Формы первичных бухгалтерских документов 2021

      Комментариев к записи Формы первичных бухгалтерских документов 2021 нет

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Формы первичных бухгалтерских документов 2021». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Учет первичной документации должен быть организован так, чтобы каждый бланк проходил систему регистрации внутри предприятия. Это необходимо для минимизации риска утери справок и других форм. Делопроизводитель или другое ответственное лицо заводит журналы регистрации документации. Все поступающие бланки оформляются как входящие. Исходящими являются формы, которые создаются внутри предприятия (независимо от того, будут они выданы сторонним организациям или останутся на предприятии).

Идеальное состояние первичной документации – необходимое условие отсутствия проблем при налоговых проверках и ревизиях, доказательства своей правоты в споре с контрагентом и пр. Приведем ряд важных нюансов, о которых следует всегда помнить бухгалтеру при работе с первичкой.

  1. Первичка – единственное доказательство. Без первичной документации невозможно доказать факты поставки, затрат, выполнения или невыполнения условий сделки. Не станет помощником и суд – существуют прецеденты, когда истцам было отказано либо ответчики ушли от претензий по причине недоказанности определенных этапов сделки ввиду отсутствия ряда первичной документации.

    ВАЖНО! Без «первички» в редких случаях можно доказать факт оказания услуг: суд может принять во внимание дополнительные экспертные заключения и побочную документацию. Если факт выполнения работ оказан, отсутствие подписанного заказчиком акта не освободит его от уплаты.

  2. Лучше без ошибок, но мелкие недочеты не чреваты. Страшный сон любого бухгалтера – отказ в возмещении НДС по причине неправильных данных в первичных документах. Но если ошибки незначительны, отказ в вычете не должен последовать. Существенность ошибок регламентирует ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Налоговики подтвердили это в Письме от 12 февраля 2015 года № ГД-4-3/[email protected]). Главное, чтобы представленные данные точно свидетельствовали о факте оплаты и поставки товара (оказании услуги). Так, например, если в товарно-транспортной накладной нет ссылки на договор или не указана масса груза, это недостаток, но не повод отказать в НДС. А вот если отсутствует название и дата составления документа, общая стоимость товара и ряд других обязательных реквизитов, суд может счесть такую сделку нереальной.
  3. Осторожно, фальшивая подпись! Если подписи ответственных лиц на документах сфальсифицированы, либо документ подписан лицом, не имеющим на это полномочий, такая первичка не будет признана инстанциями. Кроме того, очень важно, чтобы подпись была поставлена собственноручно – факсимиле будут недействительными.
  4. Первичка с ошибкой не заменяется. Если, например, счета-фактуры, в которых обнаружена ошибка, можно переписать, издав новый, исправленный документ с такими же реквизитами, то с первичной документацией этот номер не пройдет. Несмотря на то, что иногда суды признают корректировочные документы, лучше все же исправить ошибку по правилам ст. 7 «Закона о бухучете» – внести в документ дату исправления и заверить ее подписями уполномоченных лиц.
  5. Не всегда нужен перевод. Естественно, первичка составляется на государственном языке. Но иногда перевод отдельных слов с иностранного языка оказывается неуместным, например, если это наименование торговой марки или товара.
  6. Электронная первичка – только с ЭЦП. Сегодня не обязательно ограничиваться бумажной формой оформления первичной документации, закон разрешает и электронный носитель. Но он будет приравниваться к бумажному лишь в случае заверения его квалифицированной цифровой подписью. Неквалифицированная ЭЦП дозволяется лишь в отдельных, особо оговоренных особом случаях, и первичка в них не входит.

В федеральном законе 402-ФЗ «О бухучете» описаны все бухгалтерские и первичные документы. Они нужны, в основном, для налоговой — как документы, которые подтверждают понесенные вами расходы и правильность определения налоговой базы.

Первичные документы нужно хранить 4 года. В течение этого времени налоговая может в любой момент их запросить для проверки вас или ваших контрагентов. «Первичка» также используется в судебных процессах при спорах с контрагентами.

Документы первичного учета составляются в момент осуществления хозяйственных операций и свидетельствуют об их совершении. Список документов, сопровождающих ту или иную сделку, в зависимости от типа сделки может быть разным. Подготовкой всех необходимых первичных документов, как правило, занимается поставщик. Особое внимание нужно уделять тем документам, которые возникают в ходе сделок, где вы покупатель, потому что это ваши расходы, и поэтому вы более заинтересованы в соблюдении буквы закона, нежели ваш поставщик.

Все сделки компании можно разделить на три этапа:

Первый этап — договор об условиях сделки. Его результатом будет договор и счет на оплату.

Второй этап — оплата по сделке. Первичные документы, подтверждающие оплату:

  • Наличные расчеты — кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру, бланк строгой отчетности. Организации редко рассчитываются между собой наличкой, так как суммы расчетов через кассу ограничены суммой 100 тыс. рублей. Обычно наличными деньгами получают авансы или подотчетные деньги сотрудники.
  • Электронные расчеты, включая эквайринг, платежные системы или перечисления с расчетного счета — выписка с банковского счета.

Третий этап — получение продукции. Требуется подтверждение факта получения покупателем товара или услуги, а продавцом — оплаты. Без подтверждающих документов налоговая не позволит учесть потраченные средства в расходах. Получение подтверждается:

  • товарной накладной;
  • товарным чеком;
  • актом выполненных работ или оказанных услуг.

Сделки в разных компаниях существенно отличаются. Несмотря на это, есть перечень первичной документации, которая обязательна в бухгалтерии:

  • Договор.
  • Счет на оплату.
  • Платежные документы: кассовые чеки, бланки строгой отчетности.
  • Товарная накладная.
  • Акт выполненных работ или оказанных услуг.
  • Счет-фактура.

Этот список документов по сделкам не исчерпывающий, он может расширяться в зависимости от видов операций и особенностей учета в организации.

При заключении сделки стороны заключают между собой договор, в котором оговаривают все условия и детали будущих хозяйственных операций: сроки отгрузки товара, выполнения работ или оказания услуг, время для оплаты, способ расчетов и т.п.

Дополнительно в договоре фиксируются данные о предмете сделки и цене. Права и обязанности сторон тоже нужно прописать, чтобы в суде было легче урегулировать возможные споры.

