируются главой 18 настоящей Инструкции и актами законодательства Республики Беларусь.
Что такое делопроизводство и документооборот (2020)? Учебное пособие, равно как и современный экономический словарь, определяет документооборот как движение документов между их составителями и исполнителями по информационным технологическим цепочкам, дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятые решения, осуществлять учет и контроль. В свою очередь делопроизводство — это мероприятия по ведению, обновлению и контролю за документацией.
Поскольку значение информации в современном мире и бизнесе трудно переоценить, делопроизводству и документообороту организации отводится важная роль. Зачастую от четкости и ясности формулировок, скорости прохождения бумаг зависит правильность принятия решений и конечный результат.
Выделяют три вида документопотока:
- входящий (поступающий в организацию);
- исходящий (направленный из организации);
- внутренний (документация, создаваемая и используемая работниками в управленческом процессе).
Что изменилось в инструкции по делопроизводству?
Работа с документами в организации делится на этапы.
Для входящих:
- прием и первичная обработка;
- предварительное рассмотрение делопроизводителем;
- регистрация;
- рассмотрение руководством организации и направление на исполнение;
- обработка, исполнение, подготовка ответов;
- контроль исполнения.
Для исходящих:
- разработка, оформление;
- регистрация;
- отправка.
Для внутренних:
- разработка, оформление;
- регистрация;
- обработка, исполнение, подготовка ответов;
- контроль исполнения.
Для всех:
- учет и анализ объемов документооборота;
- хранение.
Скорость прохождения этапов напрямую зависит от правильности оформления бумаг, а также от утвержденных в организации норм документооборота. Образец положения о документообороте в организации (2020) можно скачать ниже.
В соответствии с законодательством РБ в организациях до 31 декабря 2019 года должна быть утверждена номенклатура дел на 2020 год. В номенклатуру дел должны быть включены все документы на бумажных и электронных носителях, а также должны быть определены сроки хранения этих документов.
В законодательстве произошли существенные изменения, на которые следует обратить внимание (постановления Минюста от 17.10.2019 N 193, N 194; от 13.03.2019 N 39, от 06.02.2019 N 19, N 20).
Новое в создании и оформлении документов на электронном и бумажном носителях. Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях (с изменениями и дополнениями), Инструкция о порядке работы и электронными документами в государственных органах, иных организациях. СТБ 6.38-2016, УСОРД.
Понятия документа, электронного документа, документа в электронном виде.
Оформление реквизитов документов. Бланки документов, изготовление и учет гербовых бланков. Угловой штамп. Требования к текстам документов.
Особенности создания, оформления и удостоверения ЭД и ДЭВ (постановления Минюста от 06.02.2019, 13.03.2019).
Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов (приказ, распоряжение, постановление, протокол, акт, докладная записка, справка, письмо).
Порядок составления и оформления номенклатуры дел организаций, примерных и типовых номенклатур дел.
Требования законодательства Республики Беларусь к составлению номенклатур дел организаций. Нормативно-методическая и информационная основа составления номенклатур дел.
Назначение, виды и функции номенклатур дел.
Порядок составления, согласования, подписания и утверждения номенклатуры дел структурного подразделения и номенклатуры дел организации.
Схемы (принципы) построения номенклатуры дел организации.
Составление и систематизация заголовков дел в номенклатуре дел.
Особенности включения в номенклатуру дел электронных документов.
Правила присвоения индексов дел.
Определение сроков хранения дел. Особенности включения в номенклатуру дел документов, подлежащих налоговой проверке.
Назначение, порядок и особенности составления и оформления примерных и типовых номенклатур дел.
Законодательство Республики Беларусь в сфере архивного дела и государственный контроль за его соблюдением. Административная и уголовная ответственность.
Определение сроков хранения документов.
Экспертиза ценности документов в делопроизводстве и архиве организации.
Перечни документов с указанием сроков хранения (типовой и ведомственные перечни, перечни негосударственных организаций, перечни научно-технической и иной специальной документации). Особенности применения перечней в различных организациях.
