Что относится к персональным данным работника 2021

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что относится к персональным данным работника 2021». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Содержание:

GDPR может применяться к российским компаниям в нескольких случаях:

Российская компания имеет филиалы на территории Европы.
Российская компания действует по поручению европейской компании и отвечает перед ней за обработку персональных данных.
Российская компания работает не только на территории России, но и направлена на европейского потребителя. Например, интернет-магазин предлагает продажу товаров в Европу, при этом одновременно выполняются два условия:

сайт доступен на языках стран ЕС;
предусмотрены расчеты в евро.

Если одно из этих условий не выполняется, то требования GDPR на такой магазин не распространяются.

Роскомнадзор о персональных данных в 2021

Да, нужно. Более того, передача данных в другие фирмы для ведения кадрового учета или бухгалтерского предполагает делегирование части обязанностей оператора и это требует оформление договора поручения (ч. 3 ст. 6 Закона “О персональных данных”).

В таком согласии должна быть указана конкретно одна цель, для достижения которой передаются данные сотрудника.

Центр компетенций Роскомнадзора по Южному федеральному округу разрабатывает матрицу персональных данных. Проект такой матрицы уже существует, планируется, что он будет размещен в открытом доступе в первом полугодии 2021 года.

Сбор копий документов должен осуществляться на основании согласия субъекта в соответствии с ч.1 ст. 6 Закона “О персональных данных”.

Паспорт — это носитель биометрических персональных данных. Для получения копии документа согласия, предусмотренного ч. 4 ст. 9 ФЗ № 152 не требуется. Но должно быть получено согласие, которое отвечает требованиям ч. 1 ст. 9 Закона: согласие должно быть информированным, конкретным и сознательным.

Т.е. человек должен четко понимать, какие данные он предоставляет, в каких целях, кому, какие действия будут осуществлять с данными. В течение какого срока, кто будет иметь доступ к персональным данным.

Если такие требования соблюдаются, то форма получения согласия определяется оператором: можно в электронном виде, можно на бумаге.

Такие идентификаторы как ИНН, СНИЛС, электронная почта и т.п. являются персональными данным. Роскомнадзор исходит из их уникальности: они присваиваются конкретному человеку и не могут быть отнесены к другому.

Даже без дополнительной информации идентификаторы являются персональными данными.

Вопрос о MAC- адресах устройств нужно рассматривать в контексте Закона “О связи”. Без сведений об абоненте они не относятся к персональным данным. Но когда MAC- адрес добавляется сведениями, например, о геолокации или кукис, то в совокупности эта информация является персональными данными.

Комбинация: фамилия, имя и телефон — персональные данные.
Но отдельно номер телефона – не персональные данные, т.к он относится не к пользователю, а к абонентскому устройству.

Персональные данные работника: миллионные штрафы за утечку

Например в мобильном приложении осуществляется сбор информации в объеме: имя, телефон, история заказов, выявление предпочтений пользователя. По мнению Роскомнадзора такой набор информации является персональными данными, поскольку на его анализе осуществляется подготовка маркетинговых предложений. И дальнейшее использование этих данных в рекламе должно осуществляться в соответствии со ст. 15 Закона “О персональных данных” и предполагает согласие на обработку персональных данных

Оценка поведений и личных качеств работников, например, при проведении психологических тестов, представляет собой некую модель профилирования физического лица на основании которой вырабатываются рекомендации: о занятости, приеме или отказе в приеме на работу, на замещение вакантной должности. Для проведения профилирования необходимо получать согласие на обработку персональных данных.

Разработан законопроект, который предусматривает совмещение нескольких целей в одной форме согласия. Как только он будет принят, РКН скорректирует свою позицию.

Пока же Роскомнадзор считает, что можно указать несколько целей в одном согласии только в некоторых случаях. Например, если происходит обработка биометрических данных, специальных категорий персональных данных, в случаях, если осуществляется трансграничная передача в страны, не обеспечивающие адекватную защиту данных.

Во всех других случаях оформления согласия в письменной форме должна быть указана одна цель.

Работодатель сталкивается с вопросом о персональных данных постоянно.

