Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инструкция по делопроизводству в школе 2021 год». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
2.1. В деятельности школы создается комплекс организационно распорядительных документов: приказы, положения, правила, инструкции, регламенты; протоколы заседаний (совещательных, координационных, экспертных и др. органов), акты, аналитические справки, докладные и служебные записки, договоры (контракты, соглашения), деловая (служебная) переписка и др. составляются и оформляются специальные документы, связанные с планированием образовательной деятельности и осуществлением хозяйственных мероприятий, ведением учебно-педагогического учета, организацией делопроизводства общеобразовательной организации, обеспечением бухгалтерского учета.
2.2. Документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов. При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.
2.3. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа. Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа.
2.4. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.
Инструкция по делопроизводству в школе
3.1. Для реквизитов документов, создаваемых в общеобразовательной организации устанавливаются правила и требования в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016.
3.2. Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.
3.3. При подготовке и оформлении документов в школе используются следующие реквизиты:
- код формы документа;
- наименование школы;
- справочные данные о школе;
- наименование вида документа;
- дата документа;
- регистрационный номер документа;
- ссылка на регистрационный номер и дату документа;
- место составления (издания) документа;
- адресат;
- гриф утверждения документа;
- заголовок к тексту;
- текст документа;
- отметка о приложении;
- гриф согласования документа;
- виза;
- подпись;
- отметка об электронной подписи;
- печать;
- отметка об исполнителе;
- отметка о заверении копии;
- отметка о поступлении документа;
- резолюция.
4. Бланки документов
4.1. Документы, создаваемые в общеобразовательной организации, оформляются на бланках, изготовленных на стандартных листах бумаги форматов А4 (210×297 мм) и А5 (148×210 мм). Отдельные виды документов (таблицы, схемы, сметы) допускается оформлять с использованием формата АЗ (420×297мм). Документы, составляющие внутреннюю переписку, оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 (210×297 мм) без использования бланков.
4.2. Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:
- 20 мм — левое;
- 10 мм — правое;
- 20 мм — верхнее;
- 20 мм — нижнее.
4.3. Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.
4.4. Виды бланков документов применяемых в школе:
- общий бланк;
- бланк письма;
- бланк конкретного вида документа (бланк приказа, бланк распоряжения, бланк протокола и др.)
4.5. Образцы разработанных и применяемых в школе бланков подлежат включению в инструкцию по делопроизводству общеобразовательной организации в качестве приложений (приложение 3 на 3 листах).
5.1. Приказами оформляются решения по оперативным, организационным, учебным, кадровым (приложение 2 на 9 листах) и другим вопросам работы школы.
5.2. Проекты приказов готовят ответственные исполнители на основании поручений директора, его заместителей. Проекты приказов по личному составу готовит специалист по кадрам.
5.3. В приказах текст излагается от первого лица единственного числа («ПРИКАЗЫВАЮ»).
5.4. Текст приказа может состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
5.5. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «В целях», «В соответствии», «Во исполнение», и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, его дата, номер и заголовок. Преамбула в проектах приказов завершается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается заглавными буквами.
5.6. Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и, при необходимости, сроков исполнения. Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте.
5.7. В качестве исполнителей указываются заместители директора, председатели или руководители рабочих групп (комиссий).
5.8. Если приказ изменяет ранее изданный документ (пункты документа), то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на изменяемый документ (пункты документа) с указанием его даты, номера и заголовка.
5.9. Если приказ отменяет действие ранее изданного документа (пунктов документа) с определенной даты, то один из пунктов распорядительной части текста должен начинаться словами «Признать утратившим силу…», далее указываться дата, номер и заголовок ранее изданного документа (пункта документа), а также дата, с которой отменяется его действие. Если дата не указана, то действие ранее изданного документа (пункты документа) отменяется с даты издания нового приказа.
5.10. Если приказ отменяет ранее изданный документ с момента издания, то один из пунктов распорядительной части текста должен начинаться словами «Отменить…» и указываться дата, номер и заголовок ранее изданного документа.
5.11. Если приказ предполагается ввести в действие не с момента его издания, необходимо указать срок введения его в действие. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.
5.13. Приказы подписываются только директором общеобразовательной организации или работником, исполняющим его обязанности.
5.14. Ответственность за обеспечение своевременной и качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными работниками и организациями несут авторы проекта приказа.
5.15. Регистрационные номера присваиваются приказам по порядку номеров в пределах календарного года.
5.16. Дата регистрации приказа является датой его подписания.
6.1. Правила — нормативный акт, определяющий порядок какого-либо вида деятельности, устанавливающий или запрещающий определенное поведение.
6.2. Положение — нормативный акт, детально регламентирующий правовой статус, порядок организации и процедуру какого-либо вида деятельности.
6.3. Инструкция — нормативный акт, издаваемый в целях разъяснения и определения порядка применения соответствующего нормативного акта либо с целью указания норм о способах выполнения определенных операций (действий).
6.4. Правила, положения, инструкции принимаются (в зависимости от вида документа) на Управляющем совете, заседаниях Профсоюзного комитета школы и утверждаются директором.
6.5. Порядок подготовки проектов правил, положения, инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов приказов общеобразовательной организации.
6.6. Текст проекта положения, правил, инструкции печатается на чистом листе бумаги формата А4.
6.7. Отличительными характеристиками текстов правил, положения, инструкции являются:
- точность применяемых формулировок без использования слов и понятий, имеющих множественный смысл;
- использование коротких предложений, общепринятых выражений и связок, при необходимости — предварительное определение используемых понятий, сокращений, аббревиатур;
- описание всех возможных вариантов событий и соответствующих им вариантов действий, т.е. полнота представления информации;
- структурированность текста с целью достижения наилучшей последовательности изложения материала;
- минимизация текста с помощью применения обобщений (обзоров предполагаемых действий) и применение перечислений (задач, этапов, условий и т.д.).