Изменения в сроках хранения документов, в том числе связанные с налоговыми проверками (постановление Минюста от 06.03.2018 N 56).
Изменения в сроках хранения кадровых документов.
Хранение документов в электронном виде. Подготовка к передаче документов в электронном виде в архив организации. Уничтожение документов в электронном виде с истекшими сроками хранения. Новый перечень документов, хранение которых может быть организовано в электронном виде.
Хранение документов в организации: отбор документов для хранения и уничтожения. Порядок создания архива, организация его работы. Виды архивов. Формы, в которых могут создаваться архивы в организациях и их подразделениях.
Порядок разработки положения об архиве, должностных инструкций, иных локальных правовых актов.
Передача дел на хранение в архив организации. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.
Требования к формированию и оформлению дел при подготовке к передаче в архив. Составление и оформление описей дел при передаче документов в архив организации. Составление сводных описей дел в архиве организации.
Изначально планировалось ввести стандарт в действие 08.12.2016. Но Приказ Росстандарта № 435-ст от 25.05.2017 отсрочил внедрение на полтора года.
Стандарт распространяется на всю организационно-распорядительную документацию как в бумажной, так и в электронной форме, хотя и является добровольным к исполнению.
Ссылается новый государственный стандарт на два уже известных документа: ГОСТ «Делопроизводство и архивное дело» (Р 7.0.8 от 17.10.2013) и «Управление документами» (Р ИСО 15489-1).
Кроме непосредственно обновленных правил работы с документацией, он содержит приложения с формами бланков и схемами расположения реквизитов.
Новый стандарт устанавливает ряд новых требований к документообороту, отличающихся от тех, что были приведены в старом. К наиболее важным относятся:
- Правила создания и оформления документации. Здесь рассматривают такие вопросы, как шрифты и гарнитуры, абзацные отступы и интервалы, поля и форматирование.
- Инструкция по заверению копий документов. Обязательная надпись расширилась.
- Система оформления реквизитов. Изменились привычные, появились новые и исключены некоторые старые.
Внесены изменения в Инструкцию по делопроизводству
Почти весь документооборот теперь ведется на компьютере. Было решено, что правила их стилевого оформления необходимо зарегламентировать. Теперь допустимо печатать документ с двух сторон листа. Сейчас поля в документе по госту 2020 оформляют по новым правилам: следует проставить одинаковые размеры для левого поля лицевой страницы и правого оборотной (п. 3.2 ГОСТ).
Но новому регламенту отдается предпочтение свободно распространяемым бесплатным шрифтам размера 12–14. Ранее в ГОСТе в п. 3.3 были указаны конкретные шрифты: Times New Roman, Calibri, Arial, Verdana, но в редакции от 14.05.2018 наименования шрифтов убраны.
Уменьшать их разрешено в таблицах для экономии места. А интервал используют как полуторный, так и одинарный. Рекомендованный абзацный отступ — 1,25 см.
И последнее требование — к длине строки. При книжной ориентации она не превышает 7,5 см, при альбомной — 12 см (п. 3.5 ГОСТ).
Изменились правила заверения копий. Первая часть заверяющей надписи осталась прежней. Она состоит из слова «Верно», Ф.И.О., должности и подписи лица, уполномоченного на ее проставление, и даты.
Если копию предстоит передать в другую организацию, необходимо дать ссылку на подлинник. Необходимо написать, в какой организации он находится и в каком деле хранится. Последний обязательный реквизит — печать компании.
Еще одно важное новшество, включенные в новые требования к делопроизводству 2020, — отметка об электронной подписи. Во времена принятия предыдущего стандарта их еще не использовали. А теперь стоит запомнить состав такой отметки:
- надпись «Документ подписан электронной подписью»;
- номер сертификата ключа;
- Ф.И.О. его владельца;
- срок его действия.
Возможно присутствие герба Российской Федерации, эмблемы органа власти или эмблемы организации.