Даже когда потенциальный сотрудник еще не работает в организации, а только направляет резюме — он уже предоставляет в распоряжение работодателя свои персональные данные. Постоянная работа с личными данными происходит при кадровом делопроизводстве — организация ежедневно коммуницирует с внешним миром, служба кадров обрабатывает огромный массив документов и во всех содержатся чьи-либо личные сведения.

Персональные данные — это любая информация, относящаяся к конкретному лицу непосредственно. Это информация, при помощи которой можно идентифицировать человека.

Получение, хранение, уточнение, корректировка и иные действия с данными — это их обработка. Обработкой персональных данных занимаются чаще всего кадровые службы.

Оператором обработки является любая организация, которая собирает и хранит данные. То есть абсолютно любая организация.

О персональных данных в российском правовом поле информируют:

Конституция России.
Трудовой кодекс.
Федеральный закон «О персональных данных» №152-ФЗ.
Кодекс об административных правонарушениях.
Уголовный кодекс.

Конституция гарантирует, что каждый гражданин имеет право на личную, семейную или профессиональную тайну, имеет право контролировать распространение информации об этом, пресекать это распространение. Если же данные распространяются недобросовестно, то гражданин вправе рассчитывать на защиту чести и достоинства.

Трудовой кодекс говорит о том, что собирать персональные данные работника кадровик или руководитель может исключительно с ясными и адекватными целями. ТК РФ однозначно запрещает хранение избыточного количества данных «на всякий случай».

В федеральном законе №153-ФЗ отмечена необходимость соблюдения полной безопасности данных, обозначены права, обязанности и ответственность граждан и операторов обработки.

КоАП РФ и УК устанавливают ответственность за нарушение указанных норм.

Утверждены новые правила обработки персональных данных

Шаг 1. Выпустить положение о персональных данных. Этого требуют и федеральный закон, и здравый смысл. В локальном акте нужно прописать все правила хранения и обработки данных.

Шаг 2. Утвердить положение. Для этого нужно выпустить соответствующий приказ с подписью руководителя и ознакомить с ним всех сотрудников. Сотрудники должны расписаться в специальном журнале или ведомости.

Шаг 3. Назначить специалиста, ответственного за персональные данные. Вероятнее всего, это будет сотрудник кадровой службы. Желательно, чтобы работа с персональными данными была указана в его трудовом договоре. Если же договор уже составлен, можно выпустить дополнительное соглашение к нему. В том же приказе нужно установить сотрудников, которые будут иметь доступ к персональным данным. Все упомянутые лица должны подписать обязательство о неразглашении данных.

Шаг 4. Собрать со всех сотрудников письменные согласия на обработку персональных данных. В письменном согласии должны быть перечислены конкретные данные и цели их использования. Цели должны сводиться исключительно к поддержанию трудового процесса.

Шаг 5. Хранить данные в строгом порядке. Данные могут храниться и в электронном виде, и в бумажном. Они должны быть абсолютно недоступными для третьих лиц, своевременно пополняться и при необходимости корректироваться.

Шаг 6. Обратиться в Роскомнадзор. Этот пункт не обязателен, если вы:

обрабатываете информацию без использования специализированного ПО и баз данных (то есть если массив данных оператор обрабатывает вручную на ПК или на бумаге);
обрабатываете данные только своих сотрудников и только в целях составления и ведения трудовых договоров (не более);
оформили договор с физическим лицом как подрядчиком, поставщиком или нештатным специалистом;
однократно пропустили постороннего человека, не являющегося вашим сотрудником, на территорию предприятия (например, для собеседования).

В соответствии с требованиями законодательства, операторы должны самостоятельно использовать средства обеспечения безопасности для собранных ими персональных данных. Это реализуется при помощи:

Допуска к работе с информационной системой только заранее определенного круга лиц, имеющих соответствующие инструкции и предупрежденных об ответственности за несанкционированное распространение сведений. Если компьютерная ИС содержит ПДн специального типа, то работа с ней (просмотры, изменения и др.) должны фиксироваться в специальном электронном журнале. С помощью современных информационных технологий можно сделать этот процесс автоматическим.
Мер по созданию высокого уровня защищенности ИС, блокировке несанкционированного доступа (например, в результате хакерской атаки), оперативному восстановлению исходной информации из резервной копии в случае нанесения урона компьютерным вирусом и пр. Если личные сведения находятся в аналоговой форме (например, это бумажные анкеты с информацией о работниках предприятия), необходимо принять меры для их перевода в цифровой формат.
Контроля Роскомнадзора, следящего, чтобы текущая обработка личной информации работников велась в соответствии с законодательными нормами. Также это ведомство проверяет, чтобы хранение ПДн, обрабатываемых в рамках трудовых обязанностей происходило в условиях, когда исключена утечка персональных данных и их незаконное использование.