6.8. В зависимости от сложности и объема разрабатываемых правил, положения, инструкции — текст документа делится на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Нумерация производится арабскими цифрами.
7.1. Протокол — документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
7.2. Протокол заседания (совещания) — (далее — протокол) оформляется на чистом листе бумаги формата А4.
7.3. Реквизит — «текст документа». Реквизит состоит из двух частей: вводной и основной.
7.4. Во вводной части указываются инициалы, фамилии и должности председательствующего, секретаря, присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание).
7.5. Вводная часть протокола заканчивается перечнем рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы формулируются с предлогом «О» («Об»), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.
7.6. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих рассматриваемым вопросам и их нумерации.
7.7. Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).
7.8. Протокол подписывается лицом, председательствовавшим на заседании (совещании), и секретарём заседания (совещания).
7.9. При отсутствии секретаря заседания, в том числе при проведении оперативных совещаний, допускается подписание протокола только председательствующим.
7.10. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее трех дней со дня заседания. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются должностным лицом ответственным за подготовку.
7.11. Дата протокола должна соответствовать дню проведения совещания (заседания).
7.12. Копии протоколов рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки, который составляет секретарь заседания (совещания).
8.1. План — документ, устанавливающий перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, объем, сроки, ответственных исполнителей.
8.2. План оформляется на листе бумаги формата А4 с использованием следующих реквизитов:
- наименование школы;
- гриф утверждения документа;
- дата документа;
- регистрационный номер документа;
- наименование вида документа;
- заголовок к тексту;
- текст документа;
- наименование должности;
- подпись.
8.3. Реквизит — «текст документа» оформляется в виде таблицы с графами:
- номер пункта плана;
- наименование мероприятия;
- срок исполнения;
- исполнитель;
- примечание.
9.1. Отчет — документ, содержащий сведения о результатах деятельности за определенный период времени, выполнении мероприятий, поручений, заданий, планов.
9.2. Отчеты, предоставляемые в органы государственной власти (в том числе в органы государственной статистики) и имеющие установленную правовыми актами государственных органов форму, создаются по установленной государственными органами форме и в определённом ими порядке.
9.3. Отчёты, предоставляемые сотрудниками школы в ходе внутреннего взаимодействия, создаются по правилам, установленным для создания служебных записок.
9.4. Отчеты оформляются на листе бумаги формата А4 с использованием следующих реквизитов:
- наименование школы;
- дата документа;
- регистрационный номер документа;
- наименование вида документа;
- заголовок к тексту;
- текст документа;
- отметка о приложении (при наличии);
- наименование должности;
- подпись.
9.5. В тексте отчёта в обязательном порядке должно содержаться указ на деятельность, мероприятие, выданное поручение, задание, пункт плана, подлежащий выполнению, и результат о выполнении, в том числе с указанием на соблюдение или нарушение исполнительской дисциплины, установленных сроков исполнения и надлежащее предоставление информации, необходимых материалов (проектов документов) соисполнителями (при участии нескольких исполнителей).
Некоторые упомянутые нами документы являются нормативными, то есть обязательными для всех, а некоторые являются методическими, носят рекомендательный характер. В статье мы не будем акцентировать особое внимание на том, что положения одного документа соблюдать нужно обязательно, а другого – нет. Ограничимся лишь основными соответствующими пометками. В делопроизводстве все взаимосвязано, и в конечном итоге выполнять только обязательные предписания не получится. Приведем пример: для обычной коммерческой организации обязательно выполнять только положения документов по архивному делу. ГОСТы, Примерная инструкция по делопроизводству и весь остальной пул документов носят рекомендательный или вовсе справочный характер. Однако невозможно правильно архивировать документы, игнорируя процессы документирования и документооборота. Для хранения нам нужно знать вид и разновидность документа (это документирование), а также вовремя получить его в архив (это документооборот). Вот и получается, что разделение на обязательные и необязательные регламентирующие документы в делопроизводстве – условное. Знать и выполнять приходится все.
- Деловое письмо в 2020 году: как создавать, согласовывать и хранить
- Как в 2020 году создавать, согласовывать и хранить документы: акт
- Как в 2020 году создавать, согласовывать и хранить документы: инструкция
- Как закрыть делопроизводственный год
Изначально планировалось ввести стандарт в действие 08.12.2016. Но Приказ Росстандарта № 435-ст от 25.05.2017 отсрочил внедрение на полтора года.
Стандарт распространяется на всю организационно-распорядительную документацию как в бумажной, так и в электронной форме, хотя и является добровольным к исполнению.
Ссылается новый государственный стандарт на два уже известных документа: ГОСТ «Делопроизводство и архивное дело» (Р 7.0.8 от 17.10.2013) и «Управление документами» (Р ИСО 15489-1).
Кроме непосредственно обновленных правил работы с документацией, он содержит приложения с формами бланков и схемами расположения реквизитов.
Делопроизводство в школе
Новый стандарт устанавливает ряд новых требований к документообороту, отличающихся от тех, что были приведены в старом. К наиболее важным относятся:
- Правила создания и оформления документации. Здесь рассматривают такие вопросы, как шрифты и гарнитуры, абзацные отступы и интервалы, поля и форматирование.
- Инструкция по заверению копий документов. Обязательная надпись расширилась.
- Система оформления реквизитов. Изменились привычные, появились новые и исключены некоторые старые.
Почти весь документооборот теперь ведется на компьютере. Было решено, что правила их стилевого оформления необходимо зарегламентировать. Теперь допустимо печатать документ с двух сторон листа. Сейчас поля в документе по госту 2020 оформляют по новым правилам: следует проставить одинаковые размеры для левого поля лицевой страницы и правого оборотной (п. 3.2 ГОСТ).