Отныне бумаги содержат наименование должности лица структурного подразделения автора документа. При необходимости в правом верхнем углу допускается присутствие ограничительного грифа. А вот идентификатора электронной копии в них больше нет.
Примечательное обновление: при оформлении графы «Адресат» инициалы теперь должны стоять строго после фамилии. То же самое применимо к отметке об утверждении. Но в подписи их по-прежнему размещают перед фамилией.
Приказ об утверждении инструкции по делопроизводству
Характеристика на сотрудника с места работы: образец
Докладная записка (образец) на сотрудника
Журнал предрейсового медицинского осмотра водителей (образец)
Положение о ненормированном рабочем дне
Инструкция по делопроизводству в организации – это локальный нормативный акт, основная задача которого заключается в оптимизации работы с документами в пределах одного субъекта хозяйствования. Данная инструкция не входит в число обязательных документов, но ее оформляют практически в каждой организации. Государственные учреждения должны составлять инструкции по делопроизводству в обязательном порядке.
При составлении инструкции принимают во внимание специфику деятельности субъекта хозяйствования. В качестве основы используются примерные и типовые инструкции, межотраслевые нормативно-методические документы.
Закон РБ Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь
3.1. Для реквизитов документов, создаваемых в общеобразовательной организации устанавливаются правила и требования в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016.
3.2. Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.
3.3. При подготовке и оформлении документов в школе используются следующие реквизиты:
- код формы документа;
- наименование школы;
- справочные данные о школе;
- наименование вида документа;
- дата документа;
- регистрационный номер документа;
- ссылка на регистрационный номер и дату документа;
- место составления (издания) документа;
- адресат;
- гриф утверждения документа;
- заголовок к тексту;
- текст документа;
- отметка о приложении;
- гриф согласования документа;
- виза;
- подпись;
- отметка об электронной подписи;
- печать;
- отметка об исполнителе;
- отметка о заверении копии;
- отметка о поступлении документа;
- резолюция.
4. Бланки документов
4.1. Документы, создаваемые в общеобразовательной организации, оформляются на бланках, изготовленных на стандартных листах бумаги форматов А4 (210×297 мм) и А5 (148×210 мм). Отдельные виды документов (таблицы, схемы, сметы) допускается оформлять с использованием формата АЗ (420×297мм). Документы, составляющие внутреннюю переписку, оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 (210×297 мм) без использования бланков.
4.2. Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:
- 20 мм — левое;
- 10 мм — правое;
- 20 мм — верхнее;
- 20 мм — нижнее.
4.3. Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.
4.4. Виды бланков документов применяемых в школе:
- общий бланк;
- бланк письма;
- бланк конкретного вида документа (бланк приказа, бланк распоряжения, бланк протокола и др.)
4.5. Образцы разработанных и применяемых в школе бланков подлежат включению в инструкцию по делопроизводству общеобразовательной организации в качестве приложений (приложение 3 на 3 листах).
5.1. Приказами оформляются решения по оперативным, организационным, учебным, кадровым (приложение 2 на 9 листах) и другим вопросам работы школы.
5.2. Проекты приказов готовят ответственные исполнители на основании поручений директора, его заместителей. Проекты приказов по личному составу готовит специалист по кадрам.
5.3. В приказах текст излагается от первого лица единственного числа («ПРИКАЗЫВАЮ»).
5.4. Текст приказа может состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
5.5. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «В целях», «В соответствии», «Во исполнение», и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, его дата, номер и заголовок. Преамбула в проектах приказов завершается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается заглавными буквами.
5.6. Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и, при необходимости, сроков исполнения. Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте.
5.7. В качестве исполнителей указываются заместители директора, председатели или руководители рабочих групп (комиссий).
5.8. Если приказ изменяет ранее изданный документ (пункты документа), то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на изменяемый документ (пункты документа) с указанием его даты, номера и заголовка.
5.9. Если приказ отменяет действие ранее изданного документа (пунктов документа) с определенной даты, то один из пунктов распорядительной части текста должен начинаться словами «Признать утратившим силу…», далее указываться дата, номер и заголовок ранее изданного документа (пункта документа), а также дата, с которой отменяется его действие. Если дата не указана, то действие ранее изданного документа (пункты документа) отменяется с даты издания нового приказа.
5.10. Если приказ отменяет ранее изданный документ с момента издания, то один из пунктов распорядительной части текста должен начинаться словами «Отменить…» и указываться дата, номер и заголовок ранее изданного документа.
5.11. Если приказ предполагается ввести в действие не с момента его издания, необходимо указать срок введения его в действие. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.
5.13. Приказы подписываются только директором общеобразовательной организации или работником, исполняющим его обязанности.
5.14. Ответственность за обеспечение своевременной и качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными работниками и организациями несут авторы проекта приказа.
5.15. Регистрационные номера присваиваются приказам по порядку номеров в пределах календарного года.
5.16. Дата регистрации приказа является датой его подписания.
6.1. Правила — нормативный акт, определяющий порядок какого-либо вида деятельности, устанавливающий или запрещающий определенное поведение.
6.2. Положение — нормативный акт, детально регламентирующий правовой статус, порядок организации и процедуру какого-либо вида деятельности.
6.3. Инструкция — нормативный акт, издаваемый в целях разъяснения и определения порядка применения соответствующего нормативного акта либо с целью указания норм о способах выполнения определенных операций (действий).
6.4. Правила, положения, инструкции принимаются (в зависимости от вида документа) на Управляющем совете, заседаниях Профсоюзного комитета школы и утверждаются директором.
6.5. Порядок подготовки проектов правил, положения, инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов приказов общеобразовательной организации.
6.6. Текст проекта положения, правил, инструкции печатается на чистом листе бумаги формата А4.
6.7. Отличительными характеристиками текстов правил, положения, инструкции являются:
- точность применяемых формулировок без использования слов и понятий, имеющих множественный смысл;
- использование коротких предложений, общепринятых выражений и связок, при необходимости — предварительное определение используемых понятий, сокращений, аббревиатур;
- описание всех возможных вариантов событий и соответствующих им вариантов действий, т.е. полнота представления информации;
- структурированность текста с целью достижения наилучшей последовательности изложения материала;
- минимизация текста с помощью применения обобщений (обзоров предполагаемых действий) и применение перечислений (задач, этапов, условий и т.д.).
6.8. В зависимости от сложности и объема разрабатываемых правил, положения, инструкции — текст документа делится на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Нумерация производится арабскими цифрами.
7.1. Протокол — документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
7.2. Протокол заседания (совещания) — (далее — протокол) оформляется на чистом листе бумаги формата А4.
7.3. Реквизит — «текст документа». Реквизит состоит из двух частей: вводной и основной.
7.4. Во вводной части указываются инициалы, фамилии и должности председательствующего, секретаря, присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание).
7.5. Вводная часть протокола заканчивается перечнем рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы формулируются с предлогом «О» («Об»), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.
7.6. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих рассматриваемым вопросам и их нумерации.
7.7. Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).
7.8. Протокол подписывается лицом, председательствовавшим на заседании (совещании), и секретарём заседания (совещания).
7.9. При отсутствии секретаря заседания, в том числе при проведении оперативных совещаний, допускается подписание протокола только председательствующим.
7.10. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее трех дней со дня заседания. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются должностным лицом ответственным за подготовку.
7.11. Дата протокола должна соответствовать дню проведения совещания (заседания).
7.12. Копии протоколов рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки, который составляет секретарь заседания (совещания).
8.1. План — документ, устанавливающий перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, объем, сроки, ответственных исполнителей.
8.2. План оформляется на листе бумаги формата А4 с использованием следующих реквизитов:
- наименование школы;
- гриф утверждения документа;
- дата документа;
- регистрационный номер документа;
- наименование вида документа;
- заголовок к тексту;
- текст документа;
- наименование должности;
- подпись.
8.3. Реквизит — «текст документа» оформляется в виде таблицы с графами:
- номер пункта плана;
- наименование мероприятия;
- срок исполнения;
- исполнитель;
- примечание.
Обязательные требования к работе с документами в электронном виде
9.1. Отчет — документ, содержащий сведения о результатах деятельности за определенный период времени, выполнении мероприятий, поручений, заданий, планов.
9.2. Отчеты, предоставляемые в органы государственной власти (в том числе в органы государственной статистики) и имеющие установленную правовыми актами государственных органов форму, создаются по установленной государственными органами форме и в определённом ими порядке.
9.3. Отчёты, предоставляемые сотрудниками школы в ходе внутреннего взаимодействия, создаются по правилам, установленным для создания служебных записок.
9.4. Отчеты оформляются на листе бумаги формата А4 с использованием следующих реквизитов:
- наименование школы;
- дата документа;
- регистрационный номер документа;
- наименование вида документа;
- заголовок к тексту;
- текст документа;
- отметка о приложении (при наличии);
- наименование должности;
- подпись.
9.5. В тексте отчёта в обязательном порядке должно содержаться указ на деятельность, мероприятие, выданное поручение, задание, пункт плана, подлежащий выполнению, и результат о выполнении, в том числе с указанием на соблюдение или нарушение исполнительской дисциплины, установленных сроков исполнения и надлежащее предоставление информации, необходимых материалов (проектов документов) соисполнителями (при участии нескольких исполнителей).
|
УТВЕРЖДАЮ |
||
|
(наименование должности |
||
|
__________________________________ |
||
|
руководителя организации) |
||
|
Подпись |
Расшифровка подписи |
|
|
Дата |
|
Наимено- |
Дата утверждения, наименование организации (должностного лица), утвердившей форму документа |
Подразделение (должностное лицо), ответственное за подготовку |
Согласование |
Подпись |
Утвержде- |
Печать |
Перио- |
Приме- |
|
|
внутреннее |
внешнее |
||||||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
|
Наименование должности руководителя |
Подпись |
Расшифровка подписи |
Примечание. Табель может быть дополнен графами «Код формы по классификатору», «Адресат», «Ответственный за контроль исполнения» и др.
| Приложение 2 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь |
_______________________________________________________________
(название, дата, индекс документа)
|
Наименование организации и (или) структурного подразделения, должностного лица – адресата |
Почтовый адрес |
Количество экземпляров |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
Наименование должности руководителя |
Подпись |
Расшифровка подписи |
| Приложение 3 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь |
ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
проекта постановления Министерства природных ресурсов и охраны окружающей среды Республики Беларусь «Об утверждении Инструкции о порядке ведения первичного учета использования вод»
|
СОГЛАСОВАНО Министр жилищно- Подпись В.М.Белохвостов 21.09.2008 |
СОГЛАСОВАНО Первый заместитель Подпись В.В.Назаренко 21.09.2008 |
|
СОГЛАСОВАНО Заместитель председателя Подпись М.И.Юхимук 20.09.2008 |
СОГЛАСОВАНО Председатель Подпись В.П.Андрейченко 27.09.2008 |
|
СОГЛАСОВАНО Председатель Подпись А.С.Якобсон 22.09.2008 |
СОГЛАСОВАНО Председатель Подпись В.Е.Савченко 22.09.2008 |
|
СОГЛАСОВАНО Первый заместитель председателя Подпись А.Я.Кунцевич 22.09.2008 |
СОГЛАСОВАНО Председатель Подпись Л.Ф.Крупец 24.09.2008 |
|
СОГЛАСОВАНО Первый заместитель председателя Подпись В.В.Кравцов 22.09.2008 |
| Приложение 5 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь |
|
Наименование вышестоящей организации (место составления) на _____________ год |
УТВЕРЖДАЮ (наименование должности _______________________________ руководителя организации) |
|
Подпись |
Расшифровка подписи |
|
Дата |
|
Индекс дела |
Название раздела (подраздела), заголовок дела (тома, части) |
Кол-во дел (томов, частей) |
Срок хранения дела (тома, части) и номера пунктов (статей) по перечню |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
Номенклатура дел составлена на основании _______________________________________
(названия и выходные данные
___________________________________________________________________________
нормативных правовых актов, использованных при определении сроков хранения дел)
|
Наименование должности руководителя |
Подпись |
Расшифровка подписи |
|
Заведующий архивом (наименование |
|||
|
Подпись |
Расшифровка подписи |
||
|
Дата |
|
СОГЛАСОВАНО _________________________________________ (наименование организации) ____________ № ____________ |
СОГЛАСОВАНО* _____________________________________________ (наименование _____________________________________________ государственного архива или органа _____________________________________________ Государственной архивной службы _____________________________________________ Республики Беларусь, _____________________________________________ вышестоящей организации) _________________ № _________________________ |
______________________________
*В организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов и не имеющих вышестоящего органа управления, не оформляется.
| Приложение 11 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь |
|
Наименование организации (место составления) на _____________ год |
|
Индекс дела |
Название раздела (подраздела), заголовок дела (тома, части) |
Кол-во дел (томов, частей) |
Срок хранения дела (тома, части) и номера пунктов (статей) по перечню |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
Номенклатура дел составлена на основании _______________________________________
(названия и выходные данные
___________________________________________________________________________
нормативных правовых актов, использованных при определении сроков хранения дел)
|
Наименование должности руководителя |
Подпись |
Расшифровка подписи |
|
Заведующий архивом (наименование |
|||
|
Подпись |
Расшифровка подписи |
||
|
Дата |
|
СОГЛАСОВАНО* (наименование структурного подразделения) ____________ № _______________________ |
______________________________
*Оформляется при наличии ЭК структурного подразделения.
| Приложение 12 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь |
Итоговая запись о категориях и количестве дел,
заведенных в ____ году в _________________________________
(наименование организации)
|
По срокам хранения |
Всего |
В том числе |
|
|
переходящих |
с отметкой «ЭПК» |
||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
Постоянного |
|||
|
Временного (свыше 10 лет) |
|||
|
Временного (до 10 лет включительно) |
|||
|
ИТОГО |
|
Наименование должности руководителя |
Подпись |
Расшифровка подписи |
|
Дата |
Итоговые сведения переданы в архив организации
|
Наименование должности лица, |
Подпись |
Расшифровка подписи |
|
Дата |
| Приложение 13 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь |
Внутренняя опись
документов дела № ____
|
№ |
Дата документа |
Индекс документа |
Заголовок документа |
Номера листов дела |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
Итого _____________________________________________________ листов документов.
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи ___________________________________________
(цифрами и прописью)
|
Наименование должности лица, составившего |
Подпись |
Расшифровка подписи |
|
Дата |
| Приложение 14 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь |
Форма листа-заверителя дела
Чтобы нормативные акты имелись под рукой для оперативного решения спорных и сложных вопросов, делайте заказ в нашем магазине. Необходимая литература для секретаря, юриста, кадровика, бухгалтера по низким ценам. Доставка во все районы Беларуси, возможность купить сборники нормативных актов РБ со скидкой. Начнающим изучать делопроизводство или имеющим опыт работы в данной сфере, будут предложены самые актуальные издания по теме. Представлены книги по делопроизводству для студентов, молодых специалистов издания текущего года.
ЗАО «БелНовация»
Услуги по охране труда
Лабораторные измерения
Аттестация рабочих мест
СУОТ по СТБ ISO 45001
+375 29/33 630 45 45
+375 17 373 60 80
Похожие записи:
- Сроки осенней охоты 2021 в архангельской области
- Какие Льготы Положены Ликвидаторам Чернобыльской Аэс В 2021 Году
- Алименты как перечислять на счет ребенка до 18 лет