В соответствии с законодательством, обработка ПД должна иметь легальные цели. Возможны два варианта получения ПД субъекта:

Без обязательного письменного согласия. Допускается в случае, если сбор ПД является выполнением требований законодательства. Например, работодатель вправе свободно получать информацию об адресе регистрации и образовании сотрудника. Отдельным случаем являются исключительные ситуации, рассмотренные в статье 10 Закона №152-ФЗ (перечень приведен выше), обходящиеся без согласия субъекта.
При наличии письменного разрешения. Представителям отдельных организаций разрешается доступ к той информации, которая требуется для выполнения их задач. Например, при оформлении займа, банк вправе о зарплате клиента, но интерес к ней со стороны лечащего врача будет противозаконным.

Действующий Федеральный закон № 152-ФЗ от 27.07.2006 не предусматривает процедуры отзыва согласия на обработку персональных данных. После вступления в силу поправок появится возможность прекратить передачу разрешенных для распространения персональных данных в любое время по требованию их владельца. Для этого субъект персданных направит оператору заявление об отзыве согласия на обработку. Оно будет включать такую обязательную информацию:

Ф.И.О. субъекта персданных (отчество — при наличии);
номер телефона и электронную почту субъекта;
почтовый адрес;
персональные данные, обработку которых необходимо прекратить.

Форму и формат документа Роскомнадзор утвердит дополнительно до вступления поправок в силу. Прекратить обработку своих персональных данных человек теперь вправе потребовать от любого лица, которое их обрабатывает, даже при отсутствии ранее данного письменного согласия.

В случае несоблюдения новых правил субъект сможет потребовать прекратить передачу персданных принудительно и привлечь оператора к ответственности или обратиться в суд для изъятия своих данных из обработки.

О персональных данных в российском правовом поле информируют:

Конституция России.
Трудовой кодекс.
Федеральный закон «О персональных данных» №152-ФЗ.
Кодекс об административных правонарушениях.
Уголовный кодекс.

КоАП РФ и УК устанавливают ответственность за нарушение указанных норм.

Персональные данные в 2021: как компаниям с ними работать и не получать штрафы

Шаг 6. Обратиться в Роскомнадзор. Этот пункт не обязателен, если вы:

обрабатываете информацию без использования специализированного ПО и баз данных (то есть если массив данных оператор обрабатывает вручную на ПК или на бумаге);
обрабатываете данные только своих сотрудников и только в целях составления и ведения трудовых договоров (не более);
оформили договор с физическим лицом как подрядчиком, поставщиком или нештатным специалистом;
однократно пропустили постороннего человека, не являющегося вашим сотрудником, на территорию предприятия (например, для собеседования).

Велики риски, связанные с неправильным или небезопасным хранением данных. Если организация что-то сделает не так, она навлечет на себя ревизии, проверки, административное производство или уголовный процесс.

Административная ответственность

До 75 тысяч рублей штрафа работодатель может заплатить за:

сбор и обработка избыточной информации;
отсутствие согласия работника на обработку данных;
доступ третьих лиц к персональным данным сотрудников;
игнорирование просьб работника об удалении его персональных данных (например, после его увольнения).

Уголовная ответственность

По статье 137 УК РФ:

Разглашение данных работника в публичном пространстве, публикация в СМИ сведений, составляющих его личную или семейную тайну. Штраф до 200 тысяч рублей, лишение свободы до 2 лет и запрет занимать определенные должности — до 3 лет.
То же самое, с использованием служебного положения — штраф до 300 тысяч рублей, лишение свободы до 5 лет и запрет занимать соответствующую должность — до 6 лет.