Но новому регламенту отдается предпочтение свободно распространяемым бесплатным шрифтам размера 12–14. Ранее в ГОСТе в п. 3.3 были указаны конкретные шрифты: Times New Roman, Calibri, Arial, Verdana, но в редакции от 14.05.2018 наименования шрифтов убраны.
Уменьшать их разрешено в таблицах для экономии места. А интервал используют как полуторный, так и одинарный. Рекомендованный абзацный отступ — 1,25 см.
И последнее требование — к длине строки. При книжной ориентации она не превышает 7,5 см, при альбомной — 12 см (п. 3.5 ГОСТ).
Изменились правила заверения копий. Первая часть заверяющей надписи осталась прежней. Она состоит из слова «Верно», Ф.И.О., должности и подписи лица, уполномоченного на ее проставление, и даты.
Если копию предстоит передать в другую организацию, необходимо дать ссылку на подлинник. Необходимо написать, в какой организации он находится и в каком деле хранится. Последний обязательный реквизит — печать компании.
Еще одно важное новшество, включенные в новые требования к делопроизводству 2020, — отметка об электронной подписи. Во времена принятия предыдущего стандарта их еще не использовали. А теперь стоит запомнить состав такой отметки:
- надпись «Документ подписан электронной подписью»;
- номер сертификата ключа;
- Ф.И.О. его владельца;
- срок его действия.
Возможно присутствие герба Российской Федерации, эмблемы органа власти или эмблемы организации.
Отныне бумаги содержат наименование должности лица структурного подразделения автора документа. При необходимости в правом верхнем углу допускается присутствие ограничительного грифа. А вот идентификатора электронной копии в них больше нет.
Примечательное обновление: при оформлении графы «Адресат» инициалы теперь должны стоять строго после фамилии. То же самое применимо к отметке об утверждении. Но в подписи их по-прежнему размещают перед фамилией.
Что такое делопроизводство и документооборот (2020)? Учебное пособие, равно как и современный экономический словарь, определяет документооборот как движение документов между их составителями и исполнителями по информационным технологическим цепочкам, дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятые решения, осуществлять учет и контроль. В свою очередь делопроизводство — это мероприятия по ведению, обновлению и контролю за документацией.
Поскольку значение информации в современном мире и бизнесе трудно переоценить, делопроизводству и документообороту организации отводится важная роль. Зачастую от четкости и ясности формулировок, скорости прохождения бумаг зависит правильность принятия решений и конечный результат.
Выделяют три вида документопотока:
- входящий (поступающий в организацию);
- исходящий (направленный из организации);
- внутренний (документация, создаваемая и используемая работниками в управленческом процессе).
Работа с документами в организации делится на этапы.
Для входящих:
- прием и первичная обработка;
- предварительное рассмотрение делопроизводителем;
- регистрация;
- рассмотрение руководством организации и направление на исполнение;
- обработка, исполнение, подготовка ответов;
- контроль исполнения.
Для исходящих:
- разработка, оформление;
- регистрация;
- отправка.
Для внутренних:
- разработка, оформление;
- регистрация;
- обработка, исполнение, подготовка ответов;
- контроль исполнения.
Для всех:
- учет и анализ объемов документооборота;
- хранение.
Скорость прохождения этапов напрямую зависит от правильности оформления бумаг, а также от утвержденных в организации норм документооборота. Образец положения о документообороте в организации (2020) можно скачать ниже.
В целях установления единого порядка работы с документами в Министерстве просвещения Российской Федерации и в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477, Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. № 76, приказываю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Министерстве просвещения Российской Федерации (далее — Инструкция).
2. Возложить на Департамент управления делами (Кравчук В.В.):
методическое руководство организацией делопроизводства в Министерстве просвещения Российской Федерации (далее — Минпросвещения России);
координацию работы структурных подразделений Минпросвещения России по вопросам ведения делопроизводства;
осуществление периодических проверок выполнения требований Инструкции в структурных подразделениях Минпросвещения России.
3. Руководителям структурных подразделений организовать изучение настоящей Инструкции работниками Минпросвещения России и обеспечить строгое соблюдение ее требований.
4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на статс-секретаря — заместителя Министра Зеньковича П.С.
| Министр | О.Ю. Васильева |
3.1.1. Минпросвещения России создает документы на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм) либо в виде электронных документов с соблюдением установленных Инструкцией правил оформления.
3.1.2. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм — левое, 10 мм — правое, 20 мм — верхнее и 20 мм — нижнее.
3.1.3. При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют арабскими цифрами.
Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа и печатаются шрифтом № 12 без дополнительных символов. Номер на первой странице не ставится.
3.1.4. В нижнем колонтитуле каждой страницы документа проставляется название файла с указанием индекса структурного подразделения, в котором подготовлен документ. Реквизит печатается шрифтом размером № 8.
Данный реквизит не оформляется в письмах, адресованных зарубежному адресату (приложение № 39 к настоящей Инструкции).
3.1.5. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор с использованием шрифта размером № 14. При составлении таблиц допускается использовать бумагу формата A3 (297 х 420 мм), а также размеры шрифта №№ 10-12.
Текст документа печатается через 1,5 межстрочный интервал без переносов. Если последняя страница документа состоит менее чем из пяти строк, допускается печатать текст через меньший межстрочный интервал.
В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты.
Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа).
Абзацный отступ текста документа — 1,25 см.
Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста. Интервал между словами — один пробел. Интервал между буквами в словах — обычный. Заголовок, состоящий из нескольких строк, печатается через 1 интервал. Точка в конце заголовка не ставится. Текст печатается на расстоянии 2-3 интервалов от заголовка в установленных границах полей.
3.1.6. Размер шрифта для реквизитов документа должен быть не менее 4,5 мм, что соответствует 12 пт. При составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров.
Длина самой длинной строчки реквизита при угловом расположении реквизитов — не более 7,5 см.
