Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Хранение документов в отделах». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Помимо этого, кадровые документы обладают еще и биографической, археографической ценностью, являются источником для статистических обобщений и историко-социальных исследований.
Последовательность расположения дел должна соответствовать расположению заголовков в номенклатуре. Это обеспечит быстрый поиск нужного дела.
Текущее хранение документов: порядок формирования дел
Работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства и сохранение информации, назначается приказом руководителя организации, его функциональные обязанности закрепляются в должностной инструкции.
Для ряда документов срок хранения зависит от того, когда по ним закончено делопроизводство:
- если до 01.01.2003, то их нужно хранить 75 лет;
- если после – 50 лет.
Под архивом понимается совокупность архивных документов, а также архивное учреждение или структурное подразделение учреждения, организации или предприятия, осуществляющее прием или хранение архивных документов в интересах пользователя.
Хранение документов: виды и особенности хранения документов организации
Это поможет быстро подготовиться к разного рода проверкам: налоговой, аудиторской, трудовой инспекции и др.
Вынос дел из здания учреждения или передач их в другое структурное подразделение также возможно только с разрешения руководителя.
При наличии большого количества ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация: старый номер зачеркивается одной наклонной чертой, рядом ставится новый номер листа.
Обратите внимание: для сроков, которые зависят от даты оформления документов, используется обозначение «50/75 лет». 50 календарных лет должен храниться документ, оформленный после 2003 года, 75 лет — оформленный до 2003 года. Срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что после его истечения документ может быть отобран на постоянное хранение.
Напомним, что ежегодно руководитель организации утверждает номенклатуру дел на следующий календарный год. Это происходит, как правило, в декабре. До наступления нового года архивариус распределяет по отделам номенклатуры дел структурных подразделений с оформленным на них грифом утверждения (Пример 2).
В случае если расчетные листки наклеиваются на лист формата А4 наглухо, нумеруется только сам лист, а расчетные листки не нумеруются.
Несмотря на отсутствие детализированных требований к тексту основной части протокола ЭК, представляется целесообразным как можно более подробно отразить в таком протоколе ход и логику принятия решений.
Также документы могут размещаться по хронологии и по видам. Так, распорядительные документы группируются с относящимися к ним приложениями. Локальные нормативные акты подшиваются в дела вместе с приказами, которыми они вводятся в действие. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
Правила учета и хранения документов
Приказом Росархива N 236 от 20.12.2019 утвержден новый перечень типовых управленческих документов, с указанием сроков хранения. Приказ вступил в силу 18 февраля 2020 года. Изменения коснулись, в том числе, сроков хранения документации по налоговому, бухгалтерскому и кадровому учету. Расскажем об этих изменениях.
Хранение копий документов в личных делах сотрудников — это элемент системы кадрового документооборота, регламентированный законодательно. За нарушение правил обращения с документами предусмотрен штраф до 50 000 рублей. Избежать наказания удастся, если компания обоснует необходимость наличия бумаг и получит согласие работников на обработку персональных данных.
Председателем ЭК назначается, как правило, заместитель руководителя организации, членами — руководитель делопроизводственной службы (лицо, выполняющее функции этой службы), руководитель архива организации (лицо, ответственное за архив), главный бухгалтер и другие наиболее квалифицированные работники организации.
Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, а также сроки хранения документов, не вошедших в указанные выше перечни и установленные федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
Для проведения экспертизы ценности документов в государственных органах, иных организациях образуются центральные экспертные комиссии (далее — ЦЭК) или экспертные комиссии (далее — ЭК, комиссия).
На папках указываются также фамилия, инициалы, телефон исполнителя. Папки хранятся в течение дня на столе исполнителя, а после окончания работы убираются в ящик стола или в шкаф. Можно хранить документы в многоэтажных лотках для бумаг, но только при полной гарантии их сохранности.
Изменения в сроках хранения документов организаций с 2020 года
Сроки хранения документов в архиве организации — от 5 до 75 лет. Такая разница обусловлена требованиями законодательства и различной ценностью информации.
На корешок выносится заголовок дела и его индекс по номенклатуре дел на текущий год. За этим нужно следить, ведь папка пригодна для использования многие годы, за это время может поменяться и заголовок дела, и индекс.
В частности, он установил новые сроки хранения кадровых документов с 2020 года. В таблицах приводим все документы по кадрам и срок хранения по каждому, а также объясняем, что конкретно изменилось.
Закон предписывает каждому предприятию раз в год проводить экспертизу документации собственными силами. Для этого специально формируется экспертная комиссия (чаще всего в нее входят представители кадровой службы, бухгалтерии и начальники всех отделов).
Сроки хранения бухгалтерских документов
Если речь идет о сохранности бумаг внутри компании, то различают активное хранение, когда документы находятся в непосредственном доступе специалистов, которым могут понадобиться. Обычно они актуальны в течение 1 года.
На едином портале размещения проектов нормативных актов обсуждаются 2 законопроекта, которые поставят точку в вопросе, можно ли хранить копию паспорта в личном деле сотрудника, для всех компаний, обрабатывающих и хранящих персональные данные граждан, в том числе работодателей.
Документы внутри бумажного дела обычно располагаются в хронологической последовательности и по тематическому или корреспондентскому признаку. Например, переписка группируется за календарный год по хронологии решения вопроса: документ-ответ помещается за документом-запросом.
Дела располагаются на полках вертикально. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре.
Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений не более чем на один месяц и после его истечения подлежат возврату.
Постоянный срок хранения применяется теми государственными, муниципальными организациями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы в установленном порядке, и негосударственными организациями, с которыми заключены соответствующие соглашения (договоры), то есть источниками комплектования архивов.
Учреждение по просьбе граждан засвидетельствованные копии с документов, исходящих из данного учреждения согласно законодательству.
Хранение кадровых документов несколько выделяется из общих правил хранения управленческих документов. Поскольку кадровые документы обладают высокой социальной значимостью (особенно документы, содержащие персональные данные), так как служат документальным подтверждением прав работника на социальное обеспечение, например, по старости и инвалидности, а также подтверждением трудового стажа работника.
Но теперь за хранение персональных данных сотрудника «просто так» штрафуют, и работодатели начали волноваться: что делать?
Дела, остающиеся в оперативной деятельности, удобно хранить в механических картотеках элеваторного типа, на вращающихся этажерках, на перемещающихся стеллажах. В последнее время все большее распространение получает система подвесного хранения документов в специальных шкафах.
То же самое с документами, которые вы создали или получили до изменения сроков хранения. По ним тоже руководствуйтесь наибольшим сроком.
Документы пробиваются дыроколом, через пробиты отверстия пропускают шнурки, которые завязываются снизу подшитых документов. Если документы подшиты в паки с мягкими обложками, то ставить их вертикально нельзя, так как от этого ветшают и рвутся нижние края листов. Такие дела хранят горизонтально.
Как правильно хранить копии документов в личных делах работников
В статье расскажем, как осуществляется оперативное хранение документов «на местах» – в структурных подразделениях, где документы создаются или куда они поступают.
А также пассивное – когда они убираются в зону, где не мешают ежедневному документообороту, но куда есть беспрепятственный доступ.
Срок хранения документов налогового учета с 2020 года должен соответствовать как перечню Росархива, так и Налоговому кодексу РФ.
Папки с неисполненными документами хранятся таким образом, чтобы в случае болезни или командировки исполнителя их можно было сразу же передать другому сотруднику.
Чиновники по-своему ответили на вопрос, можно ли хранить копии документов в личном деле работника в 2020 г., но в судебной практике уже имеются случаи, когда хранение копий у работодателя судьи посчитали ненужным.