Очень важно правильно построить процесс обработки персональных данных, потому что они ценны и составляют основу частной жизни граждан, их репутацию и во многих случаях личную безопасность.

Когда данные попадают в распоряжение работодателя, он должен действовать таким образом, чтобы способствовать трудовому процессу, поддерживать его и при этом не навредить сотрудникам.

Малейшая ошибка – и можно навлечь на себя ответственность вплоть до уголовной. Чтобы помочь руководителям и кадровикам повысить свой профессиональный уровень, мы разработали специальный курс по защите персональных данных. Программа рассчитана на 36 часов и дает исчерпывающую информацию, актуальную сейчас и в перспективе. О том, как хранить данные, как их обезопасить и как с легкостью пройти все проверки Роскомнадзора. Почитать программу и записаться на курс можно по ссылке.

Персональные данные — это любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному физическому лицу (субъекту персональных данных). Как правило, эти данные позволяют идентифицировать конкретного человека.

В рамках трудовых отношений работодатель может запрашивать только те персональные данные, которые нужны для выполнения трудовой функции. К ним относятся ФИО, сведения о предыдущей работе, документы, которые необходимы для устройства на работу (паспорт, трудовая книжка и т.д.), сведения об образовании. Такие сведения, как вероисповедание, работодатель запрашивать не имеет права, так как они не требуются для выполнения трудовой функции.

Сложность обработки персональных данных заключается в том, что на разных этапах взаимодействия и при решении различных трудовых задач у работодателя могут возникнуть вопросы. Например, считается ли та информация, которая содержится в резюме кандидата, персональными данными? Должен ли он давать согласие в этом случае, даже если его не возьмут на работу? Нужно ли как-то согласовывать с работником факт передачи данных для оформления пропуска? Можно ли размещать фотографию работника на доске почета без его согласия? Допускается ли размещение «черных списков» сотрудников на сайте компании? Что делать с данными уволенных сотрудников?

На все эти вопросы важно знать ответы. Тем более что периодически разъяснения по ним публикуют Минтруд, Роструд, Роскомнадзор.

В таком случае предоставленные соискателем данные нужно уничтожить в течение 30 дней.

Есть в этой ситуации исключения — случаи, предусмотренные законодательством о государственной гражданской службе. Тогда хранить персональные данные соискателя придется в течение 3-х лет.

На этапе собеседования работодателю может потребоваться уточнение некоторых данных о работнике или получение дополнительной информации у прежних работодателей.

Для этого ему обязательно нужно заручиться согласием соискателя.

Изменились правила обработки персональных данных

Многие организации при приеме на работу оформляют работникам зарплатную карту. В связи с этим может возникнуть вопрос — нужно ли на передачу персональных данных работника банку получать согласие? Да, нужно.

При этом важно, чтобы:

перечень персональных данных строго соответствовал тому, что передается в банк;
была указана цель для получения персональных данных, а именно — для оформления зарплатной карты.

В этом случае нужно обязательно внести изменения в трудовой договор. Главное — сделать это правильно.

Часто работодатели оформляют дополнительное соглашение, хотя им, как правило, меняются условия, а не сведения трудового договора. Фамилия относится именно к сведениям о работнике.

Правильно будет внести изменение непосредственно в текст трудового договора, вручную.

Противоположная ситуация — это поощрение работника в виде доски почета. Но и здесь есть свои тонкости.

Обычно на доске почета размещается фотография человека, указывается его ФИО. И всё это персональные данные, которые работодатель не имеет права выставлять на всеобщее обозрение у себя в офисе, даже если цель его действий — поощрить успешных сотрудников и мотивировать тем самым остальной коллектив.

Для использования фото сотрудника тоже придется заручиться согласием.

Документация на бумажном носителе подлежит хранению в специальных сейфах (таким образом бумаги сохраняются от случайной порчи или потери).

В электронном виде файлы с личными сведениями хранятся в персональном компьютере сотрудника, уполномоченного заниматься обработкой данных, или руководителя предприятия (т. е. у генерального директора).

После увольнения сотрудника его личное дело продолжает находиться у кадровиков до окончания года (оперативное хранение может продолжаться в течение 1–3 лет).