Длина самой длинной строчки реквизита при продольном расположении реквизитов — не более 12 см.
Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом.
3.1.7. Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, оформляются без бланка на стандартных листах бумаги.
3.1.8. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота Минпросвещения России. При создании электронных документов в системе электронного документооборота используются электронные шаблоны документов.
Минпросвещения России разрабатывает и утверждает альбом шаблонов (унифицированных форм) бланков создаваемых документов. Образцы бланков и электронные шаблоны документов утверждаются приказом Министра просвещения Российской Федерации.
Проекты организационно-распорядительных документов Минпросвещения России создаются с использованием системы электронного документооборота.
Регистрация документов в Минпросвещения России выполняется с использованием ЕСЭД.
3.2.1. Минпросвещения России использует бланки документов, изготовленные на бумажном носителе (бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, изготовленные полиграфическими предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для качественного изготовления указанного вида продукции) и/или электронные шаблоны бланков. Бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта.
Бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливаются на основании макетов бланков, утверждаемых приказом Минпросвещения России.
Бланки документов изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов.
Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений.
3.2.2. Бланки документов оформляются в соответствии с приложением № 1 к настоящей Инструкции. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.
В зависимости от расположения реквизитов устанавливается два варианта бланков — угловой (рисунок Б.1) и продольный (рисунок Б.2).
Реквизиты 01, 02, 03 располагаются на верхнем поле документа над реквизитом 08 посередине зоны, занятой этим реквизитом.
Реквизит 03 может располагаться слева на уровне реквизита 08.
Реквизиты 06, 08, 10, 11, 12, 15, ограничительные отметки для реквизитов 07, 09, 16 в пределах границ зон расположения реквизитов размещаются одним из способов:
центрованным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);
флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
3.2.3. В Минпросвещения России используются следующие виды бланков документов:
бланк приказа;
бланк распоряжения;
бланк поручения;
бланки протоколов;
общий бланк Минпросвещения России;
бланки писем должностных лиц Минпросвещения России (Министра, первого заместителя Министра, статс-секретаря — заместителя Министра, заместителя Министра);
бланки структурных подразделений Минпросвещения России;
бланк указания по исполнению (резолюция).
3.2.4. Подлежат нумерации бланки:
общий бланк письма Минпросвещения России (синего цвета);
бланки писем должностных лиц Минпросвещения России (Министра, первого заместителя Министра, статс-секретаря — заместителя Министра, заместителя Министра) (синего цвета).
Не подлежат нумерации следующие бланки:
бланк структурного подразделения (черно-белого цвета);
бланк приказа (черно-белого цвета);
бланк распоряжения (черно-белого цвета);
бланк поручения (черно-белого цвета);
бланк протокола (черно-белого цвета);
бланк указания по исполнению (резолюции) (черно-белого цвета).
3.2.5. В целях обеспечения порядка использования номерных бланков Минпросвещения России ведет их учет. Порядок изготовления, учета, выдачи, возврата и уничтожения номерных бланков в структурных подразделениях Минпросвещения России указан в разделе VII настоящей Инструкции.
3.2.6. При использовании общего бланка на нем указываются следующие реквизиты:
Государственный герб Российской Федерации;
наименование Минпросвещения России;
место составления (издания) документа;
отметки для проставления даты и регистрационного номера.
Общий бланк Минпросвещения России используется для изготовления любых видов документов, кроме делового (служебного) письма.
3.2.7. Для бланка приказа (распоряжения, поручения, протокола) Минпросвещения России:
Государственный герб Российской Федерации;
наименование Минпросвещения России;
наименование вида документа;
место составления (издания) документа,
отметки для проставления даты и регистрационного номера документа.
3.2.8. Для бланка письма Минпросвещения России:
Государственный герб Российской Федерации;
наименование Минпросвещения России;
справочные данные о Минпросвещения России;
отметки для проставления даты и регистрационного номера документа;
отметки для ссылки на регистрационный номер и дату входящего документа.
3.2.9. Для бланка письма должностного лица Минпросвещения России (Министра, первого заместителя Министра, статс-секретаря — заместителя Министра, заместителя Министра):
Государственный герб Российской Федерации;
наименование Минпросвещения России;
должность лица, подписавшего документ;
справочные данные о Минпросвещения России (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты и другие сведения);
отметки для проставления даты и регистрационного номера;
отметки для ссылки на регистрационный номер и дату входящего документа.
3.2.10. Для бланка письма структурного подразделения Минпросвещения России:
Государственный герб Российской Федерации;
наименование Минпросвещения России;
наименование структурного подразделения Минпросвещения России;
справочные данные о структурном подразделении Минпросвещения России;
отметки для проставления даты и регистрационного номера;
отметки для ссылки на регистрационный номер и дату входящего документа.
3.3.1. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности Минпросвещения России, являются:
а) Государственный герб Российской Федерации;
б) наименование федерального органа исполнительной власти;
в) наименование структурного подразделения федерального органа исполнительной власти;
г) наименование должности;
д) справочные данные о федеральном органе исполнительной власти;
е) наименование вида документа;
ж) дата документа;
з) регистрационный номер документа;
и) ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа;
к) место составления (издания) документа;
л) гриф ограничения доступа к документу;
м) адресат;
н) гриф утверждения документа;
о) указания по исполнению документа (резолюция);
п) заголовок к тексту;
р) текст документа;
с) отметка о контроле;
т) отметка о приложении;
у) подпись;
ф) отметка об электронной подписи;
х) гриф согласования документа;
ц) виза;
ч) печать;
ш) отметка о заверении копии;
щ) отметка об исполнителе;
э) отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
ю) отметка о поступлении документа;
я) ссылка на документ.
3.3.2. Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.
3.3.3. Кроме перечисленных реквизитов, в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например; отметки «Срочно», «Оперативно», «Подлежит возврату» и др.
