Инструкция по делопроизводству в вс рф 2021

Разрешаю снять (сделать) 2 копии.

186. Издаваемые командиром (начальником) воинской части приказы и директивы регистрируются в книге учета приказов и директив (приложение N 11 к настоящей Инструкции). Если приказы и директивы ведутся в специальных книгах, то в книге учета приказов и директив они не учитываются.

187. Приказы нумеруются отдельно от директив. Порядковые номера приказов и директив ежегодно начинаются с первого номера. С номерами приказов и директив могут проставляться буквенные индексы, устанавливаемые правовыми актами Министерства обороны.

Буквенные индексы проставляются:

в приказах — после номера (в частности, в приказе командира (начальника) воинской части по строевой части о составе суточного наряда проставляется индекс «HP»);

в директивах — перед номером.

Приказы по различным видам (по основной деятельности, личному составу, строевой части о составе суточного наряда и другие) издаются отдельно и имеют свою нумерацию.

188. Приказы и директивы должны издаваться в строго ограниченном количестве и высылаться только в те воинские части, которым они необходимы. Высылка приказов и директив для сведения не разрешается.

Ответственность за правильность определения тиража и рассылки приказов и директив возлагается на начальника штаба воинской части, а там, где эта должность штатом не предусмотрена, — на командира (начальника) воинской части или одного из его заместителей.

26 мая 2017

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации (приложение к настоящему приказу) (далее — Инструкция).

2. Заместителям Министра обороны Российской Федерации, главнокомандующим видами Вооруженных Сил Российской Федерации, командующим войсками военных округов, командующему Северным флотом, командующим родами войск Вооруженных Сил Российской Федерации, руководителям центральных органов военного управления, командующим объединениями, командирам соединений и воинских частей, начальникам (руководителям) организаций Вооруженных Сил Российской Федерации и военным комиссарам обеспечить в подчиненных органах военного управления, воинских частях, организациях и подразделениях изучение и соблюдение положений Инструкции.

3. Признать утратившей силу Временную инструкцию по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации, утвержденную Министром обороны Российской Федерации 19 августа 2009 г. № 205/2/588.

4. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на начальника Управления делами Министерства обороны Российской Федерации.

20. Создание служебных документов заключается в фиксации на материальных носителях документированной (служебной) информации с реквизитами, оформленными в установленном порядке и позволяющими определить такую информацию или ее носители.

21. Служебный документ должен отвечать следующим требованиям:

соответствовать законодательным, иным нормативным правовым актам Российской Федерации, приказам, директивам и другим служебным документам вышестоящих командиров (начальников)*(24);

основываться на фактах и содержать достоверную и аргументированную информацию, ответы по существу поставленных вопросов, результаты их проработки, конкретные и реальные для исполнения указания или предложения;

содержать информацию об источниках покрытия и целесообразности предполагаемых затрат материальных, финансовых и других ресурсов для решения вопроса, которые должны обеспечить достижение необходимых результатов;

не дублировать требования, содержащиеся в ранее изданных документах, а при необходимости иметь ссылки на них;

обеспечивать возможность его обработки, печатания (размножения) с использованием технических средств;

соответствовать установленной форме или образцу, если таковые предусмотрены.

22. Запрещается требовать от подчиненных представления сведений и документов, не предусмотренных табелями срочных донесений, приказами и директивами Министра обороны Российской Федерации.

23. Созданию служебного документа должно предшествовать изучение существа вопроса, подлежащего решению, действующих по этому вопросу законодательных и иных правовых актов, справочного материала и других документов.

24. Служебный документ должен быть написан официально-деловым стилем с соблюдением правил русской орфографии и пунктуации, излагаться логически последовательно, кратко и ясно, обеспечивать точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.

При составлении служебного документа рекомендуется:

пользоваться простыми предложениями;

не употреблять лишних слов, не вносящих ничего нового в смысл фразы, предложения;

применять общепринятые сокращения слов, других элементов текста, цифровой информации.

Применяемые термины должны соответствовать терминологии, принятой в международных договорах, законодательстве Российской Федерации, а также в Вооруженных Силах, и употребляться в одном и том же значении во всем тексте служебного документа. Недопустимо применение разных, хотя и равнозначных, терминов для обозначения одного и того же понятия.

Если употребляются специальные или новые термины, то их значение должно быть понятно из текста либо разъяснено в примечаниях (ссылках, сносках).

25. Если служебный документ готовится взамен ранее изданных, то в разрабатываемом документе необходимо предусмотреть отмену ранее изданных служебных документов.

26. Изменения в служебные документы вносятся путем объявления новой редакции разделов, глав, частей, статей, пунктов, подпунктов, абзацев, их исключения или признания утратившими силу, а также путем исключения, дополнения и замены отдельных слов, предложений, цифр.

27. При составлении служебных документов могут использоваться листы бумаги, рабочие тетради, машинные носители информации (МНИ).

28. При использовании средств вычислительной техники служебные документы составляются с применением текстового редактора Office Word с использованием шрифта Times New Roman преимущественно размерами № 14-16 через 1-2 межстрочных интервала. Документы, представляемые Министру обороны Российской Федерации и его заместителям, подготавливаются с применением шрифта размером № 16.

В отдельных случаях тип, размер шрифта и межстрочный интервал могут быть изменены.

Для выделения части текста документа, наименования, примечания могут использоваться полужирное начертание, курсив, смещение относительно границ основного текста, разреженный интервал, подчеркивание и другие опции.

В автоматизированных (информационных) системах могут применяться иные текстовые редакторы, предусматриваемые этими системами.

Отдельные документы (заявления, анкеты, объяснения, рапорты и т.п.) допускается писать от руки.

29. При создании служебных документов на двух и более листах второй и последующие листы должны быть пронумерованы. Каждое приложение к основному документу, за исключением распорядительных служебных документов, должно иметь самостоятельную нумерацию листов.

Порядковые номера листов проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля документа без знака точки.

30. На срочных документах, доставляемых местным адресатам через воинских почтальонов (посыльных, нарочных, фельдъегерей), может указываться время доставки проставлением надписи:

«Срочно — доставить до _______» либо, если имеет важность точное время доставки: «Срочно — доставить к _________».

31. Во всех служебных документах при определении времени суток следует исходить из 24-часового исчисления. Время обозначается в последовательности: часы, минуты, секунды.

В тексте служебных документов время обозначается словесно-цифровым способом в развернутом или сокращенном виде (например, 2 часа 45 минут 30 секунд или 2 ч 45 мин 30 с).

Цифровой способ обозначения времени применяется в научно-технических документах. Последовательность написания та же, что и в тексте служебных документов, но между числами ставится двоеточие (например, 02:45:30).

32. В тексте служебных документов действительные наименования воинских частей пишутся без указания почетных наименований (кроме наименования «гвардейский» или «гвардейская») и государственных наград.

Приказ Минобороны РФ от 23.05.99 N 170

53. Состав и расположение реквизитов конкретного служебного документа определяются его видом и назначением.

Реквизит «Государственный герб Российской Федерации» воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», иными законодательными и нормативными правовыми актами.

Изображение Государственного герба Российской Федерации на бланках документов размещается на верхнем поле посередине зоны, занятой соответствующими реквизитами, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

Реквизит «Эмблема Вооруженных Сил Российской Федерации» воспроизводится на бланках с угловыми штампами и угловых штампах (за исключением тех, на которых помещается изображение Государственного герба Российской Федерации).

