Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Срок Хранения Кадровых Документов 2020». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Росархив утвердил новый перечень типовых управленческих документов и сроков их хранения. Приказ от 20.12.2019 № 236 действует с 18.02.2020. Прежний перечень, утв. приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, с этой даты утратил силу.
При открытии банковского счета банк потребует от клиента – организации «сведения о присутствии или отсутствии по своему местонахождению юридического лица и его постоянно действующего органа управления». Подтверждением юридического адреса организации могут быть следующие документы (по выбору):
- Свидетельство о праве собственности на помещение, в котором находится ООО (если собственником является учредитель);
- Договор аренды и акт приема-передачи помещения, а также копия свидетельства о праве собственности на помещение, заверенная арендодателем;
- Согласие собственника на регистрацию ООО по домашнему адресу и копия свидетельства о праве собственности на помещение.
Штрафы за нарушение порядка хранения документов
Статья 29 этого закона устанавливает не менее, чем 5-ти летний срок хранения для всех бухгалтерских документов, за исключением тех, которые должны храниться все время, пока организация осуществляет свою деятельность. В то же время, согласно пункту 1 этой статьи, конкретные сроки по различным видам документации должны соответствовать правилам организации государственного архивного дела.
Трудовой кодекс дополнен новой главой 48.1, устанавливающей особенности регулирования труда лиц, работающих у работодателей – субъектов малого предпринимательства, входящих в категорию микропредприятий. C января 2017 г. «микромалыши» вправе будут организовать упрощенный кадровый документооборот.
Таблица, приведенная далее, отражает сроки, действующие для налогоплательщиков и налоговых агентов, а также для плательщиков страховых взносов.
Приводим перечень кадровых документов организации и ИП, которые должен иметь каждый работодатель.
- Правила внутреннего распорядка
- Положение о защите персональных данных работников
- Штатное расписание
- Трудовой договор с каждым работником
- Личная карточка работника (форма Т-2)
- Трудовые книжки работников (если работник оформлен по основному месту работы)
- Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
- Все документы, связанные с начислением и выплатой зарплаты и других выплат работникам
- Инструкции по охране труда по должностям (профессиям)
- Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда
- Журнал инструктажа (ознакомления с инструкциями)
- График отпусков
- Приказы и распоряжения руководителя по личному составу
- Должностные инструкции по каждой должности (если в договоре есть ссылка на инструкцию)
- Положение об оплате труда и премировании работников (если это не прописано в договоре)
- Положение об аттестации работников (если аттестация проводится)
- Положение о коммерческой тайне (если есть такое условие в договоре)
- Договор о полной материальной ответственности (не для всех работников)
- График сменности (при наличии сменной работы)
- Коллективный договор (если такой договор заключен)
- Документы об аттестации или оценке условий труда рабочих мест
- Документы об охране труда
- Журналы и книги учета по кадрам (трудовых договоров, приказов, личных дел, командировочных удостоверений, по воинскому учету и др.).
Учет и отчетность может быть бухгалтерским и налоговым. О том, чем отличается один от другого, можете узнать в этой статье.
Электронная площадка, где размещаются все корпоративные журналы, книги и другие полезные материалы, подготовленные специалистами компании «ЭЛКОД».
Новая редакция Перечня типовых управленческих архивных документов, утвержденная приказом Росархива, вступила в действие с 18 февраля 2020 года.
Для определенных документов срок хранения зависит от даты их оформления. Срок хранения документов, оформленных до 2003 года — 75 календарных лет, начиная с года, следующего за годом их создания. Кадровые документы, созданные после 2003 года, нужно хранить не менее 50 лет.
Подробное описание изменений в законодательстве, актуальные новшества, связанные с налогами и бухгалтерским учетом в удобном формате.
Сколько хранить трудовые договоры и трудовые книжки? Сколько хранить графики отпусков? Приведем единую таблицу со сроками хранения документов по кадровому учету.
Внутри дела бумаги подшиваются в порядке по номерам и датам, при превышении 250 листов или объема (4 см) требуется разделение на тома. В крупных организациях издается большое количество приказов, и как правило их подшивают в разные дела в зависимости от продолжительности хранения.
Как и кто определяет сроки хранения документов
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.
Срок хранения документов кадрового учета в 2020 году / Новости кадров, бухгалтерии, прочая полезная информация, Разные новости / Кадровое агентство по подбору персонала в Москве и РФ.
Ранее существовало две статьи. Одна из них предусматривала, что годовые расчетные ведомости по страховым взносам в ФСС нужно хранить постоянно, а квартальные — пять лет.
ВАЖНО! Ни сам перечень, ни инструкция по его применению не содержат переходных положений об обратной силе данного документа. Каких-то официальных разъяснений по вопросу о том, применяются ли измененные сроки к документам, созданным до вступления нового перечня в силу, пока нет.