Оптимально, если каждая сделка оформлена отдельным договором. Но компании нередко заключают с постоянными контрагентами один общий договор на ряд однотипных сделок сразу. Оформите два экземпляра договора с печатями и подписями сторон на каждом.

Письменная форма договора нужна не всегда. Например, для сделки по купле-продаже подтверждающим заключение документом выступает кассовый или товарный чек.

Счет на оплату — это документ, в котором продавец устанавливает цену на свои услуги или товары.

Покупатель соглашается с условиями поставщика в момент совершения оплаты. Законодатель не устанавливает форму счета, поэтому каждая компания составляет его по-своему. В счете прописывают условия сделки, сроки, порядок оплаты и поставки и т.д.

Подпись директора или главбуха на этом документе не обязательны (ст. 9 № 402-ФЗ). Но чтобы со стороны налоговой или контрагентов не возникало вопросов, лучше ими не пренебрегать. Счет на оплату не дает возможности предъявить требования поставщику — в нем лишь фиксируется цена покупки. Покупатель же сохраняет за собой право требовать возврата денег в случае нарушения условий договора или незаконного обогащения поставщика.

Первичные документы из этой группы подтверждают факт оплаты полученных покупателем товаров или услуг.

К ним относятся кассовые и товарные чеки, платежные поручения и требования, бланки строгой отчетности. Платежку покупатель получает в банке, когда оформляет оплату безналичным платежом, а платежное требование может выставить поставщик. Товарный или кассовый чек поставщик выдает покупателю, когда тот оплачивает товар наличными деньгами.

Первичная документация в бухгалтерии

Если вы не оформили необходимый первичный документ и это обнаружилось во время налоговой проверки, вас могут оштрафовать.

Так, статья 120 Налогового кодекса РФ «отсутствие первичных документов, счетов-фактур или регистров бухгалтерского учета или налогового учета» квалифицирует как «грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения».

Размер штрафа за такое нарушение – 10 000 рублей. Если же такие нарушения совершены неоднократно в разных налоговых периодах, штраф возрастает до 30 000 рублей.

Если же такое нарушение повлекло за собой «занижение налоговой базы», штраф составит 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей.

Обратите внимание

Действие статьи 120 Налогового кодекса распространяется не только на фирмы, но и на предпринимателей.

Существует и другая опасность. Статья 252 Налогового кодекса РФ в качестве расходов понимает обоснованные и документально подтвержденные затраты.

Если же документ, подтверждающий произведенные организацией затраты (например, акт приемки-сдачи выполненных работ), не оформлен или составлен с серьезными нарушениями, налоговая инспекция может не принять такие расходы для целей налогообложения.

В результате с вас взыщут сумму заниженного налога, а также пени.

Кроме того, инспекция может предъявить штраф по статье 122 «Неуплата или неполная уплата сумм налога (сбора)» Налогового кодекса, которая предусматривает штраф в размере 20% от неуплаченной суммы налога (сбора), а деяния, совершенные умышленно, влекут взыскание штрафа в размере 40%.

Однако здесь надо указать на существенный момент: предъявить требования об уплате штрафов за одно и то же нарушение одновременно по статьям 120 и 122 Налогового кодекса налоговая инспекция не вправе (определение Конституционного Суда РФ от 18 января 2001 г. № б-О).

Если вы занизили налоговую базу и не уплатили налог из-за грубого нарушения правил учета, вас оштрафуют по пункту 3 статьи 120. Если вы занизили налоговую базу и не уплатили налог по другой причине, вас оштрафуют по статье 122.

Если же налоговая инспекция за одно и то же нарушение предъявила вам штрафы одновременно по двум вышеуказанным статьям, не спешите с этим соглашаться.

Доказать свою правоту в арбитражном суде в такой ситуации налоговикам вряд ли удастся.

Между тем многие налоговые инспекторы на местах по-своему трактовали и другие положения налогового законодательства. Так, например, если организация составила документ в произвольной форме по операции, для которой предусмотрен типовой бланк, налоговики могли классифицировать это как «грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения».

Такой же вывод проверяющие могли сделать и в том случае, если организация не заполнила все обязательные реквизиты типового бланка.

Как свидетельствует арбитражная практика, в подобных случаях суды часто занимают сторону налогоплательщиков.

Из-за отмены обязательного использования унифицированных форм первичных документов у компаний должно сократиться количество споров с проверяющими. Контролеры больше не смогут «снимать» расходы по причине ненадлежаще оформленных документов, так как самого требования об использовании типовых форм документов с 2013 года не существует (ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Учитывая, что с 2014 года к бухгалтерскому учету нельзя принимать документы, которыми оформлены не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок (ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Чиновники определили круг ответственности за оформление таких документов в учете.

Так, ответственным за оформление факта хозяйственной жизни, признается лицо, составившее первичный документ. Этот субъект (гражданин или фирма) должен обеспечить своевременную передачу оформленного документа в бухгалтерию для регистрации в учете, а также гарантировать достоверность его данных.

Что касается лиц, на которых возложено ведение бухгалтерского учета (например: бухгалтер, руководитель) или с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета (например: аутсорсинговая фирма), то они не несут ответственности за соответствие составленной другими лицами «первички» и свершившимся фактам хозяйственной жизни.

За те же нарушения мировой судья по инициативе налоговиков может наложить на руководителя или главного бухгалтера организации административный штраф от 5000 до 10 000 рублей, а за повторное нарушение — от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификацию на срок от одного года до двух лет (ст. 15.11 КоАП РФ).

При этом повторным совершением административного правонарушения является совершение правонарушения в тот период, когда лицо считается подвергнутым административному наказанию за совершение однородного административного правонарушения (п. 2 ч. 1 ст. 4.3 КоАП РФ). Этот период длится со дня вступления в законную силу постановления о назначении административного наказания до истечения одного года со дня окончания исполнения данного постановления (ст. 4.6 КоАП РФ) (Информационное сообщение Минфина России от 7 апреля 2016 г. № ИС-учет-1).

