Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Правила оформления документов в делопроизводстве гост 2018». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Изменение номера стандарта вызвано тем, что Технический комитет (ТК) Госстандарта, через который в свое время проходил ГОСТ Р 6.30-2003, был ликвидирован. Поэтому было принято решение вести пересмотр стандарта в ТК 191 Росстандарта, который ответственен за систему стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД).
Если сравнить данные приведенные в таблице, видно, что теперь в ГОСТ требования к оформлению документов 2018 сведения об авторе содержат сразу три реквизита — наименование организации (05), ее подразделения (06) и должности лица, составившего документ (07). Появился новый реквизит «Гриф ограничения доступа к документу» (14).
Когда документ на нескольких страницах
Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).
Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N … за … год») и заверяется печатью организации.
Старый реквизит 03 разделен на два: эмблема (02) и товарный знак (03). А первые два прежних теперь стали единым (01) — гербом. В него вошли и российский герб, и знаки субъектов и муниципалитетов.
Документопоток бывает внешним (включая входящий и исходящий) и внутренним. Первый нацелен на обеспечение связи предприятия с другими организациями и официальными органами, гражданами.
В остальном порядок заверения копии не изменился. Как и прежде, под реквизитом «подпись» делается надпись «Верно». Затем указывается должность лица, заверившего копию, проставляется его подпись, приводится ее расшифровка и указывается дата заверения копии (выписки из документа).
В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается.
Требования стандарта являются рекомендуемыми.\n\r\n\r\nЗаверение копий документов по новым правилам\r\n\r\n\nОбщий порядок оформления копий документов установлен пунктом 5.26 Государственного стандарта.
Если документ из нескольких страниц, начиная со второй, их нужно нумеровать. Номер ставят посередине верхнего поля. Отступ сверху — минимум 10 мм. Можно печатать с двух сторон листа, но тогда поля боковые должны совпадать.
ГОСТа Р 7.0.8-2013 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело.
Комментарии к документам доступны только платным подписчикам
Титульный лист, как правило, используется при оформлении многостраничных документов, относящихся к системе организационно-правовой документации (правила, положения, инструкции, регламенты, стандарты и др.), а также при подготовке программ, планов, отчетов и др.
В таблицах шрифт может быть мельче. Важные реквизиты можно выделять полужирным: например, адресата заявления или заголовок документа. У каждой компании и в каждом ведомстве могут быть свои правила оформления документов. Но когда в стране есть об этом гост, компании и ведомства могут основывать свои правила на нем, а не изобретать каждый раз с нуля.
Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв.
МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ПРИМЕНЕНИЮ ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИСТЕМА СТАНДАРТОВ ПО ИНФОРМАЦИИ, БИБЛИОТЕЧНОМУ И ИЗДАТЕЛЬСКОМУ ДЕЛУ. ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ.
Новый ГОСТ с 1 июля 2018 года заменит действующий с 2003 года ГОСТ Р 6.30-2003. По правилам, которые были установлены старым стандартом, оформляют организационно-распорядительные документы большинство предприятий. Это удобно организациям, взаимодействующим друг с другом по единым нормам и требованиям. Это также позволяет придерживаться единообразия при оформлении внутренних документов.
ГОСТ Р 7.0.8 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело.
Раздел «Оформление реквизитов» дополнен правилами использования вступительных обращений и заключительной этикетной фразы, электронной подписи, а также подписи лица, исполняющего обязанности руководителя.
ГОСТ Р 7.0.8 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело.
На период отпуска, командировки, болезни или в случае увольнения работники структурных подразделений организации обязаны передавать все находящиеся на исполнении документы делопроизводителю подразделения или другому работнику по указанию руководителя подразделения.
Какие документы оформлять по новым правилам
Обычно выделяются такие этапы процесса, как прием входящих сообщений, их первичная обработка и регистрация, перенаправление руководителю или иному адресату. Далее следует фиксация принятого решения и его оформление, направление исполнителю или подготовка ответа.