3.3.4. Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением реквизита «Государственный герб Российской Федерации».
3.3.5. Согласование документа в Минпросвещения России оформляется визой уполномоченного должностного лица. Согласование документа, созданного в Минпросвещения России совместно с другими органами государственной власти и организациями, оформляется листом согласования, протоколом или письмом о согласовании.
Требования к оформлению реквизитов приведены в приложении № 21 к настоящей Инструкции.
В помощь педагогу: инструкция по делопроизводству (выдержки)
В процессе деятельности Минпросвещения России создается комплекс организационно-распорядительных документов: приказы, положения, правила, инструкции, регламенты, распоряжения, поручения, протоколы заседаний (коллегии Минпросвещения России, совещательных, координационных, экспертных и др. органов Минпросвещения России, акты, аналитические справки, докладные и служебные записки, договоры (контракты, соглашения), деловая (служебная) переписка и другие).
Нормативные правовые акты Минпросвещения России издаются на основе и во исполнение федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, по инициативе федеральных органов исполнительной власти в пределах их компетенции.
Нормативные правовые акты Минпросвещения России издаются в виде приказов, распоряжений, правил, инструкций, положений или ином установленном законом Российской Федерации виде.
Подготовка нормативных правовых актов в Минпросвещения России осуществляется в соответствии с Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009.
Правовые акты, имеющие ненормативный характер, являющиеся индивидуальными правовыми актами, а также оформляющие решения персонального характера (кадровые приказы), решения по оперативным, организационным и другим вопросам работы Минпросвещения России и рассчитанные на разовое выполнение, издаются Минпросвещения России в виде приказов и распоряжений.
Приказы и распоряжения Минпросвещения России издаются Министром или лицом, его замещающим, или заместителями Министра по вопросам их компетенции.
Распоряжениями оформляются решения по организационным и другим вопросам деятельности Минпросвещения России, рассчитанные на разовое исполнение.
Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в протоколах коллегии Минпросвещения России, координационных и совещательных органов, иных заседаний и совещаний.
Взаимные обязательства Минпросвещения России с его контрагентами и их регулирование оформляются в виде договоров, соглашений, контрактов, протоколов и других документов.
В зависимости от конкретных задач управления в деятельности Минпросвещения России создаются другие виды документов: планы, прогнозы, программы, отчеты и др.
В установленных законодательством случаях в Минпросвещения России могут издаваться акты совместно с другими органами власти по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию обеих сторон. Такие акты оформляются и публикуются как единый документ (приказ, протокол, положение и др.).
Состав электронных документов, создаваемых в Минпросвещения России, устанавливается на основе Перечня документов, создание, хранение и использование которых осуществляются исключительно в форме электронных документов при организации внутренней деятельности федерального органа исполнительной власти, утверждаемого руководителем федерального органа исполнительной власти по согласованию с Федеральным архивным агентством1.
Настоящая Инструкция устанавливает следующие требования к подготовке отдельных видов документов Минпросвещения России.
3.8.3.1. Минпросвещения России в своей деятельности использует следующие основные виды протоколов:
протокол заседания коллегии Минпросвещения России;
протокол оперативного совещания у Министра;
протокол совещания у Министра;
протокол совещания у заместителя Министра;
протоколы заседаний (совещаний) структурных подразделений Минпросвещения России;
протоколы совместных заседаний;
протоколы технических, экспертных советов и другие.
3.8.3.2. Протоколы совещаний (заседаний) составляются на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений.
3.8.3.3. Сбор материалов (справки, доклады и др. документы), ведение записи во время заседания (совещания) и подготовка текста протокола возлагаются на секретаря заседания коллегии Минпросвещения России, секретариат заместителя Министра или сотрудника структурного подразделения Минпросвещения России, ответственного за подготовку и проведение совещания.
Материалы к обсуждению представляются структурными подразделениями Минпросвещения России и другими организациями, на которые возложена их подготовка, не позднее срока, определенного руководством Минпросвещения России, проводящим заседание (совещание).
Справки и иные материалы, подготовленные к заседанию (совещанию), подписываются руководителями структурных подразделений-исполнителей Минпросвещения России.
3.8.3.4. Порядок подготовки заседаний коллегии Минпросвещения России и протоколов определяется приказом Министерства просвещения Российской Федерации.
3.8.3.5. Протокол заседания коллегии Минпросвещения России оформляется служащим структурного подразделения Минпросвещения России, ответственного за подготовку материалов по рассматриваемому вопросу, совместно с Департаментом государственной службы и кадров.
Протокол оперативного совещания у Министра оформляется служащим Департамента государственной службы и кадров.
Протокол совещания у Министра оформляется служащим Департамента управления делами.
Протокол совещания у заместителя Министра оформляется служащим структурного подразделения, ответственным за подготовку и проведение совещания, совместно со служащим секретариата заместителя Министра.
Оформление протокола должно быть завершено в течение 7 дней (10 дней — заседания коллегии) после проведения заседания.
Протокол визируется руководством структурного подразделения Минпросвещения России, ответственного за его подготовку.
Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем.
3.8.3.6. На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования».
3.8.3.7. Регистрация протоколов заседаний (совещаний) Минпросвещения России осуществляется:
Департаментом государственной службы и кадров — протоколов заседаний коллегии Минпросвещения России, оперативных совещаний у Министра;
Департаментом управления делами — протоколов совещаний у Министра просвещения Российской Федерации;
секретариатом заместителя Министра — протоколов совещаний у заместителя Министра;
секретариатом структурного подразделения Минпросвещения России — протоколов заседаний (совещаний) структурных подразделений Минпросвещения России.