  • Определение и реквизиты
  • Подписи
  • Печать
  • Обязательные и рекомендованные формы
  • Электронная форма документа
  • Необходимо ли распечатывать в конце года электронные документы
    • Документы, не подписанные ЭЦП
    • Документы, подписанные ЭЦП

Согласно закону Республики Казахстан «О бухгалтерском учете», юридические лица обязаны отражать все бухгалтерские записи в первичной документации. Это касается и иностранных предприятий, зарегистрированных в РК, в том числе их постоянных учреждений, представительств и филиалов. От ведения бухгалтерского учета освобождены лишь индивидуальные предприниматели, которые работают по упрощенной форме или патенту, не являются субъектом естественных монополий или плательщиком НДС. Однако это не освобождает их от обязанности составлять и хранить первичные документы учета в бухгалтерии

Первичная документация – это основные документы, использующиеся в бухгалтерии для подтверждения факта совершения операции. На их основе осуществляется не только бухгалтерский, но и налоговый учет. Обычно они хранятся в течение 5 лет и могут быть в любой момент запрошены налоговым комитетом для проверки предприятия или его контрагентов. Именно поэтому важно знать, какие документы нужны для ведения бухгалтерии.

Чтобы проще понять, что является первичной документацией, нужно условно разделить процесс сотрудничества с контрагентами на три стадии:

1. Заключение сделки. На этом этапе составляют основные документы, которые затем используются в бухгалтерии. К ним относится договор и счет на оплату.

2. Оплата. На этом этапе контрагент предъявляет документ, нужный для ведения бухгалтерии в качестве подтверждения оплаты товаров или услуг.

Это может быть кассовый или товарный чек, платежное поручение, бланки строгой отчетности. Кассовый и товарный чек ему выдают при оплате наличностью, платежное поручение – при безналичной оплате.

3. Получение. Факт получения товаров подтверждают путем заполнения накладных, товарных чеков, а предоставление услуг – актом выполненных работ. Без них налоговый комитет может не разрешить снижать налоговую нагрузку. Счет-фактура не относится к «первичке» и используется в основном для контроля движения НДС.

Согласно Кодексу об административных нарушениях, предприятиям, которые в своей бухгалтерии не ведут документы учета, грозит штраф. Его размер зависит от категории налогоплательщика и составляет 25-75 МРП (2019 г.). При первом нарушении налоговая служба может ограничиться предупреждением, но при повторном нарушении имеет право выписать штраф.

Обязательных для всех форм и перечня первичных документов бухгалтерского учета в настоящее время не существует: любой хозсубъект вправе самостоятельно определить для себя формы первичных документов, которые он будет применять в своей деятельности.

Вместе с тем наиболее распространенными первичными документами бухгалтерского учета выступают имеющие аналоги среди унифицированных форм, утвержденных Госкомстатом.

После того как первичный документ оформлен, необходимо перенести информацию из него в учетный регистр.

Источники:

  • Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»
  • Приказ Минфина России от 06.10.2008 N 106н

С 1 января изменился порядок заполнения путевых листов. Так, перечень обязательных реквизитов дополнен данными о перевозке и содержит следующие сведения:

  • наименование и номер путевого листа;
  • срок действия путевого листа;
  • собственник (владелец) транспортного средства (название, адрес, номер телефона, ОГРН, организационно-правовая форма);
  • транспортное средство (тип, модель, регистрационный номер и т.д.);
  • водитель (ФИО, время проведения медосмотров);
  • перевозка (виды сообщения и перевозок)

Также в путевом листе нужно указывать дату и время выпуска транспортного средства на линию и его возвращения. На каждое транспортное средство, которое эксплуатируется, оформляется один путевой лист. Если один транспорт используется посменно разными водителями, можно оформить несколько путевых листов – раздельно на каждого водителя.

Важными новшествами считают введение нового вида типовых форм для учета электронной документации. Среди них:

Код формы Наименование формы Для каких целей применяется, комментарии
0504512 Решение о командировании на территории РФ Для направления работника / подотчетного лица в служебную командировку на территории РФ и расчета размера командировочных расходов
0504513 Изменение Решения о командировании на территории РФ Для изменения Решения о командировании (ф. 0504512) или изменения расчета размера командировочных расходов по ранее утвержденному Решению (ф. 0504512) или для отмены командировки
0504515 Решение о командировании на территорию иностранного государства Для направления работника/ подотчетного лица в служебную командировку за пределы РФ и расчета размера командировочных расходов
0504516 Изменение Решения о командировании на территорию иностранного государства Для оформления изменения соответствующего Решения (ф. 0504515)
0504517 Решение о компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа лиц, работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей Для формирования расчета суммы компенсации работникам –»северянам» проезда в отпуск и обратно. Заполняется работником/ подотчетным лицом, которому по закону положено возмещение указанных расходов
0504518 Заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема Электронная заявка-обоснование оформляется в случае приобретения через подотчетное лицо товаров, работ, услуг малого объема для собственных хозяйственных нужд учреждения. Заполняет форму указанный подотчетный сотрудник.
0504520 Отчет о расходах подотчетного лица Применяется для учета расчетов с подотчетными лицами на основании шести вышеупомянутых электронных документов (ф.ф. 0504512, 0504513, 0504515, 0504516, 0504517, 0504518)

Важно понимать, что данные нормы являются абсолютно новыми, однако подобного рода документы применялись и ранее. К примеру, решение о командировании будет заменять кадровые приказы с согласованиями, которые составляют на сегодняшний день в бумажном виде во время отправления сотрудников в командировку. Раньше также приходилось обосновывать малые объемы закупок в учреждениях, однако делали это в определенном порядке.

\r\n\r\n

Общим термином «первичные документы» принято называть любые документы, которые подтверждают осуществленные налогоплательщиком сделки. В данном случае речь идет о сделках, связанных с хозяйственной деятельностью организации и имеющих определенный экономический эффект. Под первичными документами понимается как бухгалтерская «первичка», так и документы, необходимые для налоговых целей (то есть для подтверждения расходов, вычетов, льгот и т.п.).

Общим термином «первичные документы» принято называть любые документы, которые подтверждают осуществленные налогоплательщиком сделки. В данном случае речь идет о сделках, связанных с хозяйственной деятельностью организации и имеющих определенный экономический эффект. Под первичными документами понимается как бухгалтерская «первичка», так и документы, необходимые для налоговых целей (то есть для подтверждения расходов, вычетов, льгот и т.п.).