После этого кадровая служба должна заняться архивно-технической обработкой и направить личные дела бывших работников в архив предприятия. По общим правилам отсчёт периода хранения начинается с первого января года, в котором документ был передан в архив.

Сутки
Неделя
Месяц

Для упрощения регулирования законодательство РФ дифференцирует ПДн в зависимости от сложности получения, степени секретности и прав на использование третьими лицами. Основные разновидности:

Общие персональные данные — те, которые сообщают ключевую информацию о субъекте: Ф.И.О., дата рождения, адрес (регион, город, улица, дом, квартира), паспортные сведения, образование, место работы, уровень дохода и т.д. Если использовать их по отдельности, то нельзя говорить о том, что это сведения, относящиеся к персональным данным, поскольку идентифицировать личность, например, по одной только фамилии невозможно. В категорию ПДн они попадают в комбинированном варианте, в частности Ф.И.О. в сочетании с местом регистрации.
Биометрические — позволяют определить биологические и физиологические отличительные черты конкретного физического лица, которые могут использоваться для установления его личности. Что входит в перечень таких персональных данных? Отпечатки пальцев, ДНК человека, радужная оболочка глаз, индивидуальные анатомические особенности. Наиболее востребованы подобные ПДн на таможне и в государственных органах, которые осуществляют выдачу виз и загранпаспортов, а также в современных системах идентификации.
Общедоступные персонифицированные данные — чаще всего, это информация о благосостоянии известных людей (представителей власти и шоу-бизнеса, руководителей крупных предприятий и т.д.). Они присутствуют в открытых источниках и могут быть получены без дополнительных разрешений.
Обезличенными персональными данными является информация, по которой невозможно определить ее принадлежность к конкретному физическому лицу.
Специальные — ПДн, присутствующие в личных делах, медицинских книжках, закрытых реестрах и т.д. Речь идет о философских и политических убеждениях, сексуальных предпочтениях, хронических заболеваниях, расовой и национальной принадлежности, вероисповедании. Чтобы с ними работать, нужно предварительно обеспечить санкционированный доступ, а именно — получить официальное согласие владельца в письменном виде.

Большое значение имеет правильная классификация оператором вида ПДн и принятие соответствующих мер для того, чтобы законно их собирать, хранить и передавать третьим лицам.

Рассматриваемый документ содержит локальные нормы, определяющие:

цели и задачи фирмы при работе с персональными данными;
перечни фактических и потенциально задействуемых в бизнес-процессах компании персональных данных;
описание операций с данными, практикуемых компанией;
способы доступа к данным, используемые в фирме;
обязанности сотрудников фирмы, задействующих при выполнении трудовой функции те или иные данные;
права сотрудников фирмы на приобретение санкционированного доступа к данным;
правовые механизмы ответственности работников фирмы за нарушения при операциях с данными.

Исходя из отмеченного перечня норм, положение об обработке персональных данных работников может быть представлено следующими ключевыми разделами:

устанавливающим общие положения документа;
фиксирующим критерии выделения персональных данных из массива информации, задействуемой в документообороте и на иных участках внутрикорпоративных коммуникаций;
определяющим перечень ключевых операций с персональными данными;
регламентирующим осуществление соответствующих операций;
определяющим порядок доступа работников фирмы и иных лиц к данным;
устанавливающим обязанности сотрудников, участвующих в операциях с данными;
устанавливающим права сотрудников компании в части получения доступа к таким данным и осуществления необходимых операций с ними;
определяющим механизмы ответственности сотрудников фирмы за нарушения локальных норм и положений законодательства РФ, регламентирующих операции с персональными данными.

Положение о внутрикорпоративных операциях с персональными данными должен заверить руководитель фирмы. С копией этого документа обязаны ознакомиться все сотрудники под расписку (подп. 6 п. 1 ст. 18.1 закона № 152-ФЗ).

Каждая фирма, имеющая статус оператора персональных данных (таковыми являются все работодатели), обязана утвердить локальный правовой акт, который регламентирует операции с подобными данными. Чаще всего таким локальным актом становится положение, утверждаемое генеральным директором фирмы.