3.8.3.8. Протоколу заседания (совещания) присваивается порядковый номер с использованием ЕСЭД в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протокол заседания коллегии Минпросвещения России, протокол оперативного совещания у Министра, протокол совещания у Министра, протокол совещания у заместителя Министра, протокол заседания (совещания) структурного подразделения Минпросвещения России; протокол совместного заседания; протокол технических, экспертных советов и другие.
3.8.3.9. Порядковый номер протокола заседаний коллегии Минпросвещения России, оперативных совещаний у Министра присваивается при его регистрации в ЕСЭД Департаментом государственной службы и кадров после подписания Министром.
Порядковый номер протокола совещания у Министра присваивается при его регистрации в ЕСЭД Департаментом управления делами после его подписания Министром.
Порядковый номер протокола совещания у заместителя Министра, протокола совместных заседаний присваивается при его регистрации в ЕСЭД секретариатом заместителя Министра после его подписания заместителем Министра.
Порядковый номер протоколов заседаний (совещаний) структурных подразделений Минпросвещения России, протоколов совместных заседаний, протоколов технических, экспертных и других советов присваивается при их регистрации в ЕСЭД секретариатом структурного подразделения Минпросвещения России после подписания руководством структурного подразделения.
3.8.3.10. Номера протоколов заседаний или совещаний состоят из порядкового номера.
К номерам протоколов заседаний или совещаний могут прибавляться буквенные коды в соответствии с системой регистрации, принятой в Минпросвещения России, в секретариате заместителя Министра или структурного подразделения Минпросвещения России.
Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.
Датой протокола является дата заседания (совещания).
3.8.3.11. Подлинники протоколов заседания коллегии Минпросвещения России, протоколов оперативного совещани�� у Министра с соответствующими визами должностных лиц передаются в Департамент государственной службы и кадров для формирования в дело, хранения и передачи в архив в установленном порядке.
3.8.5.1. В Минпросвещения России имеются следующие виды записок, создаваемые в Минпросвещения России и используемые для информационного обмена между структурными подразделениями, должностными лицами, служащими: аналитические, докладные, служебные, объяснительные и другие.
3.8.5.2. Сроки подготовки записок устанавливаются нормативными правовыми актами, указаниями руководства Минпросвещения России по исполнению документов или руководством структурного подразделения.
Срок подготовки инициативных записок определяется руководством структурного подразделения Минпросвещения России.
3.8.5.3. Тексты записок должны точно соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, указаниям руководства Минпросвещения России по исполнению документа или поручениям руководства структурного подразделения.
Записки, как правило, готовятся в двух экземплярах. Первый экземпляр для отправки адресату, а второй — визовой, который хранится в деле структурного подразделения-исполнителя Минпросвещения России, секретариата заместителя Министра просвещения Российской Федерации.
3.8.5.4. Записки составляются, как правило, в электронной форме. Записки, содержащие кадровые или личные вопросы служащих, — на бумажном носителе.
Проект записки визируется, как правило, в электронном виде исполнителем, которому поручено исполнение в рамках задания или поручения, а также в порядке инициативы, и руководством Департамента.
Все визы должны быть расшифрованы с указанием фамилии и инициалов.
3.8.5.5. Требования к оформлению записки Минпросвещения России приведены в приложении № 29 к настоящей Инструкции.
<*> Примерная инструкция по делопроизводству в государственных органах управления образованием субъектов Российской Федерации разработана Управлением делами Министерства образования Российской Федерации (главный специалист Калашник В.А.), Комитетом по образованию г. Санкт-Петербурга (начальник Управления кадров и госслужбы Т.Н. Филиппова).
Консультанты: заместитель Управляющего делами Минобразования России Н.А. Волков, начальник отдела Росархива В.А. Танонин, заместитель директора ВНИИДАД (Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела) В.Д. Банасюкевич.
2.2.1. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции органов управления образованием.
В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.
В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.
Положения, правила и инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем; утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении. Решение о порядке принятия положений, правил и инструкций находится в ведении органа управления образованием.
2.2.2. Порядок подготовки проекта положения, правил и инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.
2.2.3. Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на бланке органа управления образованием.
Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается».
Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос «О чем?», заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос «Кому?» (должностная инструкция главному специалисту) (Приложение 22).
Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.
Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.
Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.
Пример Инструкции по делопроизводству учреждения образования
2.4.1. Служебные письма государственных органов управления образованием готовятся:
— как ответы о выполнении поручений Министерства образования Российской Федерации;
— исполнение поручений администрации исполнительных органов субъектов Российской Федерации;
— как ответы на запросы различных организаций и частных лиц;
— как инициативные письма.
2.4.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.
Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.
2.4.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4 или А5.
При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами.
Текст служебного письма должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.
2.4.4. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа. Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: «Прошу…», «Направляю…».
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
2.4.5. Дата письма — дата принятия решения, зафиксированного в тексте. Датой письма является дата его подписания.
Право подписи служебных писем устанавливается в положении, в том числе в положениях о структурных подразделениях и должностных инструкциях; в названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц.
3.1.1. Документы органа управления образованием оформляются на бланках и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения (Приложения 2, 3).
Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм).
Нормативные правовые акты, распорядительные документы и письма органа управления образованием оформляются на бланках в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
3.1.2. В органах управления образованием применяются следующие бланки:
Общий бланк — с указанием наименования государственного органа управления образованием (Приложение 4).
Общий бланк используется для изготовления любых документов, кроме писем.
Бланк письма — с указанием наименования органа управления образованием, справочных данных (Приложение 5).
Состав видов бланков, применяемых в органах управления образованием, утверждается руководителем.
При подготовке организационно-распорядительных документов работники органов управления образованием обязаны соблюдать правила оформления реквизитов, изложенные ниже.
3.2.1. Заголовок к тексту документа.
Заголовок к тексту документа должен быть кратким и точно передавать смысл текста, отвечать на вопрос «О чем?»: «О выделении…», «Об изменении…» и т.д.
Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок не составляется.
3.2.2. Дата документа.
Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) — дата утверждения.
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
Документы, изданные совместно с другими организациями, должны иметь одну (единую) дату.
Способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты (29 апреля 2001 г.), а в остальных случаях — цифровой в следующей последовательности: дата, месяц, год (29.04.2001).
3.2.3. Подпись документа.
Документы, направляемые в вышестоящие организации, федеральные органы представительной и судебной власти, подписываются руководителем.
Документы, направляемые подчиненным, сторонним организациям и гражданам, подписываются руководителем, его заместителями или руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.
В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: «и.о.», «зам.»). Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.
3.2.4. Адресование документа.
Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным лицам.
При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.
4.1.1. Движение документов в органах управления образованием с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образуют документооборот.
4.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в органах управления образованием, регламентируются инструкцией по делопроизводству, табелем унифицированных форм документов, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями их работникам.
4.1.3. При применении в органах управления образованием электронного документооборота управлением делами (общим отделом) совместно со службой автоматизации разрабатываются маршруты движения документов. Использование маршрутов позволяет определить последовательность операций, производимых с документом, и путь его движения уже на начальном этапе подготовки проекта или при поступлении документа в орган управления образованием.
Минский городской методический портал
(по желанию) Первые 6 месяцев после выхода ГОСТ сотрудникам службы делопроизводства нужно быть особенно бдительными: редактировать и править документы, пока нововведения в оформлении документов не закрепятся. Чтобы немного облегчить работу делопроизводителей, которая им предстоит в связи с выходом нового ГОСТ, мы разработали Инструкцию по делопроизводству по новому ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Организация документооборота относится всецело к зоне ответственности службы делопроизводства, причем она может иметь различные названия в зависимости от возложенных функций, размера организации и субъективных предпочтений руководства – общий отдел, канцелярия, управление делами и др., в маленькой фирме чаще всего выполнение всей работы делегируется секретарю. Прежде всего требуется определиться в отношении единых правил работы с документами. Лучше всего закрепить их в инструкции по делопроизводству.
Необходимо учитывать, что в современном делопроизводстве очень многое определяет непосредственно сама организация, поскольку часто нормативные акты приводят лишь рекомендации. Для выполнения намеченного службе делопроизводства потребуется разработать два основных документа: инструкцию по делопроизводству, которая закрепляет принятые внутри организации правила работы с документами
Запрашивать документы для проверки вправе инспекторы ГИТ, проверяющие из прокуратуры, представители Пенсионного фонда…О том, что чаще всего проверяет Роспотребнадзор в 2020 году, читайте в нашем материале. Отсутствие даже одного обязательного документа порождает серьезные проблемы. Отвечать за это может как работодатель, так и должностное лицо, в обязанности которого входит кадровый учет в организации: документы кадрового учета всегда должны быть в порядке, этим определяется качество работы с персоналом. Убедитесь, что в компании есть все обязательные документы, предусмотренные трудовым законодательством.
Вид документа
|
Назначение
|
Норма, предусматривающая его наличие
|
||||||||||||||||||||
|
Правила внутреннего трудового распорядка |
Закрепляют порядок трудоустройства и увольнения работников, режим работы и отдыха, применяемые дисциплинарные меры, права и обязанности сторон и т.д. |
ст. 189 ТК РФ |
||||||||||||||||||||
|
График отпусков |
Устанавливает сроки предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков |
ст. 123 ТК РФ |
||||||||||||||||||||
|
Штатное расписание |
Закрепляет структуру, численность и состав персонала, названия должностей |
ст. 57 ТК РФ |
||||||||||||||||||||
|
Журнал инструктажа по охране труда |
Подтверждает, что работники успешно прошли обучение по охране труда |
ст. 212 ТК РФ |
||||||||||||||||||||
|
Инструкции по охране труда |
Устанавливают нормы безопасного поведения на рабочих местах |
ст. 212 ТК РФ |
||||||||||||||||||||
|
Табель учета рабочего времени |
Фиксирует фактически отработанное сотрудниками время и служит основанием для начисления зарплаты |
Постановление Госкомстата России №1 от 5.01.2004 |
||||||||||||||||||||
|
Положение о персональных данных работников |
Регламентирует состав, порядок обработки и хранения персональных данных, условия их передачи третьим лицам, получение согласия на обработку |
ст. 88 ТК РФ |
||||||||||||||||||||
|
Положение об оплате труда и премировании |
Закрепляет выбранную работодателем систему оплаты труда (в том числе сверхурочного) и поощрения сотрудников |
ст. 135 ТК РФ
Некоторые кадровые документы носят рекомендательный характер. Это значит, что за их отсутствие работодателя не оштрафуют, но эффективность работы с персоналом может пострадать. Данная категория представлена коллективным договором, положениями об аттестации и профессиональной переподготовке сотрудников, правилами работы с архивом, документами индивидуального характера: анкетами, заполненными в процессе трудоустройства, заявлениями работников, распоряжениями о предоставлении материальной помощи и т.д. Оформляйте их по мере необходимости.