Книга учёта и первичные документы у ФЛП в 2021 году

Отчет об использовании давальческих материалов

Счет-договор (оферта)

Договор поставки: образец

Требования к товарному чеку

График проведения СОУТ: образец заполнения 2020 года

Первичные учетные документы призваны отражать происходящие в учреждении хозяйственные операции. Систематизированные данные из них переносятся в регистры и журналы бухгалтерского учета, которые составляют основу для формирования отчетности. Используются в практике те первичные бухгалтерские документы, перечень которых утверждается учетной политикой. Рекомендуемые для применения на практике бланки приведены в постановлениях Государственного комитета статистики:

  • № 1 от 05.01.2004;
  • № 71-а от 30 октября 1997;
  • № 88 от 18 августа 1998;
  • № 132 от 25 декабря 1998;
  • № 100 от 11 ноября 1999;
  • № 7 от 21 января.2003.

Первичные бухгалтерские документы кассового типа должны быть идентичны унифицированным формам, остальные бланки предприятиям разрешается видоизменять.

С 2013 года большая часть унифицированных бланков стала носить рекомендательный характер. Их разрешается использовать на практике в исходном виде или дорабатывать с учетом специфики бухгалтерского и управленческого учета. Что относится к первичным документам для отражения операций с активами из числа основных средств:

  1. Форма ОС-1, представляющая собой Акт приемки-передачи.
  2. Форма ОС-1а, применяемая для фиксации факта поступления и выбытия активов в виде зданий и капитального типа сооружений.
  3. Форма ОС-4, без которой невозможно показать списание актива.
  4. Инвентарные карточки.
  5. Инвентаризационные описи двух разновидностей – для основных средств (ИНВ-1) с нематериальными активами (ИНВ-1а).

Что относится к первичным документам бухгалтерского учета в кадровом делопроизводстве:

  • в момент оформления начала трудовых отношений с конкретным сотрудником главным первичным бланком будет приказ, фиксирующий прием на работу, по форме Т-1;
  • обязательно ведутся личные карточки работников формы Т-2;
  • трудоустройство работников ведется в соответствии с сеткой должностей, установленной штатным расписанием по форме Т-3;
  • первичные учетные документы в виде графиков отпусков (бланк Т-7);
  • приказы о том, что конкретному сотруднику предоставляется отпуск с указанием точных сроков и дат отдыха, составляются на основе бланка Т-6;
  • при увольнении составляются такие первичные учетные документы бухгалтерского учета, как приказы по формам Т-8 или Т-8а.

Список первичных документов в сфере начисления и выплаты заработка персоналу состоит из:

  • бланков для табелированного учета отработанного времени (формы для ручного и автоматизированного заполнения Т-12 и Т-13);
  • несколько видов зарплатных ведомостей (Т-49 и Т-53);
  • лицевых счетов (бланк документа Т-54).

Первичные документы бухгалтерского учета – перечень обязательных к применению в исходном виде кассовых бланков:

  1. Форма КО-1, именуемая приходным кассовым ордером. Бланк заполняется на листе бумаги формата А5.
  2. Форма КО-2, представляющая собой расходный кассовый ордер, который распечатывается на бумажном носителе размера А5.
  3. Форма КО-3, в которой регистрируются приходная и расходная документация.
  4. Первичные документы в бухгалтерии форм КО-4 (пронумерованная, прошитая нитками и скрепленная оттиском печати кассовая книга) и КО-5 (книга для отражения денежных ресурсов, принятых и выданных кассиром).

К первичной документации можно отнести договоры, накладные, счета, акты, доверенности, товарные чеки, лимитно-заборные карты (бланки форм М-8), требования-накладные (М-11). Счет-фактура, вопреки распространенному мнению, не относится к разряду первичных документов – такой вывод содержится в письме Минфина № 03-03-06/1/392, датированном 25 июня 2007 г.

Действующее законодательство в области бухучета и налоговое законодательство не содержат ограничений прав субъектов экономической деятельности для оформления любых фактов хозяйственной жизни использовать самостоятельно разработанные форматы первичных учетных документов.

Первичные учетные документы в электронной форме могут подтверждать доходы и расходы, факты принятия ценностей на учет для целей налогообложения в случаях, когда информация в электронной форме, подписанная электронной подписью, по правилам Закона об электронной подписи признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе с собственноручной подписью.

Если документ в электронной форме составлен не по формату, установленному ФНС России, то в случае истребования в рамках налоговых проверок он представляется в налоговый орган на бумажном носителе в виде заверенной налогоплательщиком копии с отметкой о подписании документа электронной подписью.

С 2013 г. руководители экономических субъектов компетентны определять название и состав показателей первичных учетных документов, а также формы их представления на бумажном носителе.

В такой ситуации утверждение ФНС России форматов первичных учетных документов из альбомов унифицированных форм, утративших обязательность применения, не является целесообразным.

Вместе с тем сообщается, что ФНС России подготовлены форматы документа о передаче результатов работ (об оказании услуг) и документа о передаче товаров при торговых операциях.

Данные документы будут оформлять массовые операции передачи товаров, работ, услуг, имущественных прав от одного хозяйствующего субъекта другому. Фактически их достаточно для всех случаев передачи между хозяйствующими субъектами любых видов ценностей.

Закон о бухучете требует, чтобы все хозяйственные операции, проводимые организацией, оформлялись оправдательными документами. Эти документы являются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Внося соответствующие изменения в унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные Госкомстатом России, организация должна соблюдать следующее:

 все реквизиты утвержденных комитетом унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения, включая код, номер формы, наименование документа;

 удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается;

 вносимые изменения в унифицированные формы первичных документов должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

Исключительные права на представленный обзор принадлежат АО «КонсультантПлюс».

Материал подготовлен с использованием правовых актов по состоянию на 13.08.2014.

1. Составление первичных учетных документов >>>

2. Собственные формы первичных учетных документов >>>

3. Унифицированные формы первичных учетных документов >>>

4. Особенности применения унифицированных форм первичных учетных документов по учету труда и его оплаты >>>

С 1 января 2013 г. вступил в силу Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ). В нем не содержатся требования о необходимости составления первичных учетных документов по унифицированным формам. Означает ли это, что абсолютно все ранее применявшиеся унифицированные формы не обязательны к использованию?

Вопрос оформления первичных учетных документов чрезвычайно важен для хозяйствующих субъектов. Ведь документы, оформленные в соответствии с законодательством, в частности, подтверждают для целей исчисления налога на прибыль произведенные налогоплательщиком расходы, а также доказывают обоснованность применения вычетов по НДС. Поэтому использование документов, формы которых не соответствуют установленным требованиям, может повлечь неблагоприятные для хозяйствующих субъектов последствия.