Ознакомиться с прочими аспектами кадрового документооборота вы можете в статьях:

«Воинский учет в организации — пошаговая инструкция»;
«Какой срок хранения документов в архиве организации?».

Источники:

Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ
Трудовой кодекс РФ

Персональные данные сотрудника: как с ними работать

К общим данным можно отнести те, которые находятся “на поверхности”. Общедоступные персональные данные – это имя, которое можно увидеть на бейджике сотрудника компании, его номер телефона в анкете на сайте, специальность и должность. Если человек сам распространяет данные, которые не относятся к разделу “Общие”, это не даёт права гражданам распоряжаться ими или публиковать в открытых источниках.

Сюда относится вес, рост, цвет волос и глаз, отпечатки пальцев, национальность, особые приметы. Эти данные используются сотрудниками спецслужб для создания ориентировок и поиска преступников в базах данных.

Полиция и правоохранительные органы не имеют права снимать у граждан отпечатки пальцев без веской причины и заносить их информацию в базу данных.

Сюда относится расовая и национальная принадлежность, политические взгляды, религиозные или философские убеждения, состояние здоровья, интимной жизни. Распространение этой информации не допускается, за исключением случаев, предусмотренных частью 2 ФЗ-152.

Никакие обстоятельства не обязывают гражданина разглашать эти данные сотрудникам полиции или публично. В данной просьбе можно отказать на законных обстоятельствах.

Это те данные, принадлежность которых невозможно установить. Обезличивание – процесс “отчуждения” данных, который делает личную информацию публичной.

Пример: В организации работают 2 сотрудника – мужчина и женщина. Мужчина соблюдает дресс-код, а женщина носит паранджу. Если работодатель подаст статистику о количестве верующих и/или религиозных людей, а конкретно – один атеист, один верующий, вычислить кто есть кто будет просто.

Такой топорный пример не является прямым нарушением закона, тем не менее передаёт личные данные (а вдобавок, специальные) третьим лицам.

Защита персональной информации может обеспечиваться несколькими источниками права:

Первым источником защиты является ТК РФ, в котором закреплены гарантии, нормы, правила регуляции обмена и открытой публикации материалов работника;
Вторым источником является система организационно-правовых отношений, устав предприятия, политика конфиденциальности, общепринятая в данной трудовой сфере;
Третьим фактором служит право на защиту личной информации, гарантированное Конституцией РФ каждому её гражданину.

Обмен информацией и использование персональных данных возникают на протяжении всего рабочего процесса, между работодателем и сотрудником, между сотрудниками, а также третьими лицами. Высший приоритет в урегулировании конфликтных ситуаций имеет Трудовой Кодекс Российской Федерации, за ним идёт уставо-правовые нормы организации, а потом уже право на защиту, гарантированное Конституцией РФ. Работодатель не может просто так требовать от сотрудника предоставить информацию. Оглашению подлежит лишь та информация, которая необходима для заключения трудового договора, оформления нормативных документов, возможного урегулирования конфликтных и спорных ситуаций, коллективного или корпоративного договора с третьими лицами (согласно тексту ст. 22 ТК РФ).

Обработка персональных данных сотрудника — сроки и виды

Рассмотрим регулирование защиты персональных данных работника в рамках трудовых отношений с работодателем.

Прежде всего следует очертить круг тех документов и баз данных, в которых содержатся персональные данные работников и которые необходимо защищать от несанкционированного доступа. Так как понятие персональных данных включает в себя любую информацию, позволяющую идентифицировать работника, практически все документы, касающиеся сотрудников – как на бумажных носителях, так и электронные, будут являться носителями персональных данных.

Свежие
Посещаемые

На сегодня формат приказа может быть произвольным: это обозначает, что его можно писать в свободном виде. Но если руководство предприятия разработало и утвердило свой стандарт документа, обязательный к применению, то руководствоваться, конечно, следует именно им. При этом форма приказа должна быть обозначена в нормативно-правовых бумагах компании.

устанавливающим общие положения документа;
фиксирующим критерии выделения персональных данных из массива информации, задействуемой в документообороте и на иных участках внутрикорпоративных коммуникаций;
определяющим перечень ключевых операций с персональными данными;
регламентирующим осуществление соответствующих операций;
определяющим порядок доступа работников фирмы и иных лиц к данным;
устанавливающим обязанности сотрудников, участвующих в операциях с данными;
устанавливающим права сотрудников компании в части получения доступа к таким данным и осуществления необходимых операций с ними;
определяющим механизмы ответственности сотрудников фирмы за нарушения локальных норм и положений законодательства РФ, регламентирующих операции с персональными данными.

Нормы ст. 87 ТК РФ, а также п. 2 ст. 18.1 закона № 152-ФЗ предписывают работодателям регламентировать операции с персональными данными своих работников. Однако в отмеченных НПА, равно как и в других федеральных источниках права, четко не определено, каким именно образом данная обязанность должна выполняться. На практике это чаще всего осуществляется посредством разработки и утверждения фирмой внутрикорпоративного положения о персональных данных нанятых работников.

Перечень сведений, которые должны быть указаны в согласии работника на обработку персональных данных перечислены в ч.4 ст. ранее упомянутого закона «О персональных данных». Это фамилия, имя, отчество, адрес субъекта персональных данных, номер основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе, номер основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе, реквизиты доверенности или иного документа, подтверждающего полномочия этого представителя (при получении согласия от представителя субъекта персональных данных), перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие, общее описание используемых оператором способов обработки персональных данных, подпись субъекта персональных данных, срок, в течение которого действует согласие субъекта персональных данных, а также способ его отзыва, если иное не установлено федеральным законом [2].

Что относится к персональным данным работника

Для обеспечения внешней защиты персональных данных работника работодателю необходимо принять следующие меры: ‒ установить пропускной режим и особый порядок, приема, учета и контроля деятельности посетителей; ‒ установить особый порядок пропусков и выдачи удостоверений; ‒ использовать технические средства охраны; ‒ использовать программно-технический комплекс защиты информации на электронных носителях.

имя;
фамилия и паспортные данные;
место и дата рождения;
адрес прописки либо проживания;
семейное положение;
информация о доходах и задолженностях;
специальность, профессия,
информация о занятости;
доходы.

Не всю информацию о человеке и его жизни можно распространять и публиковать в открытых источниках. С самого начала интернет-экспансии границы стираются и данные, которые должны передаваться только с разрешения человека, у него буквально «воруют». Рассмотрим детальнее, что такое персональные данные, что включает в себя это понятие, как хранятся данные с пометкой «ПД», что грозит за нарушение закона и несанкционированное распространение личной информации?

Разработка проекта алгоритма обработки персональных сведений;
Разработка системы согласия и отказа на обработку личных материалов;
Разработка проекта уведомительных сообщений о включении личных материалов в общий поток;
Проектирование структуры, обязующейся сохранять информацию с ограниченным доступом;
Издательство приказа о введении материалов работников предприятия в базу данных, определение порядка и способа обработки и передачи информации, назначение ответственных, обозначение санкций и штрафов за нарушение устава;
Внесение изменений или дополнений в трудовые и должностные инструкции работников, которые ответственны за хранение, предоставление и обработку личных сведений.

Ответ: «Да». По закону неважно, напечатана ли на визитке только ваша фамилия или в сочетании, например, с номером телефона и адресом. И первое, и второе, и третье — персональные данные. Правда, за хранение визитки или номера телефона девушки в телефонной книге отвечать по закону не придётся, но об этом ниже.

3.2. Личные дела и личные карточки хранятся в бумажном виде в папках, прошитые и пронумерованные по страницам. Личные дела и личные карточки находятся в отделе бухгалтерии в специально отведенном шкафу, обеспечивающем защиту от несанкционированного доступа. В конце рабочего дня все личные дела и личные карточки сдаются в отдел бухгалтерии.

1.1. Положение о работе с персональными данными работников ООО «Стелла» разработано в соответствии с Трудовым кодексом РФ, Законом от 27 июля 2021 г. № 152-ФЗ и нормативно-правовыми актами, действующими на территории РФ.

Положение о персональных данных работников — образец 2020 года

Далее потребуется утвердить документ, содержащий перечень персональных данных, которые реально используются в деятельности организации. Составляя такой документ, не забудьте включить в него все сведения, которые работник письменно сообщает о себе при поступлении на работу, а также используемые в дальнейшем при оформлении кадровой документации.

В этом перечне должны быть:

заявление о приеме на работу;
анкета сотрудника;
личная карточка;
личное дело;
трудовой договор;
приказы;
трудовая книжка;
материалы аттестационных комиссий.

Если в организации имеется внутренний документооборот, содержащий сведения о сотрудниках (например, отчеты и материалы, которые составляются для акционеров, учредителей, головной организации и т. п.), то эти отчеты тоже нужно включить в перечень. Помимо этого, в перечне должны быть указаны документы, содержащие те сведения о сотрудниках, которые организация представляет в различные государственные органы (налоговую и трудовую инспекции, органы статистики).

Обратите внимание

Штрафы начисляются за одно нарушение, а там, где система защиты персональных данных начисто отсутствует, проверяющая комиссия чаще всего сталкивается с массовыми нарушениями, вследствие чего общая сумма штрафования становится довольно внушительной.

Следующий этап работы – подготовка и утверждение списка лиц, допущенных к работе с персональными данными. Этот документ утверждается приказом руководителя и доводится под подпись до всех указанных в нем сотрудников. Кстати, приказ руководителя о назначении ответственного за работу с персональными данными и обеспечение их защиты – первое, что захотят увидеть проверяющие. Таким ответственным может быть как конкретное лицо, так и подразделение. В последнем случае личную ответственность несет руководитель такого подразделения.

Ведомством, полномочным контролировать соблюдение режима персональных данных, является Федеральная служба по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (сокращенно – Роскомнадзор). Все материалы по тем проверкам, где обнаружены нарушения, ведомство передает в прокуратуру.

Ознакомьте будущего сотрудника с Положением о персональных данных до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ). Подтвердить, что работник прочитал Положение, можно его подписью:

в тексте трудового договора;
в листе ознакомления с Положением о персональных данных;
в журнале ознакомления с локальными актами.

Положение о персональных данных – это локальный нормативный акт, который обязательно должен быть в организации (ст. 87 ТК РФ). Иначе компанию могут привлечь к административной ответственности (ст. 5.27 КоАП РФ).

Получить согласие нужно, если:

запрос информации о сотруднике поступил от сторонней организации;
работодатель направляет запросы в другие организации;
работодатель обрабатывает сведения о включенных в кадровый резерв;
обработка персональных данных родственников сотрудника превышает установленный объем (данных требуется больше, чем указано в личной карточке).

Персональные данные являются конфиденциальной информацией, а значит, к ней не должно быть свободного доступа, иначе она уже перестает быть таковой. В связи с этим передавать такие сведения о сотрудниках другим лицам работодатель вправе только с их письменного согласия.

Исключение из правил – ситуации, когда под угрозу ставятся жизнь и здоровье работников. Кроме того, законом предусмотрена обработка персональных данных сотрудника без согласия проверяемого, если он является сотрудником правоохранительных органов.

Заявление-согласие адресуется работодателю в лице генерального директора. Однако последний вправе поручить обработку персональных данных другим сотрудникам организации (ч. 3 ст. 6 Закона о персональных данных). Чаще всего это кадровики и бухгалтеры. Согласие может быть оформлено как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Однако в этом случае его нужно подписать электронной подписью (ч. 4 ст. 9 Закона о персональных данных). Унифицированной формы согласия нет. Оно может быть оформлено в произвольной форме.

Если работник не согласен на обработку персональных данных, разъясните последствия.

Объясните работнику, что без его согласия нельзя оформить полис ДМС, поздравить с днем рождения, сделать подарки детям на праздники, использовать его Ф. И. О. при создании адреса электронной почты, на визитках, размещать информацию на портале компании. Как правило, при таких аргументах сотрудники меняют позицию и дают согласие на обработку данных.

Работодатель вправе обрабатывать персональные данные сотрудника без его согласия при условии, что их объем не превышает установленный законом. Например, чтобы исполнять условия трудового договора. Без согласия сотрудника можно обрабатывать его персональные данные в случаях, которые предусматривают коллективный договор, локальные акты работодателя, принятые в порядке, установленном статьей 372 Трудового кодекса РФ.