То есть существенных изменений в части обеспечения сохранности бухгалтерской отчетности в Перечне нет. Общий срок хранения документов бухгалтерского учета установлен 5 лет (ст.29 Закона № 402-ФЗ) при условии проведения ревизии по этим документам.
Кадровый документооьорот, таблица
Ранее предусматривался срок хранения квартальной отчетности – 5 лет, а ежемесячной – 1 год.
В Перечне отдельно (ч.4.1 Перечня) выделены сроки хранения для бухгалтерского учета и отчетности.
Несоблюдение сроков хранения документов бухучета и «первички» может обернуться для компании немалыми штрафами, поскольку документ, уничтоженный раньше установленного срока, невозможно предоставить инспекторам в случае налоговой проверки.
В частности, он установил новые сроки хранения кадровых документов с 2020 года. В таблицах приводим все документы по кадрам и срок хранения по каждому, а также объясняем, что конкретно изменилось.
Новые сроки хранения кадровых документов
Для ряда документов срок хранения зависит от того, когда по ним закончено делопроизводство:
- если до 01.01.2003, то их нужно хранить 75 лет;
- если после – 50 лет.
Список участников ООО. Список должен содержать актуальные сведения о каждом участнике (паспортные данные физического лица или данные организации), размер и стоимость доли каждого участника, сведения о её оплате.
Статьи и советы кадровикам и HR, ответы на вопросы читателей. Шаблоны документов. Новости законодательства. Подарки и акции.
Необходимо учесть особую роль экспертной комиссии при установлении периода, в течение которого необходимо хранить дела в кадровой службе. В схеме 1 увидим задачи, решаемые вышеуказанным органом.
С 18.02.2020 изменились сроки хранения документов по налогам и кадрам
Уменьшать сроки хранения, заявленные в перечнях или нормативных актах, недопустимо. Если два нормативных акта устанавливают разный срок хранения для одного и того же типа информации, выбор делают в пользу большего.
При многоуровневой внутренней структуре организации можно вводить сложные индексы, состоящие из групп цифр, отделяемых друг от друга дефисом. К примеру, отдельные номера могут присваиваться департаментам, отделам внутри департаментов и рабочим группам внутри отдела.
Кадровые документы находятся под особым вниманием налоговых органов, фондов (ПФР, ФОМС, ФСС) и трудовой инспекции (ГИТ). ИП-работодатели в отношении ведения кадровой документации имеют те же обязанности, что и работодатели-организации.
Особые правила установлены только для физических лиц. Но с введением электронных трудкнижек все поменяется.
В каком порядке применять новые сроки?
Учитывать изменения нужно и при кадровом документообороте. Личные карточки сотрудников, трудовые договоры, документы о приёме, переводе и увольнении с работы, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, теперь следует хранить 75 лет.
Чтобы организовать текущий процесс делопроизводства и последующую передачу документов на хранение, нужна номенклатура дел. Это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве в течение года, с указанием сроков их хранения. Такой перечень необходим для правильного формирования документов, организации их учета и сохранности, а также быстрого поиска.
Если делопроизводство по ним закончено до 1 января 2003 года, то такие документы хранят 75 лет, если после – 50 лет. Блог для кадровика: трудовое законодательство, образцы кадровых документов, оформление и прекращение трудовых отношений, выплаты в пользу работников и многие другие кадровые вопросы рассматриваются этом сайте. Наш сайт будет полезен кадровым работникам небольших организаций и индивидуальным предпринимателям. На сайте представлен бесплатный профессиональный контент.
Зачем архивировать кадровые документы
Срок хранения документов налогового учета с 2020 года должен соответствовать как перечню Росархива, так и Налоговому кодексу РФ.
Приказом от 20.12.2019 № 236, действующим с 18.02.2020, «Росархив» 📝официально утвердил новые сроки хранения кадровых и налоговых документов организаций в 2020 году. Как долго документы постоянного срока хранения на предприятии необходимо учитывать в делопроизводстве? Подробный разбор ответов в нашей статье!
При этом для каждого вида документов утверждаются свои сроки хранения, порой довольно длительные. Рассмотрим новые сроки хранения документов, таблицы по ним, а также расскажем, какие санкции грозят за нарушение правил их хранения. Срок хранения документов в организации в 2020-2021 гг.
По общим правилам документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов (сборов) должны храниться не менее четырех лет. Причем это касается также данных бухгалтерского учета и документов, подтверждающих уплату (удержание) налогов (пп.8 п.1 ст.23, пп.5 п.3 ст. 24 НК РФ).
В номенклатуре дел организации следует обновить только те статьи, которые ссылаются на Перечень 2010 года.