Альбом форм первичной учетной документации — незаменимый помощник бухгалтера!

В соответствии с ч. 1 ст. 9 Закона N 402-ФЗ первичным учетным документом оформляется каждый факт хозяйственной жизни. Отметим, что до 1 января 2013 г. согласно п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 129-ФЗ) указанный документ составлялся по каждой хозяйственной операции. Однако понятия «хозяйственная операция» и «факт хозяйственной жизни» не идентичны.

Факт хозяйственной жизни — это сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств (п. 8 ст. 3 Закона N 402-ФЗ). В Законе N 129-ФЗ не было определено понятие «хозяйственные операции», но из п. 2 ст. 1 этого Закона следовало, что таковыми признавались все операции, осуществляемые организациями в процессе деятельности.

Таким образом, содержащееся в Законе N 402-ФЗ понятие «факт хозяйственной жизни» шире понятия «хозяйственная операция», которое использовалось в Законе N 129-ФЗ. И здесь возникает главный вопрос, волнующий специалистов: какие факты хозяйственной жизни могут оформляться первичными учетными документами, которые составлены по формам, самостоятельно разработанным организацией, а когда применение унифицированных форм остается обязательным? Ведь постановления Госкомстата РФ, которыми утверждались унифицированные формы первичной учетной документации, не отменены.

Следует обратить внимание, что с 1 января 2014 г. в ч. 1 ст. 9 Закона N 402-ФЗ уточнено: не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок. Определения понятий мнимых и притворных объектов бухгалтерского учета содержатся в ч. 2 ст. 10 Закона N 402-ФЗ. Кроме того, с указанной даты вступило в силу включенное в ч. 3 ст. 9 Закона N 402-ФЗ положение, согласно которому обеспечение своевременной передачи первичных учетных документов для внесения содержащихся в них данных в регистры бухгалтерского учета и обеспечение достоверности таких данных осуществляет лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни. При этом лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, и лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, не несут ответственности за соответствие составленных другими лицами первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни.

Согласно ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ формы первичных учетных документов, применяемых организацией (за исключением организаций государственного сектора), должен определять руководитель организации. При этом в указанном Законе нет требования об обязательном применении унифицированных форм. Напомним, до 1 января 2013 г. применять самостоятельно разработанные формы первичных документов можно было только в случае, если необходимая форма отсутствовала в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации (п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ). Однако заметим, что даже при составлении первичных документов не по унифицированным формам налогоплательщикам удавалось отстоять в суде правомерность признания расходов (подробнее см. в Энциклопедии спорных ситуаций по налогу на прибыль).

Разрабатывая собственные формы первичных учетных документов, можно взять за основу унифицированные формы, добавив или удалив часть реквизитов. Кроме того, целесообразно использовать ГОСТ Р 6.30-2003 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

Первичные документы могут быть внешними и внутренними. В первую категорию входят счета от контрагентов с платежными требованиями, ко второй группе причисляются авансовые отчеты, накладные и кассовые ордера.

Формы первичных учетных документов могут классифицироваться как:

[1]

  • распорядительный тип (доверенность, приказ);
  • исполнительные (акт);
  • бухгалтерского оформления (талоны, справки).

Виды первичных документов по критерию объема содержащихся в них сведений подразделяются на сводные первичные и простые первичные.

С 2013 года большая часть унифицированных бланков стала носить рекомендательный характер. Их разрешается использовать на практике в исходном виде или дорабатывать с учетом специфики бухгалтерского и управленческого учета. Что относится к первичным документам для отражения операций с активами из числа основных средств:

  1. Форма ОС-1, представляющая собой Акт приемки-передачи.
  2. Форма ОС-1а, применяемая для фиксации факта поступления и выбытия активов в виде зданий и капитального типа сооружений.
  3. Форма ОС-4, без которой невозможно показать списание актива.
  4. Инвентарные карточки.
  5. Инвентаризационные описи двух разновидностей – для основных средств (ИНВ-1) с нематериальными активами (ИНВ-1а).

Что относится к первичным документам бухгалтерского учета в кадровом делопроизводстве:

  • в момент оформления начала трудовых отношений с конкретным сотрудником главным первичным бланком будет приказ, фиксирующий прием на работу, по форме Т-1;
  • обязательно ведутся личные карточки работников формы Т-2;
  • трудоустройство работников ведется в соответствии с сеткой должностей, установленной штатным расписанием по форме Т-3;
  • первичные учетные документы в виде графиков отпусков (бланк Т-7);
  • приказы о том, что конкретному сотруднику предоставляется отпуск с указанием точных сроков и дат отдыха, составляются на основе бланка Т-6;
  • при увольнении составляются такие первичные учетные документы бухгалтерского учета, как приказы по формам Т-8 или Т-8а.

[3]

Список первичных документов в сфере начисления и выплаты заработка персоналу состоит из:

  • бланков для табелированного учета отработанного времени (формы для ручного и автоматизированного заполнения Т-12 и Т-13);
  • несколько видов зарплатных ведомостей (Т-49 и Т-53);
  • лицевых счетов (бланк документа Т-54).

Первичные документы бухгалтерского учета – перечень обязательных к применению в исходном виде кассовых бланков:

  1. Форма КО-1, именуемая приходным кассовым ордером. Бланк заполняется на листе бумаги формата А5.
  2. Форма КО-2, представляющая собой расходный кассовый ордер, который распечатывается на бумажном носителе размера А5.
  3. Форма КО-3, в которой регистрируются приходная и расходная документация.
  4. Первичные документы в бухгалтерии форм КО-4 (пронумерованная, прошитая нитками и скрепленная оттиском печати кассовая книга) и КО-5 (книга для отражения денежных ресурсов, принятых и выданных кассиром).

Формы первичных учетных документов

Номер доверенности

Дата выдачи

Срок действия

Должность и фамилия лица, которому выдана доверенность

Поставщик

Роспись лица, получившего доверенность

Номер, дата документа, подтверждающего выполнение поручения

1

2

3

4

5

6

7
Приложение 8
к приказу Министра финансов
Республики Казахстан
от 20 декабря 2012 года № 562

Сноска. Приложение 8 в редакции приказа Министра финансов РК от 19.08.2013 № 402 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней со дня первого официального опубликования).