Изображение эмблемы Вооруженных Сил на бланках с угловыми штампами размещается на верхнем поле посередине зоны, занятой соответствующими реквизитами, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

Реквизит «Наименование федерального органа исполнительной власти» на бланках с угловыми штампами и угловых штампах должен содержать полное и сокращенное наименования, установленные Положением о Министерстве обороны Российской Федерации, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 16 августа 2004 г. № 1082 «Вопросы Министерства обороны Российской Федерации»:

полное — Министерство обороны Российской Федерации;

сокращенное — Минобороны России.

Сокращенное наименование (в скобках) помещается ниже полного.

Использование (в том числе в служебных документах) сокращений «Министерство обороны РФ», «Минобороны РФ», «Министерство обороны России», «Минобороны Российской Федерации», а также «РФ» вместо «Российская Федерация» не допускается.

Реквизит «Наименование воинской части» используется на бланке с угловым штампом и угловом штампе воинской части и располагается под наименованием федерального органа исполнительной власти.

Реквизит «Наименование должности» используется на бланке с угловым штампом должностного лица, имеющего право ведения переписки на должностном бланке, и располагается под наименованием федерального органа исполнительной власти либо, если документ подготовлен не на должностном бланке, включается в подпись.

Реквизит «Справочные данные» включает почтовый адрес автора документа, который помещается на бланках с угловыми штампами и угловых штампах.

Почтовый адрес Министерства обороны — г. Москва, 119160.

Реквизит «Наименование вида документа» включается в бланк соответствующего вида служебного документа либо указывается при подготовке служебного документа. Наименование вида и разновидности служебного документа не указывается на бланках служебных писем.

Реквизит «Дата документа» в служебном документе соответствует дате его подписания (приказа, служебного письма, справки и т.п.), дате его утверждения (плана, отчета и т.п.) или дате события, которое в нем зафиксировано (постановление, протокол, акт и т.п.).

Служебный документ, изданный совместно двумя или более организациями, должен иметь одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате его подписания (утверждения).

Дата указывается цифровым или словесно-цифровым способом. Цифровой способ в основном применяется при визировании, написании резолюций, проставлении отметок о прохождении и исполнении служебных документов, а словесно-цифровой способ — при оформлении дат распорядительных служебных документов, протоколов, финансовых документов, служебных писем, телеграмм и в текстах этих документов.

Дата оформляется на одной строке в последовательности: день месяца, месяц, год:

при цифровом способе день месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами (например, 05.11.2016);

при словесно-цифровом способе день месяца и год оформляются арабскими цифрами (с простановкой буквы «г» и точки), месяц — буквами (например: 5 ноября 2016 г.).

При оформлении даты служебного документа, представляемого для подписания (утверждения), печатаются только месяц и год.

Дата (день месяца) проставляется должностным лицом, подписывающим (утверждающим) служебный документ.

Служебный документ вступает в силу со дня его подписания (утверждения), если документом или законодательством не предусмотрена другая дата.

Реквизит «Регистрационный номер документа» — цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, подтверждающий факт создания (поступления) документа и состоящий из порядкового номера служебного документа, присваиваемого при регистрации в соответствующей регистрационно-учетной форме, который может дополняться цифровыми и буквенными обозначениями (кодами, индексами).

Для определения принадлежности служебных документов подразделениям воинской части могут в установленном порядке присваиваться цифровые и буквенные обозначения, которые включаются в регистрационный номер документа.

При ведении служебной переписки использование в регистрационном номере исходящего документа буквенных обозначений подразделений воинской части запрещается.

На служебном документе, составленном совместно двумя и более воинскими частями (организациями), проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из воинских частей (организаций). Регистрационные номера отделяются друг от друга дробной чертой «/» и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части (преамбуле) служебного докуме��та.

79. В каждой воинской части организуется несекретное делопроизводство. В зависимости от объема документооборота ведение несекретного делопроизводства возлагается на подразделение, предназначенное только для этих целей (далее — подразделение делопроизводства), или на строевой (общий, административно- хозяйственный) отдел, отделение (часть), а там, где они штатом не предусмотрены, приказом командира (начальника) воинской части назначаются лица, ответственные за ведение несекретного делопроизводства*(31). Запрещается возлагать обязанности по ведению несекретного делопроизводства на личный состав подразделения по защите государственной тайны.

В воинской части в зависимости от характера выполняемых работ могут быть организованы делопроизводства (филиалы) и в соответствующих службах, отделах (отделениях). Ведение этих делопроизводств возлагается на штатный личный состав этих служб, отделов (отделений) и осуществляется с учетом особенностей учета, хранения и обращения с некоторыми документами, определенных специальными наставлениями, руководствами, инструкциями.

80. Основные задачи несекретного делопроизводства:

а) прием, первичная обработка, учет, отправка и хранение служебных документов, в том числе официальных изданий;

б) доклад командованию (руководству) поступивших служебных документов и передача их на исполнение в соответствии с решениями (поручениями, указаниями) командования (руководства);

в) формирование и оформление дел, обеспечение их учета и сохранности;

г) выдача исполнителям служебных документов, дел для работы;

д) контроль за соблюдением исполнителями правил хранения служебных документов, изданий, обращения с ними, а также за своевременным возвращением их в службу делопроизводства;

е) учет печатей и штампов, копировально-множительных аппаратов, электронных вычислительных машин, факсимильных аппаратов и контроль за их использованием (где нет подразделений по защите государственной тайны);

ж) подготовка и передача дел, служебных документов в архивы, а также отбор и уничтожение служебных документов и архивных материалов;

з) учет, хранение и выдача исполнителям бланков, рабочих тетрадей, МНИ, предназначенных для обработки информации, не составляющей государственной тайны, и других носителей несекретной информации.

Перечень основных книг, журналов учета, печатей, штампов, бланков и иных материалов, используемых при ведении несекретного делопроизводства, приведен в приложении № 3 к настоящей Инструкции.

81. Для ведения делопроизводства назначаются лица, способные обеспечить сохранность служебных документов.

При ведении делопроизводства двумя и более лицами между ними распределяются (в том числе с учетом взаимозаменяемости) и утверждаются их функциональные обязанности.

В воинской части, имеющей штатное подразделение делопроизводства, разрабатывается положение о подразделении делопроизводства, которое утверждается командиром (начальником) воинской части. Запрещается возлагать на подразделение делопроизводства выполнение задач и функций, не связанных с ведением делопроизводства.

82. Должностные лица службы делопроизводства в объеме задач, решаемых воинской частью:

а) осуществляют контроль:

за соблюдением исполнителями правил разработки, учета, хранения служебных документов и обращения с ними, а также их движения и своевременного возвращения в делопроизводство;

за соблюдением порядка размножения, учета и хранения документов в машинописных, светокопировальных бюро, типографиях и других подразделениях, где ведутся работы с такими документами;

за правильностью обращения исполнителей со служебными документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения и другую, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством;

за состоянием учета, хранения и наличием МНИ и документов на объектах информатизации;

б) имеют право:

требовать от исполнителей воинской части точного выполнения положений настоящей Инструкции;

проверять выполнение порядка обращения со служебными документами в воинской части, требовать от исполнителей предъявления всех числящихся за ними служебных документов и своевременной сдачи исполненных документов в делопроизводство;

ходатайствовать перед командованием (руководством) о привлечении к ответственности лиц, допускающих нарушения установленного порядка обращения со служебными документами;

в) проводят инструкторские занятия и оказывают методическую помощь исполнителям по порядку оформления служебных документов.