Новая инструкция по делопроизводству 2021 должна содержать примеры использования этикетных фраз, употребляемых в обращении и в заключении. Включите в инструкцию примеры, которые приведены в новом ГОСТе как варианты возможных обращений к физическим и должностным лицам. Действует новый национальный стандарт на оформление документов ГОСТ Р 7.0.97-2021. О публикованы Методические рекомендации по применению ГОСТа органами государственной власти и государственными организациями, а также организациями различных организационно-правовых форм и форм собственности. 1. Нормативно-правовая база организации делопроизводства в РФ. Новое в законодательстве. Приказ Росархива от 11 апреля 2021 г. №44 «Об утверждении примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях». Основные положения и требования, новшества Инструкции, обязательность использования. Требования ГОСТ Р 57551-2021 «Информация и документация. Оценка рисков для документных процессов и систем». ГОСТ Р 7.0.101-2021 Информация и документация. Система управления документами. Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления . ГОСТ Р ИСО 15489-1-2021 Управление документами (вступает в действие с 1 января 2021 года). Что меняется в организации делопроизводства? Какие новшества несут принятые документы и для каких предприятий являются обязательными к исполнению? Как организовать работу службы ДОУ и построить правильный документооборот? Что нужно учесть в обязательном порядке и как расставить приоритеты в своей работе ? В настоящее время нет специальных правил, которые бы регулировали внеплановые отпуска. Оформляться они должны по общему правилу. Поэтому, если работник, который может уйти отдыхать в любой момент, принесет заявление не в установленный срок, то работодатель нарушит требования законодательства. Хотя и не по своей вине. Электронный документооборот с сотрудниками. Уже с 2021 года планируется разрешить персоналу направлять заявления работодателю в электронном виде. На сегодняшний день такая возможность дана лишь дистанционным сотрудникам (ст. 312.2 ТК РФ). Законопроект № 736455-7 предполагает внесение в Кодекс новых статей (15.1-15.3). Этот же законопроект разрешает оформлять отпуска сотрудникам по их просьбе с перечислением отпускных вне установленных сроков. Так, если заявление от сотрудника поступило менее чем за 3 дня до его начала, то перечисление отпускных производится не позднее 3-х дней с момента его подачи. Также ужесточились требования к СЭД:
В декабре 2021 года в Москве проходил семинар по делопроизводству «Современные технологии документационного обеспечения управления». На этом семинаре обсуждались актуальные вопросы делопроизводства:
Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в установленном порядке в информационных системах в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе. Последующее утверждение единых форм бланков для каждого вида документа, основанных на регламенте ГОСТа позволит сэкономить время, существенно снизить трудозатраты и выделить только основную суть в обращении. Правила, приведенные в обусловленном ГОСТе, ориентированы преимущественно на компании и носят рекомендательный характер, то есть контрагенты могут отступать от таковых, не боясь привлечения к ответственности. Почти вся работа с документацией ведется на компьютере. Поэтому неудивительно, что правила их стилевого оформления решено зарегламентировать. Теперь допустимо печатать документ с двух сторон листа. Однако следует проставить одинаковые размеры для левого поля лицевой страницы и правого оборотной. Если копию предстоит передать в другую организацию, необходимо дать ссылку на подлинник. Нужно написать, в какой организации он находится и в каком деле хранится. Последний обязательный реквизит 1 печать компании. МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПИСЬМО от 20 декабря 2000 года N 03-51/64 [О Методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях]
1.1. Настоящие Методические рекомендации составлены в целях рациональной организации документационного обеспечения деятельности общеобразовательного учреждения (лицей, гимназия, школа), а также строгого соблюдения действующих нормативных документов в сфере документации и информации. 1.2. Ответственность за организацию делопроизводства, своевременное и качественное исполнение документов и их сохранность возлагается на руководителя общеобразовательного учреждения. 1.3. Непосредственное ведение делопроизводства в общеобразовательном учреждении возлагается на зав. канцелярией (секретаря), сотрудника, назначенного ответственным за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству. 2.1. При подготовке, согласовании, подписании и утверждении документов, образующихся в результате деятельности общеобразовательного учреждения, необходимо соблюдать требования, обеспечивающие юридическую силу документов и возможность их обработки с использованием средств электронно-вычислительной техники. Делопроизводство в школе 2021 образцы документов4.1. Ответственность за своевременное и качественное исполнение документов несут руководитель общеобразовательного учреждения, зав. канцелярией, секретариатом. 4.2. При регистрации заполняется регистрационно-контрольная карточка (РКК). При журнальной регистрации рекомендуется заводить контрольные карточки по типу РКК для документов, находящихся на контроле. На контрольной карточке в графе «Срок исполнения» проставляется соответствующая дата. Карточки располагаются в контрольной картотеке по исполнителям, по срокам исполнения и т.д. 4.3. Вся поступающая в общеобразовательное учреждение документация исполняется в соответствии с теми сроками, которые указаны в резолюции руководителя. Если срок не указан, то документ должен быть исполнен в срок 1 месяц; жалобы, заявления — в течение месяца; телеграммы — не более чем в двухнедельный срок. 4.4. Документ считается исполненным, если разрешены по существу все поставленные в нем вопросы, в РКК или журналах регистрации делается отметка об исполнении, т.е. записана дата отправки и исходящий номер ответного документа, наименование адресата, должность и фамилия исполнителя, подписавшего ответ. 7.1. Ответственность за сохранность документов общеобразовательного учреждения несет руководитель. 7.2. Дела должны храниться в закрывающихся шкафах, предохраняющих их от пыли, воздействия солнечного света. 7.3. Изъятие и выдача документов из дел постоянного срока хранения не разрешается. Приложение 1
Назначение такой инструкции — оптимизировать алгоритм работы с документами в организации, как бюджетной, так и коммерческой. Инструкция должна носить обязательный характер, быть согласованной со всеми заинтересованными лицами, а также не должна ухудшать положения персонала компании. Создание документа осуществляется в несколько этапов:
После издания приказа инструкция начинает действовать. Надо сказать, что все мероприятия для введения новой инструкции проводятся заранее, то есть до утверждения готовят новые бланки, настраивают программное обеспечение, обучают персонал работе по новым нормам. Если необходимо, то в должностные инструкции работников вносят все требуемые изменения. Сотрудники до издания приказа должны в тестовом режиме работать с новыми формами, базами данных, СЭД и т.д. Руководители отделов должны получить электронные подписи. То есть к дате утверждения инструкции все должно быть готово. Похожие записи:
| ||||||||||||||||||||