Форма Т-1

Расчетная ведомость (книга)

_____________________________________

Организация (индивидуальный

предприниматель)

с _________ по ___________ 20___ года.

месяц

ИИН/БИН

Количество листов ____________

По настоящей платежной ведомости выплачено тенге ____________________

и депонировано _____________________________________________________________________

Расходный кассовый ордер № ___ от «____»____________________20__года

Проверил бухгалтер _________________/____________________________

подпись расшифровка подписи

Номер по порядку

Табельный номер

Фамилия, имя, отчество

Сумма, в тенге

Расписка в получении

Примечание

1

2

3

4

5

6

и т.д. линовка до конца листа

Ведомость составил _________________/____________________________

подпись расшифровка подписи

Ведомость проверил _________________/____________________________

подпись расшифровка подписи

Приложение 10
к приказу Министра финансов
Республики Казахстан
от 20 декабря 2012 года № 562

Сноска. Приложение 10 в редакции приказа Министра финансов РК от 19.08.2013 № 402 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней со дня первого официального опубликования).

Форма Т-3

____________________________________

Организация (индивидуальный предприниматель)

ИИН/БИН

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель организации (индивидуальный предприниматель)

_____________/____________________

подпись расшифровка подписи

«___»___________20____года

Номер документа

Дата составления

Отчетный период

с

по

АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ

Фамилия, инициалы подотчетного лица___________________________

Должность (профессия)____________ Табельный номер_____________

Назначение аванса_____________________________________________

Наименование показателя

Сумма, в тенге

Остаток предыдущего аванса

Перерасход

Получен аванс (от кого и дата)

1.

2.

Итого получено

Израсходовано

Остаток

Перерасход

Бухгалтерская

запись

Сумма,

в тенге

Дебет

Кредит

Приложение _____________ документов на ______листах

Отчет проверен. К утверждению ______________________ тенге

прописью

Бухгалтер ____________/_______________________

подпись расшифровка подписи

Главный бухгалтер ____________/_____________________

подпись расшифровка подписи

Остаток внесен (перерасход выдан) в сумме _________________ тенге

нужное подчеркнуть прописью

По кассовому ордеру №____от «___» _____________20 __ года

Бухгалтер _____________/___________________ «___» _______20 __ года

подпись расшифровка подписи

Место составления акта________________________________________

Начало приемки _ часов __ минут. Окончание приемки ___часов ___минут.

Принят и осмотрен груз, прибывший по счету № __ «___» ___ 20__ года

Удостоверение о качестве (сертификат) № ______ со станции ________

По сопроводительному транспортному документу № __ «__» __ 20__ года в

вагонах № ___________

Отправитель ______________________________________________

наименование и адрес

Поставщик ________________ Получатель _________________________

наименование и адрес наименование и адрес

Дата отправки со станции (пристани, порта) или со склада

отправителя__ Договор № _____ от «___» ____ 20___ года на поставку

По сопроводительным транспортным документам значилось:

Знак, марка, пломба

Количество

Вид упаковки

Наименование актива или номера контейнеров

Единица измерения

Масса (количество)

Особые отметки отправителя

по накладной

отправитель

дороги, пристани

1

2

3

4

5

6

7

8

2-ая страница формы А-1

Дата и время

Прибытия на станцию (пристань, порт) назначения

Выдачи актива транспортной организацией

Вскрытия вагона и других транспортных средств

Доставки на склад получателя

1

2

3

4

Условия хранения на складе получателя ____________________________

Состояние тары и упаковки в момент осмотра _______________________

Количество недостающего(их) актива (ов) определено ________________

взвешивание, счетом

мест, обмером и тому подобное

Другие данные ____________________________________________________

Структурная единица организации (индивидуального предпринимателя)

Склад

Поставщик

Корреспондирующий счет

Номер сопроводительного документа

1

2

3

4

5

Наименование актива, характеристика

Номенклатурный (заводской) номер

Единица измерения

По документам

Фактически оказалось

Порядковый номер записи по складской картотеке

Брак и бой

Недостачи

Излишки

Номер* паспорта

количество

цена за единицу

сумма, в тенге

количество

цена за единицу

сумма, в тенге

количество

сумма, в тенге

количество

сумма, в тенге

количество

сумма, в тенге

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

Организация (индивидуальный предприниматель) — отправитель (наименование, адрес, номер телефона, ИИН/БИН, банковские реквизиты)

Организация (индивидуальный предприниматель)- грузоотправитель (наименование, адрес, номер телефона, ИИН/БИН, банковские реквизиты)

Номер

сопроводительного документа, счета

Дата отправки со станции (пристани, порта) или со склада отправителя

Акт составлен

на основании приказа, распоряжения, договора

1

2

3

4

5

Место составления акта __________________________________________________________________

Начало приемки _____ ч. ____ мин. Окончание приемки ___ ч. ___ мин.

Принят и осмотрен груз, прибывший____ 20____ года по счету №___ от

«___»___20 ___года

Со станции (пристани) по сопроводительному транспортному документу №_

от «___» ______ 20 ____ года в вагонах № _____________

По сопроводительному транспортному документу значилось:

Наименование, характеристика

Заводской (номенклатурный номер)

Знак, марка, пломба

Вид упаковки

Единица измерения

По документам организации (индивидуального предпринимателя) — поставщика

количество

масса

Стоимость, в тенге

за единицу

всего

1

2

3

4

5

6

7

8

9

и т.д. линовка до конца листа

Оборотная сторона формы А-2

При осмотре установлено:

Фактически принято

Примечание

Упаковка повреждена

Повреждения

Некомплектность актива (указать какая некомплектность)

количество

масса

обнаруженные дефекты

10

11

12

13

14

15

16

и т. д. линовка до конца листа

Примечание: Дефекты, обнаруженные при инвентаризации, монтаже и

испытании актива, оформляются Актом о выявленных дефектах актива.