Особое внимание при переработке акта было уделено реквизитам. Единообразие в этой сфере должно позволить упростить обеспечение надежной связи между предприятиями и учреждениями, четко организовать нормативно-методическую работу. Реквизитов осталось по-прежнему 30, но часть старых пунктов не вошла в действующий перечень, зато в нем появились новые.
Служба делопроизводства организации действует на основании положения о ней, утверждаемого руководителем организации и определяющего задачи и функции подразделения, его права и ответственность.
В 2018 г. вступили в силу новые правила оформления документов. Прежний ГОСТ, применяемый в российском делопроизводстве, действовал с 2003 г. За минувшие с того времени 15 лет в жизни страны произошли серьезные изменения. Это было учтено при разработке и подготовке государственного стандарта, отвечающего сегодняшним требованиям.
В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ближайшем выпуске ежемесячного информационного указателя «Национальные стандарты».
ГОСТ Р ИСО 15489-1 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами.
Основные изменения, которые содержатся в новом ГОСТ по делопроизводству 2018, касаются реквизитов. Их общее количество осталось таким же, как и в старом ГОСТе — 30. Корректировки внесены, чтобы упростить работу делопроизводителям и кадровикам, надзорным и контролирующим органам. Сравнение списка обязательных реквизитов по старому и новому ГОСТ по делопроизводству представлены в таблице.
ГОСТ по делопроизводству и документообороту — это свод правил по оформлению организационно-распорядительных документов. С 01.07.2018 вступил в силу новый национальный стандарт, который является добровольным, но большинство работодателей все же собираются привести свой документооборот к измененным стандартам.
Скорость прохождения этапов напрямую зависит от правильности оформления бумаг, а также от утвержденных в организации норм документооборота. Образец положения о документообороте в организации (2020) можно скачать ниже.
Документооборот. Требования к оформлению документации
Для тех, кто узнал о существовании стандарта в области делопроизводства из этой статьи, будет полезен подробный разбор разделов ГОСТа.
С 1 июля вступил в силу новый ГОСТ с требованиями к оформлению документов. Выясним, как изменились состав реквизитов на приказах и их оформление.
Помимо прочего, ГОСТ меняет порядок заверения копий документов. Главное изменение — на копии нужно прописывать, где хранится подлинник.
По сравнению с ГОСТ Р 6.30-2003, взамен которого принят ГОСТ Р 7.0.97-2016, у нового стандарта несколько изменились название и номер.
Как изменится оформление документов по новому ГОСТ
Поэтому локальными нормативными актами предприятий предусматривалось применение единого стандарта оформления документов.
Особенности оформления документов, создаваемых в структурных подразделениях организации и отражающих специфику их деятельности, а также правила организации работы с данными документами могут устанавливаться отдельными локальными нормативными актами организации.
ГОСТа Р 7.0.8.-2013 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело.
Организационно-распорядительные документы, создаваемые в деятельности организации, должны быть оформлены по правилам, установленным индивидуальной инструкцией по делопроизводству организации.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Приказом Росстандарта от 25.05.2017 № 435-ст дата введения в действие национального стандарта ГОСТ Р 7.0.97-2016 была перенесена на год – на 1 июля 2018 года.
Приказ Росстандарта от 25.05.2017 N 435-ст «О внесении изменений в Приказ Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 8 декабря 2016 г.
Место составления (издания) документа не указывается в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения.
Документы организации: учитываем новый стандарт
Реквизиты «подпись» и/или «гриф согласования» должны помещаться на одной странице с текстом документа.
Если розыск документов не дает результата составляется акт, в котором указываются данные утраченного документа, а также обстоятельства, при которых произошла утрата, после чего предпринимаются меры по замещению данного документа заверенной копией документа. Любая справка, служебная записка или письмо будет считаться документом только при наличии реквизитов. Для каждого вида документов перечень реквизитов свой.