83. Для ведения делопроизводства и хранения служебных документов выделяются и оборудуются необходимые помещения с сейфами (шкафами, ящиками), которые должны быть приспособлены для запирания и опечатывания.

Делопроизводство должно размещаться в изолированных помещениях, оборудованных тамбуром с окном для выдачи (приема) документов или барьером и обеспечиваемых необходимыми средствами (в том числе в противопожарном отношении и на случай экстренной эвакуации наиболее важных служебных документов). Входные двери в помещения должны быть оборудованы замками, гарантирующими надежное закрытие помещений, приспособлениями для опечатывания и техническими средствами охраны, сигнализирующими о несанкционированном проникновении в помещения.

Ведение делопроизводства в службах, отделах (отделениях) разрешается в общих служебных комнатах этих служб, отделов (отделений), обеспечивающих сохранность документов.

85. Служба делопроизводства находится в постоянной готовности к работе в условиях перевода войск с мирного на военное время.

Все документы делопроизводства в зависимости от условий приведения воинской части в различные степени боевой готовности и возлагаемых на нее задач распределяются по группам:

I — вывозимые в назначенные районы и необходимые для выполнения задач в ходе военных действий;

II — подлежащие уничтожению;

III — передаваемые в архив;

IV — передаваемые в вышестоящие штабы или воинским частям, остающимся в пунктах постоянной дислокации.

С этой целью в службе делопроизводства разрабатывается инструкция по действиям личного состава при приведении воинской части в высшие степени боевой готовности, которая утверждается начальником штаба воинской части, а там, где эта должность штатом не предусмотрена, — командиром (начальником) воинской части или одним из его заместителей и доводится под подпись до личного состава службы делопроизводства, а также до лиц, обеспечивающих боевую готовность делопроизводства. К инструкции должны прилагаться описи служебных документов, вывозимых по боевой тревоге, проекты актов на уничтожение служебных документов, не требующихся в условиях военных действий, описи дел, подлежащих передаче в архив, а также описи на документы, передаваемые правопреемнику (формируемой воинской части и т. д.).

86. Для хранения несекретных служебных документов, вывозимых по боевой тревоге, при выполнении задач в боевых (полевых) условиях служба делопроизводства должна иметь хранилища полевого типа и другие материальные средства, необходимые при их перевозке и организации работы с ними, а для доставки архивных материалов к месту сдачи — мешки и бирки с приспособлениями для опечатывания.

87. По боевой тревоге вывозится минимально необходимое количество несекретных служебных документов, дел, книг и журналов. Перечень их определяется начальником штаба воинской части, а там, где эта должность штатом не предусмотрена, — командиром (начальником) воинской части или одним из его заместителей. Данный перечень формируется на основании заявок (рапортов) командиров (начальников) служб, отделов (отделений) и других подразделений воинской части.

108. Зарегистрированные служебные документы передаются на рассмотрение командиру (начальнику) воинской части или по его решению другим должностным лицам в день регистрации, а категорированные телеграммы*(34), другие срочные документы и оперативные документы — в течение часа с момента их получения.

109. Командиром (начальником) при рассмотрении служебного документа в пределах полномочий и по вопросам, отнесенным к его компетенции, принимается решение, которое может оформляться в форме резолюции, содержащей поручение.

Резолюция может оформляться непосредственно на служебном документе на свободном от текста и других реквизитов месте, на прикрепляемом к нему отдельном листе либо бланке для резолюции (приложение № 13 к настоящей Инструкции) и (или) в регистрационной карточке документа в системе электронного документооборота Министерства обороны (далее — РКД), в том числе с использованием электронного шаблона.

На нижнем поле отдельного листа (бланка, электронного шаблона) для резолюции, как правило, под датой резолюции указывается номер служебного документа, к которому относится резолюция. После исполнения отдельный лист (бланк) для резолюции скрепляется со служебным документом или наклеивается на оборотную сторону его последнего листа.

110. Если в служебном документе наряду с вопросами, относящимися к компетенции должностного лица, которому адресован служебный документ, затрагиваются вопросы, подлежащие разрешению в другой организации, то из него делается выписка или изготавливается копия, которая направляется по принадлежности, о чем уведомляется должностное лицо, представившее служебный документ.

Если командир (начальник), которому адресован документ, не имеет прав на решение поставленного вопроса, он направляет документ по команде или должностному лицу, в компетенцию которого входит решение этого вопроса.

111. Все служебные документы должны исполняться в установленный срок.

Порядок исполнения служебных документов в центральных органах военного управления определяется отдельным правовым актом Министерства обороны*(35).

112. При установлении срока исполнения командир (начальник) должен исходить из срока, установленного органом, направившим служебный документ, или срока, установленного законодательством, и учитывать время, необходимое на доставку и исполнение служебного документа.

В случае направления служебного документа с поручением, перенаправления по компетенции в другую воинскую часть срок исполнения служебного документа исчисляется со дня его первоначальной регистрации в вышестоящей воинской части.

Если в тексте служебного документа (поручения) вместо даты исполнения или периода времени имеется указание «оперативно», то срок его исполнения составляет не более 10 дней. Указание «Срочно» исполняется в 3-дневный срок. Если имеется указание «В.срочно», то оно подлежит исполнению в срок (время), указанный в документе, если меньший срок не указан в тексте самой резолюции (поручения).

Если срок исполнения служебного документа в поручении или самом документе не указан, документ должен быть исполнен в срок не более месяца с даты его подписания (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце такого числа нет, то до последнего дня месяца). Если последний день срока исполнения приходится на нерабочий день, служебный документ должен быть исполнен в предшествующий ему рабочий день.

При установлении длительного срока исполнения служебного документа (свыше 30 дней) могут предусматриваться промежуточные сроки доклада о ходе его исполнения.

113. Служебные документы (их копии) с указаниями по исполнению (резолюциями) передаются (доводятся) службой делопроизводства исполнителям, как правило, в день их рассмотрения командиром (начальником) либо на следующий рабочий день, а с указаниями «В.срочно», «Срочно» — немедленно. Передача служебных документов на бумажном носителе осуществляется службой делопроизводства под подпись в журнале учета служебных документов (приложение № 10 к настоящей Инструкции).

При автоматизированном учете служебных документов передача их исполнителям осуществляется по реестрам (приложение № 9 к настоящей Инструкции), которые хранятся в службе делопроизводства до окончания работы годовой комиссии по проверке наличия служебных документов за соответствующий год, после чего уничтожаются в установленном порядке. При обеспечении доступа исполнителей к электронным копиям служебных документов в системе электронного документооборота Министерства обороны служебные документы могут передаваться (доводиться) им с использованием данной информационной системы.

Допускается передача документов для временного пользования другим исполнителям воинской части под подпись в реестре (приложение № 9 к настоящей Инструкции). В этом случае исполнитель обязан получить документы обратно под подпись в том же реестре.

114. Если поручение по исполнению служебного документа дано нескольким исполнителям, то головным является исполнитель, обозначенный ответственным пометкой «отв.» либо иной пометкой, а при отсутствии такой пометки — указанный в поручении первым.

Головной (ответственный) исполнитель обязан обеспечить надлежащее исполнение поручения в установленный срок. Головному исполнителю предоставляется право созыва должностных лиц (соисполнителей) и координации их работы.

Приказ Минобороны РФ от 04.04.2017 № 170

И Правила для госорганов и органов местного самоуправления (п. 1.2), и Примерная инструкция для государственных организаций (п. 1.2) разработаны с одинаково сформулированными целями – «совершенствование делопроизводства и повышение эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой основе правил создания документов, технологий работы с ними, организации текущего хранения документов и подготовки к передаче в архив».

• Свежие
• Посещаемые

МИНИСТР ОБОРОНЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ

от 23 мая 1999 года N 170

Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации

(с изменениями на 27 мая 2004 года)
____________________________________________________________________
Утратил силу с 15 сентября 2009 года на основании
приказа Минобороны России от 19 августа 2009 года N 879
____________________________________________________________________

____________________________________________________________________
Документ с изменениями, внесенными:
приказом Минобороны России от 26 мая 2000 года N 265;
приказом Минобороны России от 27 мая 2004 года N 158.
____________________________________________________________________

1. Утвердить и с 1 июля 1999 года ввести в действие Инструкцию по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации (приложение N 1 к настоящему приказу).

2. Заместителям министра обороны Российской Федерации, главнокомандующим видами Вооруженных Сил Российской Федерации, командующим войсками военных округов, флотами, армиями и флотилиями, командующему Воздушно-десантными войсками, начальникам главных и центральных управлений Министерства обороны Российской Федерации, командирам соединений и воинских частей, начальникам (руководителям) организаций Вооруженных Сил Российской Федерации:

обеспечить изучение и выполнение Инструкции по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации в войсках (силах) и органах военного управления;

привести свои распорядительные акты по делопроизводству в соответствие с настоящей Инструкцией.

3. Считать, не действующими в Вооруженных Силах Российской Федерации с 1 июля 1999 года приказы и нормы приказов министра обороны СССР согласно Перечню (приложение N 2 к настоящему приказу).

4. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на Управление делами Министерства обороны Российской Федерации.

5. Приказ разослать до отдельной роты.

Министр обороны Российской Федерации
Маршал Российской Федерации
И.Сергеев

Приложение N 1
к приказу Министра обороны
Российской Федерации
от 23 мая 1999 года N 170

(с изменениями на 27 мая 2004 года)

1. Настоящая Инструкция определяет порядок приема, учета, подготовки, оформления, размножения (тиражирования), контроля исполнения, хранения, использования и отправки служебных документов в органах военного управления, объединениях, соединениях, воинских частях и организациях (далее именуются — воинские части) Вооруженных Сил Российской Федерации (далее именуются — Вооруженные Силы).

2. Особенности ведения делопроизводства определяются:

при подготовке проектов документов для представления Президенту Российской Федерации и Правительству Российской Федерации, а также при подготовке проектов приказов и директив Министра обороны Российской Федерации — соответствующими инструкциями*;

________________

* Приказ Министра обороны Российской Федерации 1997 года N 450.

при рассмотрении предложений, заявлений, жалоб и писем — главой 5 Дисциплинарного устава Вооруженных Сил Российской Федерации и Инструкцией по этому вопросу*;

________________

* Приказ Министра обороны 1988 года N 160.

по секретной переписке и правилам ведения секретного делопроизводства — Наставлением по защите государственных секретов в Вооруженных Силах*.

________________

* Приказ Министра обороны 1990 года N 010.

3. Основным методом руководства и управления войсками (силами) является личное общение должностных лиц воинских частей непосредственно, с использованием средств связи, электронно-вычислительной техники и других технических средств.

Служебную переписку следует применять лишь в случаях действительной необходимости, когда нет условий для осуществления личного общения, невозможно использовать технические средства связи или когда действующим законодательством предусмотрено составление письменного документа.

4. Работа со служебными документами в воинских частях регулируется законодательством Российской Федерации, приказами министра обороны Российской Федерации и настоящей Инструкцией.

5. Служебная переписка по различным вопросам служебной деятельности ведется между воинскими частями по подчиненности, воинскими частями, не подчиненными друг другу, а также с гражданскими организациями и гражданами.

Ведение служебной переписки между подразделениями воинской части, между отделами и службами в армии, на флотилии и ниже, а также внутри управлений, направлений, отделов и служб запрещается.

6. Служебная переписка в Вооруженных Силах ведется на русском языке.

7. Служебная переписка с учреждениями и гражданами (подданными) иностранных государств, а также с представительствами Российской Федерации за границей ведется через Главное управление международного военного сотрудничества Министерства обороны Российской Федерации и Управление внешних сношений Министерства обороны Российской Федерации.

Приказ 170 мо рф о делопроизводстве 2021

71. Служебные документы, подготавливаемые от имени одной воинской части, оформляются на бланке с угловым штампом, а от имени двух и более организаций — на чистых листах бумаги.

72. В воинских частях для служебной переписки применяются угловые штампы или бланки с угловыми штампами, предусмотренные Инструкцией о порядке изготовления, учета, хранения печатей и штампов и пользования ими в Вооруженных Силах.*

________________

* Приказ Министра обороны Российской Федерации 1998 года N 70.

73. При необходимости оценки целесообразности служебного документа, его обоснованности и соответствия действующему законодательству и другим правовым актам проводится согласование проекта служебного документа с заинтересованными должностными лицами, которые обязаны рассматривать поступившие на согласование проекты служебных документов в кратчайший срок с учетом общего срока исполнения служебных документов, но при всех условиях в течение не более 10 дней.

74. Отказ от рассмотрения служебного документа, поступившего на согласование, не допускается.

75. Согласование может быть внутреннее (с подразделениями и должностными лицами воинской части) и внешнее (с неподчиненными организациями).

76. Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта служебного документа должностным лицом, непосредственно подчиненным командиру (начальнику), на подпись которому готовится проект служебного документа. При отсутствии возражений проект визируется должностным лицом в пределах полномочий. Виза включает в себя личную подпись должностного лица, ее расшифровку (должность визирующего, воинское звание, если он военнослужащий, инициал имени и фамилия) и дату визирования.

77. В случае несогласия с проектом дается мотивированное заключение с предложениями по существу вопроса. Замечания, особые мнения и дополнения к проекту служебного документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка: «Замечания прилагаются». Должностное лицо, разрабатывающее проект служебного документа, при согласии с замечаниями и предложениями вносит в проект необходимые изменения, а при несогласии — докладывает лицу, подписывающему служебный документ.

78. Визы проставляются на экземпляре проекта, остающемся в деле воинской части, ниже текста и подписи. На проектах приказов и директив визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра проекта в нижней его части. Если проект служебного документа согласовывается со многими штабами, управлениями, то к нему может прилагаться лист согласования (приложение N 6).

79. Проект служебного документа после согласования его с заинтересованными лицами и перед представлением на подпись командиру (начальнику) должен пройти правовую экспертизу, которую проводят должностные лица юридической службы в соответствии с Положением о юридической службе в Вооруженных Силах Российской Федерации*. При отсутствии замечаний начальник юридической службы (группы), старший юрисконсульт (юрисконсульт) или помощник командира по правовой работе, проводящий правовую экспертизу, визирует первый экземпляр проекта служебного документа на оборотной стороне последнего листа проекта, после чего проект представляется на подпись командиру (начальнику) воинской части.

________________

* Приказ Министра обороны Российской Федерации 1998 года N 100.

80. При наличии замечаний проект служебного документа возвращается исполнителю для доработки или докладывается командиру (начальнику) с этими замечаниями.

81. Внешнее согласование проекта служебного документа оформляется грифом. Гриф согласования располагается на лицевой стороне проекта служебного документа и включает в себя слово «СОГЛАСОВАНО», наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), воинское (специальное) звание, личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования, или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс. Например:

84. Служебные документы подписывают должностные лица в пределах своих полномочий. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ, его воинское звание, личная подпись и ее расшифровка (инициал имени и фамилия).

85. При подписании служебного документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне вертикальными рядами, которые ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового поля, а расшифровки подписей располагаются под наименованием должностей. При разных должностях подписи располагают одну под другой в соответствии с занимаемой должностью.

86. Служебные документы, направляемые от имени Министерства обороны организациям, не подчиненным Министерству обороны, подписываются Министром обороны Российской Федерации или его заместителями, а от имени других органов военного управления — руководителями этих органов от командира (начальника) воинской части, ему равного и выше. Служебные документы, направляемые подчиненным воинским частям или учреждениям, подписываются должностными лицами в пределах полномочий по подчиненности.

87. Приказы и директивы подписывают командиры (начальники), которым уставами Вооруженных Сил и положениями об органах военного управления предоставлено право издавать приказы и директивы.

88. Приказания подписывают начальники штабов всех наименований или военные коменданты гарнизонов.

89. Указания подписывают начальники главных и центральных управлений Министерства обороны и управлений видов Вооруженных Сил, заместители и помощники командующих войсками округов, группами войск, флотами, армиями, флотилиями, командующие (начальники) родами войск, начальники управлений, служб и отделов, подчиненных командующему войсками округа, группой войск, флотом, армией, флотилией, и адресуют нижестоящим должностным лицам по роду своей деятельности.

90. Приказы по вопросам боевой готовности, оперативной и боевой подготовки, по результатам инспектирования (проверок) войск, организационным, мобилизационным и другим важнейшим вопросам подписывают главнокомандующий (командующий, командир, начальник) и начальник главного штаба (штаба), а в воинской части, где должность начальника штаба штатом не предусмотрена, приказы подписывает командир (начальник) воинской части единолично.

91. Право, подписи служебных документов, кроме приказов, директив, приказаний и указаний (пункты 87-90 настоящей Инструкции), в пределах полномочий предоставляется:

99. Служебные документы утверждаются командиром (начальником) воинской части, в компетенцию которого входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах.

100. Утверждение служебного документа производится проставлением грифа утверждения или изданием распорядительного документа (в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения).

101. Гриф утверждения должен состоять из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности и воинского звания лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты. Например:

102. Если служебный документ утверждается постановлением, решением, приказом, протоколом, гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия документа, его даты и номера.

Назначение такой инструкции — оптимизировать алгоритм работы с документами в организации, как бюджетной, так и коммерческой. Инструкция должна носить обязательный характер, быть согласованной со всеми заинтересованными лицами, а также не должна ухудшать положения персонала компании.

Создание документа осуществляется в несколько этапов:

1. Подготовка к написанию текста, консультации с руководителями отделов, изучение методических материалов.
2. Написание текста инструкции.
3. Согласование с определенными работниками. Для этого используют специальный журнал ознакомления либо работники расписываются на подготовленном для этого бланке.
4. Утверждение документа приказом руководства.
5. Введение его в работу.

После издания приказа инструкция начинает действовать. Надо сказать, что все мероприятия для введения новой инструкции проводятся заранее, то есть до утверждения готовят новые бланки, настраивают программное обеспечение, обучают персонал работе по новым нормам. Если необходимо, то в должностные инструкции работников вносят все требуемые изменения.

Сотрудники до издания приказа должны в тестовом режиме работать с новыми формами, базами данных, СЭД и т.д. Руководители отделов должны получить электронные подписи. То есть к дате утверждения инструкции все должно быть готово.

Приказ Министра обороны Российской Федерации от 4 апреля 2017 г. №170

Законодательно закрепленной формы такого приказа не существует, поэтому руководство организации может сформировать ее по своему усмотрению, используя выработанные практикой нормы.

Что нужно указать в приказе:

1. Полное и краткое название компании.
2. Наименование документа (приказ).
3. Номер приказа.
4. Место и дату составления приказа.
5. Суть приказа («Об утверждении инструкции по делопроизводству»).
6. Текст. Здесь нужно аргументировать необходимость составления и издания приказа. Указать на внедрение новой инструкции по делопроизводству, на то, кто должен ознакомить с ней необходимых работников, кто отвечает за контроль над исполнением приказа. Как правило, это сам руководитель компании, если она небольшая.
7. Подписи упомянутых в приказе работников.

К приказу нужно приложить саму инструкцию. Ее нужно будет хранить вместе с ним.

Общество с ограниченной ответственностью «Юпитер» (ООО «Юпитер»)

Приказ № 45

г. Ижевск

«12» августа 2020 года

Об утверждении инструкции по делопроизводству

В целях организации работы по соблюдению порядка ведения делопроизводства в ООО «Юпитер» приказываю:

1. Утвердить инструкцию по делопроизводству, прилагаемую к настоящему приказу.
2. Руководителям структурных подразделений ознакомить всех сотрудников отделов с инструкцией по делопроизводству и обеспечить ведение делопроизводства в соответствии с ее нормами. Срок исполнения — до «19» августа 2020 года.
3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Приложение: инструкция по делопроизводству на 65 л. в 1 экз.

Генеральный директор Соколов / П. А. Соколов

1. Акты (в случае, если это предусмотрено унифицированной формой акта или нормативными правовыми актами).

2. Графики работ, отпусков, сменности.

3. Должностные инструкции, должностные регламенты.

4. Инструкции (технологические, по технике безопасности и др.).

5. Классификаторы информации, документов.

6. Методические рекомендации, методические указания, методики.

7. Номенклатура дел организации.

8. Нормы и нормативы (времени, численности работников, расхода сырья и материалов, электроэнергии).

9. Описи дел (постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу).

10. Отчеты (о выполнении планов, программ и др.).

11. Перечни (должностей, организаций, видов информации, документов).

12. Планы (кроме оперативных).

13. Политики.

14. Положения.

15. Порядки.

16. Правила.

17. Программы.

18. Регламенты (в том числе административные).

19. Стандарты организации.

20. Структура и штатная численность.

21. Уставы.

22. Унифицированные формы документов.

23. Штатное расписание.

Приложение № 5

1. Архивная справка.

2. Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы).

3. Копии и выписки из документов, выдаваемых для представления в другие организации.

4. Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершать финансово-хозяйственные операции.

5. Поручения (бюджетные, банковские, пенсионные; платежные, инкассовые в банк на получение инвалюты со счетов, перевод валюты).

6. Представления и ходатайства (о награждении государственными наградами и премиями).

7. Реестры (чеков, поручений, представляемых в банк).

8. Сведения о трудовой деятельности работника.

9. Справки (о доходах физических лиц, о выплате страховых сумм, о балансовой стоимости основных фондов, по персонифицированному учету, оформлению страховых свидетельств, по запросам организаций, по документам, предоставляемым в суд, – по необходимости).

10. Трудовые книжки работников.

11. Удостоверения работников.

Приложение № 6

Все материалы сайта Министерства внутренних дел Российской Федерации могут быть воспроизведены в любых средствах массовой информации, на серверах сети Интернет или на любых иных носителях без каких-либо ограничений по объему и срокам публикации.

Это разрешение в равной степени распространяется на газеты, журналы, радиостанции, телеканалы, сайты и страницы сети Интернет. Единственным условием перепечатки и ретрансляции является ссылка на первоисточник.

Никакого предварительного согласия на перепечатку со стороны Министерства внутренних дел Российской Федерации не требуется.

71. Служебные документы, подготавливаемые от имени одной воинской части, оформляются на бланке с угловым штампом, а от имени двух и более организаций — на чистых листах бумаги.

72. В воинских частях для служебной переписки применяются угловые штампы или бланки с угловыми штампами, предусмотренные Инструкцией о порядке изготовления, учета, хранения печатей и штампов и пользования ими в Вооруженных Силах <*>.

<*> Приказ Министра обороны Российской Федерации 1998 г. N 70.

73. При необходимости оценки целесообразности служебного документа, его обоснованности и соответствия действующему законодательству и другим правовым актам проводится согласование проекта служебного документа с заинтересованными должностными лицами, которые обязаны рассматривать поступившие на согласование проекты служебных документов в кратчайший срок с учетом общего срока исполнения служебных документов, но при всех условиях в течение не более 10 дней.

74. Отказ от рассмотрения служебного документа, поступившего на согласование, не допускается.

75. Согласование может быть внутреннее (с подразделениями и должностными лицами воинской части) и внешнее (с неподчиненными организациями).

76. Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта служебного документа должностным лицом, непосредственно подчиненным командиру (начальнику), на подпись которому готовится проект служебного документа. При отсутствии возражений проект визируется должностным лицом в пределах полномочий. Виза включает в себя личную подпись должностного лица, ее расшифровку (должность визирующего, воинское звание, если он военнослужащий, инициал имени и фамилия) и дату визирования.

77. В случае несогласия с проектом дается мотивированное заключение с предложениями по существу вопроса. Замечания, особые мнения и дополнения к проекту служебного документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка: «Замечания прилагаются». Должностное лицо, разрабатывающее проект служебного документа, при согласии с замечаниями и предложениями вносит в проект необходимые изменения, а при несогласии — докладывает лицу, подписывающему служебный документ.

78. Визы проставляются на экземпляре проекта, остающемся в деле воинской части, ниже текста и подписи. На проектах приказов и директив визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра проекта в нижней его части. Если проект служебного документа согласовывается со многими штабами, управлениями, то к нему может прилагаться лист согласования (Приложение N 6).

79. Проект служебного документа после согласования его с заинтересованными лицами и перед представлением на подпись командиру (начальнику) должен пройти правовую экспертизу, которую проводят должностные лица юридической службы в соответствии с Положением о юридической службе в Вооруженных Силах Российской Федерации <*>. При отсутствии замечаний начальник юридической службы (группы), старший юрисконсульт (юрисконсульт) или помощник командира по правовой работе, проводящий правовую экспертизу, визирует первый экземпляр проекта служебного документа на оборотной стороне последнего листа проекта, после чего проект представляется на подпись командиру (начальнику) воинской части.

<*> Приказ Министра обороны Российской Федерации 1998 г. N 100.

80. При наличии замечаний проект служебного документа возвращается исполнителю для доработки или докладывается командиру (начальнику) с этими замечаниями.

81. Внешнее согласование проекта служебного документа оформляется грифом. Гриф согласования располагается на лицевой стороне проекта служебного документа и включает в себя слово «СОГЛАСОВАНО», наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), воинское (специальное) звание, личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования, или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс. Например:

99. Служебные документы утверждаются командиром (начальником) воинской части, в компетенцию которого входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах.

100. Утверждение служебного документа производится проставлением грифа утверждения или изданием распорядительного документа (в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения).

101. Гриф утверждения должен состоять из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности и воинского звания лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты. Например:

104. Датой служебного документа является дата его подписания. Для служебного документа, принимаемого коллегиальным органом, датой является дата его принятия, а для утверждаемого служебного документа — дата его утверждения. Дату служебного документа и, если необходимо, надписи «Вручить лично» и о срочности проставляет должностное лицо, подписывающее или утверждающее служебный документ. Для служебных документов, составленных совместно несколькими организациями, датой является дата подписания его должностным лицом, которое подписывает его последним.

Для подписания, утверждения и согласования документов используются словесно-цифровой и цифровой способы датирования. Словесно-цифровой способ датирования применяется при написании дат в текстах правовых актов, протоколов, поручений, финансовых документов, писем, служебных записок, телеграмм (например: 13 декабря 1998 г.).

Цифровой способ датирования используется при визировании, написании резолюций, проставлении отметок о прохождении и исполнении служебного документа, передаче телефонограмм и в иных случаях. При этом дата проставляется тремя парами цифр, разделенными точками, в последовательности: число, месяц, год (например: 13.12.98).

105. Служебные документы вступают в силу с момента их подписания (принятия или утверждения), если в тексте служебного документа или законодательством не предусмотрена другая дата.

106. Служебные документы адресуют в организации, их структурные подразделения, воинские части, конкретному лицу.

107. При адресовании служебного документа в организацию, воинскую часть или их структурные подразделения без указания должностного лица их наименования пишут в именительном падеже, например:

Приказ министра обороны 170 от 4 апреля 2021 скачать

119. В каждой воинской части организуется несекретное делопроизводство. В зависимости от объема служебных документов ведение несекретного делопроизводства возлагается на отдельное структурное подразделение, предназначенное только для этих целей, или на строевой, общий, административно-хозяйственный отдел, отделение (часть), а там, где штатами они не предусмотрены, приказом командира (начальника) воинской части назначается ответственное лицо за ведение несекретного делопроизводства.

В воинской части могут быть организованы делопроизводства (филиалы) и в соответствующих отделах (службах) в зависимости от характера выполняемых работ. Ведение этих делопроизводств возлагается на штатный личный состав этих отделов (служб), а особенности учета, хранения и обращения с некоторыми служебными документами определяются специальными наставлениями, руководствами, инструкциями.

120. Несекретное делопроизводство воинских частей должно размещаться в изолированных помещениях, оборудованных тамбуром с окном для выдачи документов или барьером. Двери помещений должны иметь надежные замки и сигнализацию, выведенную на пульт управления дежурного по воинской части.

Ведение делопроизводства в отделах (службах) разрешается в общих рабочих комнатах этих отделов (служб). Служебные документы хранятся в запираемых и опечатываемых шкафах или ящиках.

121. По окончании рабочего дня помещения несекретного делопроизводства закрываются, опечатываются и сдаются под охрану дежурному по воинской части (оперативному дежурному, начальнику караула) под расписку в книге приема и сдачи служебных помещений и находящихся в них сейфов и ключей от них, предусмотренной Наставлением по защите государственных секретов в Вооруженных Силах <*>.

<*> Приказ Министра обороны 1990 г. N 010.

122. Для ведения несекретного делопроизводства назначаются лица, способные обеспечить сохранность служебных документов. Они обязаны знать и выполнять требования настоящей Инструкции. Если в делопроизводстве работает более одного человека, то между ними распределяются функциональные обязанности. Время работы сотрудников несекретного делопроизводства, включая время на выполнение внутренних работ, регламентируется распорядком дня.

123. Основные задачи несекретного делопроизводства:

а) прием, учет, отправка и хранение служебных документов и служебных изданий;

б) доклад командованию поступивших служебных документов и передача их на исполнение в соответствии с указаниями командования;

в) ведение и оформление дел;

г) выдача исполнителям служебных документов, служебных изданий и дел для работы;

д) контроль за соблюдением исполнителями правил хранения служебных документов и служебных изданий, обращения с ними, а также за своевременным возвращением их в делопроизводство;

е) учет печатей и штампов, множительных аппаратов, электронно-вычислительных машин, факсов и контроль за их использованием (где нет секретных отделов);

ж) подготовка и передача служебных документов в архивы, а также отбор и уничтожение служебных документов и архивных материалов;

з) учет, хранение и выдача бланков строгой отчетности; учет, хранение и выдача исполнителям рабочих тетрадей и других носителей информации.

167. Служебные документы, подлежащие пересылке, конвертуются. Отправляемые одновременно несколько служебных документов одному и тому же адресату вкладываются в один пакет.

В тех случаях, когда приложения посылаются в нескольких пакетах, в первый вкладывается сопроводительное письмо и на пакете ставится номер этого письма, а на последующих пакетах ставится этот же номер с добавлением перед номером буквы «к», например: к N 205/275. На основном служебном документе или в сопроводительном письме указывается количество отправляемых пакетов.

168. Служебные документы, посылаемые постоянным адресатам, могут отправляться в пакетах с адресами получателя и отправителя, напечатанными типографским способом.

169. На лицевой стороне пакета (почтового конверта, оболочки почтового отправления) указываются:

а) степень срочности, если она имеется на подписанном служебном документе;

б) почтовый адрес получателя;

в) номера всех служебных документов, вложенных в пакет. На пакетах, подлежащих вскрытию лично адресатом, делается надпись: «Вручить лично».

170. В адресах на пакетах запрещается указывать воинские звания, фамилии, имена, отчества и штатные воинские должности отправителей и получателей служебных документов, а также принадлежность их к Вооруженным Силам, кроме случаев, предусмотренных пунктами 118 и 171 настоящей Инструкции.

171. Почтовые адреса на пакетах (почтовых конвертах, оболочках почтовых отправлений) отправителей и получателей пишутся в следующей последовательности:

а) для воинских частей, расположенных на территории Российской Федерации, — наименование получателя (фамилия, имя, отчество для физических лиц); название улицы, номер дома, номер квартиры; название населенного пункта (города, поселка и т.п.); название области, края, автономного округа (области), республики; страна (для международных почтовых отправлений); почтовый индекс. В таком же порядке производится написание адреса отправителя. Адрес получателя пишется в правой части пакета, а адрес отправителя — в левом верхнем углу. В наименовании адресата пишется: «Командиру (начальнику) войсковой части _____________» (указывается условное наименование воинской части, а если оно не установлено, то действительное);

б) для воинских частей, расположенных вне территории Российской Федерации, а в военное время для всех воинских частей — «Командиру войсковой части — полевая почта _________». При этом указываются номер полевой почты и почтовый индекс без указания пункта дислокации;

в) для военных представительств Министерства обороны на предприятиях, в учреждениях и организациях — фамилия, инициалы военного представителя; условное (предприятие п/я К-0001) или действительное наименование предприятия, учреждения и организации; название населенного пункта (город, поселок и т.п.); название области, края, автономного округа (области), республики; почтовый индекс.

172. Если отправителю служебного документа известно действительное наименование воинской части, но неизвестно ее условное наименование или известно условное наименование, но неизвестно наименование населенного пункта или пункта приписки к узлу (станции) фельдъегерско-почтовой связи или к объекту почтовой связи Государственного комитета Российской Федерации по связи и информатизации, то документ может быть адресован: в случае, если действительное наименование воинской части подлежит засекречиванию в соответствии с Перечнями сведений, подлежащих засекречиванию в Вооруженных Силах <*>, — в порядке, установленном для документов, имеющих гриф секретности, в остальных случаях — по условному наименованию в порядке, установленном для несекретных служебных документов.

<*> Приказ Министра обороны Российской Федерации 1996 г. N 055.

Отправка таких документов производится в двойной упаковке с предупредительной надписью: «Двойной пакет». На внутреннем конверте указывается, кому адресован документ (действительное или условное наименование воинской части — получателя), а на внешнем конверте пишется адрес узла (станции) фельдъегерско-почтовой связи военного округа, на территории которого находится отправитель.

173. Адреса получателей и отправителей служебных документов следует писать (печатать) четко, полно, без сокращений и помарок. Пятизначные номера условных наименований на пакетах проставляются под словами «Войсковая часть» или «Полевая почта».

Некоторые упомянутые нами документы являются нормативными, то есть обязательными для всех, а некоторые являются методическими, носят рекомендательный характер. В статье мы не будем акцентировать особое внимание на том, что положения одного документа соблюдать нужно обязательно, а другого – нет. Ограничимся лишь основными соответствующими пометками. В делопроизводстве все взаимосвязано, и в конечном итоге выполнять только обязательные предписания не получится. Приведем пример: для обычной коммерческой организации обязательно выполнять только положения документов по архивному делу. ГОСТы, Примерная инструкция по делопроизводству и весь остальной пул документов носят рекомендательный или вовсе справочный характер. Однако невозможно правильно архивировать документы, игнорируя процессы документирования и документооборота. Для хранения нам нужно знать вид и разновидность документа (это документирование), а также вовремя получить его в архив (это документооборот). Вот и получается, что разделение на обязательные и необязательные регламентирующие документы в делопроизводстве – условное. Знать и выполнять приходится все.

• Деловое письмо в 2020 году: как создавать, согласовывать и хранить

• Как в 2020 году создавать, согласовывать и хранить документы: акт

• Как в 2020 году создавать, согласовывать и хранить документы: инструкция

• Как закрыть делопроизводственный год

296.

Военнослужащим, лицам гражданского персонала и членам их семей выдаются справки, необходимые для представления в соответствующие учреждения и организации.

Правила оформления и выдачи справок изложены в приложении N 31 к настоящей Инструкции.———————————Приказ Министра обороны Российской Федерации от 9 сентября 2015 г. N 047.По запросам воинских частей, сторонних организаций, а также граждан могут выдаваться справки по архивным документам, порядок оформления которых изложен в Наставлении по архивному делу в Вооруженных Силах Российской Федерации.

Запросы в архивы оформляются в соответствии с Правилами составления запросов.297.

Командир (начальник) воинской части по письменному заявлению заинтересованных лиц может выдавать заверенные копии (выписки из) служебных документов (с обязательным указанием местонахождения этих документов), исходящих от воинской части,

Документооборот. Требования к оформлению документации

____________________________________________________________________Утратила силу на основании ____________________________________________________________________1. Временная инструкция по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации (далее именуется — Временная инструкция) определяет порядок приема, регистрации, учета, подготовки, оформления, размножения (тиражирования), контроля исполнения, использования, отправки и хранения служебных документов в органах военного управления, объединениях, соединениях, воинских частях, организациях Вооруженных Сил Российской Федерации*._______________* Далее в тексте настоящей Инструкции, если не оговорено особо, для краткости будут именоваться: Вооруженные Силы Российской Федерации — Вооруженными Силами; Министерство обороны Российской Федерации — Министерством обороны; органы военного управления, объединения, соединения, воинские части,

1.1. Настоящая Инструкция разработана в целях соблюдения и совершенствования документационного обеспечения деятельности Верховного Суда Российской Федерации (далее — Суд) по исполнению полномочий, возложенных на него Конституцией и законодательством Российской Федерации. Настоящая Инструкция является внутренним актом, предназначенным для использования в служебной деятельности работниками аппарата Суда. В настоящей Инструкции определяется порядок организации документооборота и делопроизводства в Суде по работе с документами несекретного характера и документами ограниченного распространения (для служебного пользования) в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации, Регламента Суда, Положения об аппарате Суда, государственных стандартов в области делопроизводства*(1). 1.2. Настоящая Инструкция устанавливает в Суде единые правила ведения делопроизводства и порядок работы с процессуальными и иными документами с использованием программных и технических средств автоматизированной информационной системы Суда. Эти правила включают в себя приём, учёт и регистрацию поступивших в Суд процессуальных и иных документов, оформление (в том числе печатание и тиражирование) документов Суда и отправку документов по предназначению, текущее хранение документов в структурных подразделениях Суда (далее — подразделения Суда), передачу их на хранение в архивный фонд Суда (отдел хранения судебных документов), а также уничтожение документов. 1.3. Порядок работы с секретными документами в Суде определяется Председателем Суда в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне, иными нормативными правовыми актами и методическими документами по защите сведений, составляющих государственную тайну. 1.4. Настоящая Инструкция, а также изменения к ней утверждаются приказом Председателя Суда.

Особенности ведения делопроизводства определяются:при подготовке проектов документов для представления Президенту Российской Федерации и в Правительство Российской Федерации, а также при подготовке проектов правовых актов Министерства обороны — соответствующими инструкциями;при рассмотрении обращений (предложений, заявлений или жалоб) — главой 6 Дисциплинарного устава Вооруженных Сил Российской Федерации и Инструкцией по работе с обращениями граждан в Вооруженных Силах Российской Федерации*;_______________* Приказ Министра обороны Российской Федерации 2006 года N 500.по секретной переписке и правилам ведения секретного делопроизводства — Инструкцией по режиму секретности в Вооруженных Силах Российской Федерации**;_______________** Приказ Министра обороны Российской Федерации 2005 года N 010.при использовании электронного документооборота — инструкцией и (или) регламентом по ведению делопроизводства

Ведение этих делопроизводств возлагается на штатный личный состав этих служб, отделов (отделений) и осуществляется с учетом особенностей учета, хранения и обращения с некоторыми документами, определенных специальными наставлениями, руководствами, инструкциями.80. Основные задачи несекретного делопроизводства:а) прием, первичная обработка, учет, отправка и хранение служебных документов, в том числе официальных изданий;б) доклад командованию (руководству) поступивших служебных документов и передача их на исполнение в соответствии с решениями (поручениями, указаниями) командования (руководства);в) формирование и оформление дел, обеспечение их учета и сохранности;г) выдача исполнителям служебных документов, дел для работы;д) контроль за соблюдением исполнителями правил хранения служебных документов, изданий, обращения с ними, а также за своевременным возвращением их в службу делопроизводства;е)

знать и выполнять требования, установленные настоящей Инструкцией; б) быть бдительными, не допускать нарушений, которые могут привести к разглашению сведений служебного характера, иной охраняемой законом информации или утрате служебных документов, а также пресекать действия (бездействие) других лиц, которые могут привести к таким последствиям; в) знакомить со служебными документами других лиц и передавать служебные документы другим исполнителям только по решению (указанию) своего непосредственного командира (начальника) либо вышестоящего прямого командира (начальника); г) завершать работу с компьютерными программами (информационными системами), надобность в использовании которых миновала, выключать средства вычислительной техники, перед сдачей помещений под охрану;

д) давать справки по служебным документам и

Инструкция по ведению делопроизводства

Настоящая Инструкция определяет порядок приема, первичной обработки, учета, составления, оформления, изготовления, размножения, отправки, доведения, хранения, уничтожения и использования служебных документов, а также контроля за их исполнением в органах военного управления, объединениях, соединениях, воинских частях, военных комиссариатах и организациях Вооруженных Сил Российской Федерации*.________________* Далее в тексте настоящей Инструкции, если не оговорено особо, для краткости будут именоваться: Вооруженные Силы Российской Федерации — Вооруженными Силами; Министерство обороны Российской Федерации — Министерством обороны; военные округа, Северный флот — военными округами; центральные органы военного управления и иные подразделения, входящие в структуру Министерства обороны Российской Федерации, — центральными органами военного управления; органы военного управления, объединения, соединения,

Что такое делопроизводство и документооборот (2020)? Учебное пособие, равно как и современный экономический словарь, определяет документооборот как движение документов между их составителями и исполнителями по информационным технологическим цепочкам, дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятые решения, осуществлять учет и контроль. В свою очередь делопроизводство — это мероприятия по ведению, обновлению и контролю за документацией.

Поскольку значение информации в современном мире и бизнесе трудно переоценить, делопроизводству и документообороту организации отводится важная роль. Зачастую от четкости и ясности формулировок, скорости прохождения бумаг зависит правильность принятия решений и конечный результат.

Выделяют три вида документопотока:

• входящий (поступающий в организацию);
• исходящий (направленный из организации);
• внутренний (документация, создаваемая и используемая работниками в управленческом процессе).

Работа с документами в организации делится на этапы.

Для входящих:

• прием и первичная обработка;
• предварительное рассмотрение делопроизводителем;
• регистрация;
• рассмотрение руководством организации и направление на исполнение;
• обработка, исполнение, подготовка ответов;
• контроль исполнения.

Для исходящих:

• разработка, оформление;
• регистрация;
• отправка.

Для внутренних:

• разработка, оформление;
• регистрация;
• обработка, исполнение, подготовка ответов;
• контроль исполнения.

Для всех:

• учет и анализ объемов документооборота;
• хранение.

Скорость прохождения этапов напрямую зависит от правильности оформления бумаг, а также от утвержденных в организации норм документооборота. Образец положения о документообороте в организации (2020) можно скачать ниже.

N 1082 «Вопросы Министерства обороны Российской Федерации»:полное — Министерство обороны Российской Федерации;сокращенное — Минобороны России.Сокращенное наименование (в скобках) помещается ниже полного.Использование (в том числе в служебных документах) сокращений «Министерство обороны РФ», «Минобороны РФ», «Министерство обороны России», «Минобороны Российской Федерации», а также «РФ» вместо «Российская Федерация» не допускается.Реквизит «Наименование воинской части» используется на бланке с угловым штампом и угловом штампе воинской части и располагается под наименованием федерального органа исполнительной власти.Реквизит «Наименование должности» используется на бланке с угловым штампом должностного лица, имеющего право ведения переписки на должностном бланке, и располагается под наименованием федерального органа исполнительной власти либо, если документ подготовлен не на должностном бланке,

N 160.по секретной переписке и правилам ведения секретного делопроизводства — Наставлением по защите государственных секретов в Вооруженных Силах <*>.<*> Приказ Министра обороны 1990 г. N 010.3. Основным методом руководства и управления войсками (силами) является личное общение должностных лиц воинских частей непосредственно, с использованием средств связи, электронно-вычислительной техники и других технических средств.Служебную переписку следует применять лишь в случаях действительной необходимости, когда нет условий для осуществления личного общения, невозможно использовать технические средства связи или когда действующим законодательством предусмотрено составление письменного документа.4.

Работа со служебными документами в воинских частях регулируется законодательством Российской Федерации, приказами Министра обороны Российской Федерации и настоящей Инструкцией.5.

Служебная переписка

Похожие записи:

• Стоимость Куба Холодной Воды В Красноярске
• Декларация 3 ндфл 2021 образец заполнения для физических лиц машина
• Ставки налога на роскошь автомобили 2021