Заключение комиссии:________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

Перечень прилагаемых документов_____________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

Председатель комиссии

Монтажная организация (индивидуальный предприниматель)

Основание

Дата

номер документа

дата

сдачи в монтаж

Сдачи к использованию

по договору

фактически

перечисленный ниже актив для монтажа в

_____________________________________________________________________

наименование здания, сооружения, цеха

Наименование, характеристика

Номер

Тип, марка

Номер паспорта или маркировка

Организация (индивидуальный предприниматель) — изготовитель

Поступление на склад заказчика

Количество

Цена за единицу

Сумма, в тенге

инвентарный

заводской (номенклатурный)

дата

номер акта приемки

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

и т. д. линовка до конца листа

Оборотная сторона формы А-3

При приемке актива в монтаж установлено:

Актив соответствует проектной специализации или чертежу (если не

не соответствует

соответствует, указать в чем)______________________________

_____________________________________________________________________

_____________________________________________________________________

_____________________________________________________________________

Актив передан комплектно (указать состав комплекта и технической и

не комплектно

другой документации, при которой произведена приемка, и какая

комплектность) _____________________________________________________

Дефекты при наружном осмотре не обнаружены (если обнаружены, подробно

обнаружены

их перечислить) ____________________________________________________

_____________________________________________________________________

Примечание: Дефекты, обнаруженные при инвентаризации, монтаже и

испытании актива, оформляются Актом о выявленных дефектах актива.

Заключение о пригодности и монтажу:__________________________________

_____________________________________________________________________

_____________________________________________________________________

Сдал представитель заказчика __________/___________/_________________

должность подпись расшифровка подписи

М.П.

Принял представитель монтажной организации

(индивидуального предпринимателя) _______/_____________/____________

должность подпись расшифровка

подписи

М.П.

Указанный актив принят на хранение

Материально — ответственное лицо:

_______/_____________/____________

должность подпись расшифровка

подписи

«___»__________20__ года

____/______/____

должность подпись расшифровка подписи

Приложение 14
к приказу Министра финансов
Республики Казахстан
от 20 декабря 2012 года № 562
Форма А-4

________________________________________________

Организация (индивидуальный предприниматель) — заказчик

Структурное подразделение (заказчик)_________________________

ИИН/БИН

Национальный правовой Интернет-портал Республики Беларусь

Место нахождения актива_____________________________________________

адрес, здание (сооружение), цех

В процессе инвентаризации, монтаже, испытании (нужное подчеркнуть)

нижеперечисленного актива, изготовленного __________________________

наименование организации

(индивидуального

предпринимателя)

изготовителя

принятого в монтаж по акту № ____ от «____» ____ 20____года обнаружены следующие дефекты:

Наименование, характеристика

Тип, марка

Номер паспорта или маркировка

Дата

Обнаруженные дефекты

изготовления

поступления

1

2

3

4

5

6

и т. д. линовка до конца листа

Для устранения выявленных дефектов необходимо: __________________

подробно указываются мероприятия или работы

________________________________________________________________

для устранения выявленных дефектов, исполнители и сроки

исполнения

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

Представитель заказчика __________/____________/___________________

должность подпись расшифровка подписи

М.П.

Представитель исполнителя ____________/_______________/____________

должность подпись расшифровка

подписи

М.П.

«_____»________________20___года

Приложение 15
к приказу Министра финансов
Республики Казахстан
от 20 декабря 2012 года № 562
Форма А-5

Организация (индивидуальный предприниматель) — исполнитель______________________________________________________

Организация (индивидуальный предприниматель) — заказчик_________________________________________________________

ИИН/БИН

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель организации — заказчика

(индивидуальный предприниматель — заказчик)

(структурное подразделение)

____________/______________/_____________________

должность подпись расшифровка подписи

М.П. «____»________________20___года

Дата составления

Основание

Период ремонта

Материально – ответственное лицо организации (индивидуального предпринимателя) – сдатчика (Ф.И.О., должность)

Договор (заказ)

По договору (заказу)

Фактический

номер

дата

с

по

с

по

1

2

3

4

5

6

7

8

Любые ошибки в учетных бухгалтерских документах нужно исправлять, иногда для этого приходится оформлять бланк заново, иногда можно внести корректировки непосредственно в оформленную бумагу.

Если документ допускает внесение исправление, то сделать это нужно с помощью аккуратного зачеркивания неверных данных одной чертой и написание рядом верхной информации.

Лицо, внесшее исправление, должно заверить его с помощью надписи «исправлено и согласовано с лицами, составившими документ», а также личной подписи и даты корректировки формы.

Не подлежат исправлению:

  • приходные и расходные кассовые ордера;
  • денежные чеки;
  • банковские бумаги.

При допущении ошибок в той документации, которую нельзя исправлять, необходимо брать новый бланк и заполнять его заново.

После поступления к бухгалтеру каждый учетный документ проходит несколько стадий обработки:

  1. Проверка правильности оформления и наличия всех реквизитов — проверяются все расчеты, цифры, реквизиты, наличие подписей, печатей.
  2. Регистрация в учетном сводном журнале, книге — для различных групп документов могут применяться свои регистрационные журналы учета.
  3. Проведение записи на бухгалтерских счетах — суммы проводок указываются в соответствии с документальными данными.
  4. Направление бумаги на хранение в папку.
  5. Направление на архивное хранение в течение необходимого срока.

Задача любого предприятия — хранить документацию таким образом, чтобы она была в целости и сохранности. Даже по истечении нескольких лет информация на бумаге должна хорошо читаться.

Для этого нужно обеспечить соответствующие условия для архивного хранения.

Существует два способа архивного хранения:

  1. Офисный, когда организация выделяет место на территории организации, обеспечивает там должные условия по температуре, влажности, пожаробезопасности, освещению, размещает в этом месте удобные полки, шкафы, стеллажи для хранения папок, составляет номенклатуру дел для быстрого ориентирования в большой объеме документальной информации;
  2. Внеофисный, когда организация выбирает специализированную архивную компанию, которая обеспечивает надлежащее и качественное хранение.

Второй способ архивного хранения, конечно, удобен. Не нужно освобождать пространство в офисе, назначать ответственное лицо, создавать особые условия. Можно быть уверенным, что в документах порядок, все в целости и сохранности.

Единственный минус — это дополнительные затраты на оплату услуг архивных компаний. Этот минус может покрыть массу плюсов, получаемых от передачи обязанности по хранению другому лицу — в офисе больше места, работники заняты своими прямыми обязанностями.

На практике первичные документы, которые хранятся на территории организации, часто бывают в очень плачевном состоянии, информация не читается, бланки пропадают, теряются, сложно что-то найти.

После истечения установленного срока хранения можно уничтожать документ, так как более он не нужен, и лучше освободить пространство.

Уничтожение также нужно проводить по установленным правилам. Нельзя просто взять бумагу, порвать его и бросить в мусорную корзину.

Следует назначить экспертную комиссию, которая:

  • проведет проверку документации,
  • отберет ту, по которой вышел срок хранения, и оформит их перечень,
  • составит акт об уничтожении;
  • упакует бумаги в специальную папку;
  • оформит накладную на утилизацию.

Далее ненужная документация уничтожается своими средствами или силами сторонних компаний.

Способы уничтожения документов:

  • сжигание;
  • измельчение;
  • химическая утилизация.

О первичных учетных документах, составленных в электронном виде

  1. Бухгалтер вправе внести бухгалтерскую запись только на основании первичного документа.
  2. Оформлять документацию нужно правильно по типовой или свободной форме с обязательным набором реквизитов.
  3. Подписывать документы может руководитель, а также ограниченный круг лиц, назначенные приказом.
  4. Каждый документ проверяется на наличие ошибок, регистрируется в журнале, подшивается в папку и хранится до истечения срока хранения.
  5. Минимальный срок хранения для большинства бухгалтерских первичных документов — 5 лет.
  6. Хранить документацию можно в офисе в помещении с правильными условиями или в архивной компании.
  7. Бумаги с истекшими сроками хранения нужно уничтожать, для чего назначается экспертная комиссия.

Все хозяйственные операции, которые совершает предприятие, должны фиксироваться в оправдательных бумагах. Они принимаются к учету, если составлены по форме, присутствующей в соответствующих альбомах унифицированных бланков. Эти журналы соответствуют ПБУ, утвержденному приказом Минфина № 34. В формы первичных учетных документов при необходимости могут включаться дополнительные графы, строки. При этом должны быть сохранены все установленные нормативными актами обязательные реквизиты. Корректировки, которые будут вноситься в бланки, подтверждаются соответствующими распоряжениями и приказами. Изменению не подлежат формы первичных учетных документов, фиксирующие кассовые операции.

Унифицированные первичные документы — это бланки, в которых сведения вносятся в соответствии с действующими по стране классификаторами. Некоторые коды не имеют ссылок на указанные стандарты. Они предназначены для систематизации и обобщения данных при обработке средствами ЭВМ. Такие операции фиксируются согласно системе кодирования, утвержденной на предприятии.

Первичные бухгалтерские документы должны быть заполнены своевременно и правильно. Эта задача реализуется лицами, которые, собственно, составляют и визируют их. Ответственные служащие также обеспечивают своевременную передачу бумаг в бухгалтерию для последующего отражения их в отчетности. Должностные лица обязаны вносить в бланки только достоверную информацию. Список служащих, которые могут подписывать первичные документы, утверждается руководством предприятия по согласованию с финансово-расчетным отделом. Бумаги, фиксирующие хозяйственные операции, касающиеся оборота денежных средств, визируются непосредственно директором компании. Право подписи этих документов имеет также и главный бухгалтер.

Первичные документы бухгалтерского учета — перечень

Перед сдачей документов в архив они группируются в хронологическом порядке, затем комплектуются и переплетаются. Все бумаги подшиваются в специальные папки. При сдаче документации в архив заполняется соответствующая справка. В процессе хранения регистров должна быть обеспечена их защита от несанкционированного внесения корректировок. Сведения, которые содержатся в бумагах, относятся к коммерческой тайне компании. Лица, обладающие доступом к такой документации, не имеют права разглашать информацию. За нарушение коммерческой тайны виновные несут ответственность по законодательству РФ. Срок хранения первичной документации, в соответствии со ст. 17 ФЗ «О бухучете», устанавливается по правилам, действующим на предприятии. При этом период не должен быть меньше 5-ти лет.

В законодательстве о ведении бухучета отсутствуют четкие правила, которыми регламентируется порядок повторного составления документации при ее утрате. В некоторых других отраслевых нормативных актах также определяются только периоды хранения бумаг. В связи с тем, что в законодательстве не установлено, что именно необходимо делать компании при утрате по независящим от нее причинам первичных документов, в письме УМНС даны следующие рекомендации:

  1. Назначить распоряжением комиссию, уполномоченную на проведение внутреннего расследования причин гибели, пропажи бумаг. При необходимости в ее состав следует пригласить представителей государственного пожнадзора, следственных органов и охраны.
  2. Предпринять допустимые законом меры по восстановлению тех документов, которые подлежат обновлению и хранению на протяжении установленных сроков. К примеру, копии выписок по движению по счетам денежных средств можно получить в обслуживающих банковских компаниях, у контрагентов можно запросить накладные, акты, договоры и так далее.

Налогоплательщик, который по тем или иным причинам потерял первичную документацию, может поступить одним из следующих образов:

  1. Восстановить по возможности (хотя бы частично) бумаги.
  2. Внести исправительные записи по расходам, не подтвержденным документально, и отразить корректировки в уточненной декларации о налоге на прибыль за период. Затраты, не удостоверенные бумагами, не признаются в налоговой отчетности в качестве издержек.
  3. Позволить представителям налоговой службы при осуществлении ими проверки установить суммы, которые подлежат уплате в бюджет. Это производится на основании данных, которыми располагает предприниматель, а также сведений о других аналогичных предприятиях. Данная возможность предусматривается в ст. 31, п. 1, пп.7 НК.

Первичные учетные документы это обязательные для заполнения формы, отражающие хозяйственную деятельность фирмы. Они являются носителями первичной учетной информации и могут формироваться как внутри компании, так и быть полученными от сторонних организаций: поставщиков, подрядчиков, покупателей и прочих. Перечень бланков приведен в федеральном законе 402-ФЗ «О бухучете».

Ежедневно в компании производится до сотни различных операций: заключаются новые договора с покупателями, оплачиваются счета поставщиков, выдаются деньги подотчётным лицам, приходуется мебель и оборудование и так далее. Для отражения каждой операции используются первичные учетные документы. Составляются они при проведении хозяйственной операции и являются подтверждением совершения сделки.

На их основании бухгалтер фирмы составляет проводки, они служат для определения налоговой базы. Оформлением занимается в основном поставщик. Покупателю следует пристально следить за правильностью составления, так как ему предстоит показывать их как свои расходы и учитывать при расчете налогов.


Похожие записи:

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *