Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Образец акт списания гсм 2021 года». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Акт относится к первичной документации и имеет большое значение для бухгалтерского и налогового учета организации. Он позволяет подсчитать расходы, произведенные компанией на горюче-смазочные материалы, чтобы впоследствии минусовать их из прибыли, снизив таким образом базу налогообложения.
Следует отметить, что помимо акта на списания для проведения этой процедуры необходимо иметь еще один документ: путевой лист водителя, который подробнейшим образом отражает сведения о затраченных горюче-смазочных материалах, пройденном километраже, времени, проведенном в дороге и прочие данные.
Путевые листы должны выдаваться в начале рабочего дня, после которого водители обязаны передавать их в бухгалтерию (с авансовым отчетом, в котором регистрируются траты наличных средств, выданных на ГСМ, а также чеками и квитанциями).
Акт на списание ГСМ – бланк и образец в 2021 года
Для того, чтобы законно провести списание горюче-смазочных материалов, а также правильно оформить акт, в организации должна быть создана специальная комиссия в составе не менее двух человек. Для ее назначения руководитель предприятия выпускает отдельный приказ. В состав комиссии должны входить сотрудники различных подразделений, а также материально-ответственное лицо. При этом желательно выделить в комиссии председателя и рядовых членов.
В задачи комиссии входят сверка фактических расходов ГСМ с установленными в компании нормами (при этом следует отметить, что для каждого вида транспорта они свои и должны утверждаться отдельно), проведение тестовых выездов с водителями для проверки размеров ежедневного расхода горючего, масла и т.п., а также сбор путевых листов за отчетный период.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Создание комиссии требуется только в крупных организациях, предприятия малого бизнеса могут обходиться без этого: здесь для списания ГСМ достаточно простого решения руководителя фирмы оформленного в письменном виде.
Стандартного унифицированного, обязательного к применению образца акта на списание горюче-смазочных материалов нет. Организации и предприятия имеют полное право выбрать один из двух основных способов:
- каждый раз по мере надобности составлять документ в произвольном виде (но это не очень-то удобно),
- исходя из своих потребностей разработать шаблон документа самостоятельно (в этом случае его следует утвердить в учетной политике фирмы).
Однако, вне зависимости от того, какой именно вариант оформления бланка акта для списания ГСМ будет выбран, в его заполнении нужно придерживаться некоторых правил. В частности, в нем надо обязательно указывать:
- наименование предприятия,
- дату составления документа,
- данные о водителе,
- данные о марке и государственном номере автомобиля,
- полный перечень списываемых товаров (с указанием количества и цены).
При этом информацию о списываемых горюче-смазочных материалах лучше всего оформлять в виде таблицы.
К заполнению акта важно относиться очень внимательно и даже щепетильно, нужно стараться избегать ошибок, не вносить в документ недостоверные сведения, которые могут привести к наказанию со стороны надзорных органов.
Акт может быть оформлен на фирменном бланке организации или же не обычном листе А4 формата – это роли не играет, как и то, составлен он в рукописном виде или же напечатан на компьютере.
Непреложное условие одно: он должен содержать оригиналы подписей ответственных за списание лиц.
Печать на акте ставить также необязательно, так как с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости применения печатей и штампов в своей деятельности.
После составления акта на списание ГСМ и принятия его в бухгалтерском и налоговом учете компании, документ передается на хранение в архив предприятия, где он должен содержаться установленное законом время.
- Вначале акта справа или слева (не имеет значения) отводится место для утверждения руководителем компании, укзывают название предприятия и дату составления акта.
- Далее посередине вписывается наименование документа и коротко обозначается его смысл (в данном случае это «списание ГСМ»).
- После этого в акт вносится состав комиссии с указанием должностей сотрудников, а также их персональных данных.
- Следующее, что нужно отметить: период, за который происходит списание горюче-смазочных материалов, а также марку и гос номер конкретного автомобиля.
- Ниже идет таблица. В нее вписываются
- горюче-смазочные материалы, подлежащие списанию,
- их количество (в литрах),
- утвержденная на предприятии норма их расходования,
- фактический расход,
- стоимость.
В тех строках, которые остаются незаполненными, нужно поставить прочерки.
- Под таблицей следует отметить направление расхода: в данном случае, это «нужды организации», а также прилагаемые к акту документы (здесь указаны путевые листы в хронологическом порядке по номерам).
- В завершение акт следует удостоверить подписями всех членов комиссии с расшифровками автографов.
Оформление акта о списании ГСМ в 2021 году
Учредительная документация любого юридического лица, использующего транспорт, должна включать нормы по расходам горюче-смазочных материалов. Согласно этим показателям производится списание ГСМ и определение будущих расходов. Причём установленные нормы могут как соответствовать рекомендациям Минтранса, так и отличаться от них в незначительной степени. Также, стоит заметить, что акт на списание ГСМ обычно составляется один на весь объём материалов, но учёт расхода ведётся конкретно по каждому водителю. Так, перед началом рабочего дня сотруднику выдаётся подотчётный документ либо наличные денежные средства под расписку. В конце смены бухгалтер, либо занимающийся первичной учётной документацией специалист, принимает отчёт о расходе и фиксирует его для отражения в бухгалтерском учёте.
Оформлять ли по каждому конкретному сотруднику акт на списание либо прикладывать к общему документу справку-расчёт выбор каждого бухгалтера, никак не ограничиваемый законодательством.
Существует также несколько вариантов учёта расходов по ГСМ. Если организация достаточно небольшая и документации немного, лицом, составляющим бланк акта списания, является либо главный бухгалтер, либо его подчинённый. В случае же с крупным предприятием создаётся специальная комиссия, которая, во-первых, сверяет расходы с установленными в компании нормами. Во-вторых, проводит тестовые «заезды» с водителями для проверки размеров ежедневного расхода топлива, масла и т.д. И, в третьих, собирает вместе все путевые листы и акты списания ГСМ для составления отчёта за период (обычно месяц).
Законодательство Российской Федерации предусматривает свободную форму заполнения для многих учётных документов, в том числе и для актов списания горюче-смазочных материалов. Поэтому каждая организация вправе разработать и поместить в учредительную документацию свой собственный бланк документа, который будет использоваться на ежедневной основе. Можно также использовать за образец и бланк какой-либо сторонней компании, а также наиболее распространённую в РФ форму:
Вне зависимости от принятого решения, используемый на организации акт списания ГСМ должен включать следующие пункты:
- Информация о составителе/членах комиссии: Ф.И.О, должность, подпись;
- Информация о сотруднике-водителе или всех водителях, для которых составляется акт;
- Данные по автомобилю/ям: государственный номер, марка, модель;
- Период списания горюче-смазочных материалов;
- Размер списания (общий расход по маслам, бензину и т.д.);
- Дата составления документа;
Образец заполненного акта облегчит составление. Также внизу статьи вы можете скачать незаполненный бланк и применить его на своей организации.
При списании горюче-смазочных материалов для обычного автотранспорта существует мало подводных камней. Но, что делать, если было приобретено какое-то нестандартное оборудование, норм расхода на которое нет даже в списках Минтранса? В таком случае стоит обратиться к документации производителя и техническим характеристикам, где указаны средние «потребности» устройства. Рассмотрим несколько подобных случаев:
Данная ситуация характеризуется повышенным расходом материалов как в случае нового, так и отреставрированного/отремонтированного двигателя. И самая большая проблема состоит не в расчёте, а доказательстве правомерности списания таких объёмов топлива и масла… Решение этого вопроса довольно простое: необходимо составить отдельный документ норм расходов на конкретно данный двигатель с указанием его номера и отсылкой на документ, подтверждающий покупку/ремонт аппарата. Затем на основании этого документа составляется , в котором и списывается повышенное (до 10%) количество ГСМ.
Бланк акта о списании ГСМ
Основная сложность в определении пройденного пути. Так как невозможно определить его по начальным и конечным показаниям спидометра, предлагается применить несколько дополнительных мер:
- Подсчитывать и указывать в путевом листе количество пройденных километров;
- Делать замеры уровня топлива перед выездом и после возвращения транспорта;
- Разработать на основании этих показателей норму расхода топлива на день;
Затем, в заполняем всё точно так же, как и для обычного авто, только вместо километража указываем дни.
Как и в предыдущем случае, стоит составить отдельный документ «Расчёт показателей устройства Газонокосилка марки…», в котором будут указаны основные характеристики (объём двигателя, топливного бака, модель устройства, длительность работы на одной заправке и т.д.). Также стоит составить документ, подтверждающий факт работы (покоса газона) с указанием должности и Ф.И.О исполнителя, времени работы, выполненных объёмов и т. д. Затем, с отсылкой на эти документы составляется образец и финальный вариант акта. Причём используется , только вместо километража необходимо указывать количество отработанных мото-часов.
Акт списания обычно составляется в конце месяца по итогам произведенных затрат. Для оформления этого бланка формируется комиссия, которая включает в бланк акта информацию о том:
- каков состав комиссии – как зовут каждого члена, какую должность он занимает;
- в отношении каких транспортных средств списываются расходы (марка, гос.номера);
- за какой временной промежуток списываются ГСМ;
- кто управляет транспортным средством – ФИО водителя;
- перечень горюче-смазочных материалов, подлежащих списанию – фактические и нормативные данные;
- подписи всех членов комиссии;
- подпись водителя, подтверждающая правильность изложенных данных;
- утверждение руководителем.
В целях формирования акта о списании водитель предоставляет все необходимые документы – путевые листы, авансовые отчеты о потраченных средствах, чеки и прочие документы, подтверждающие расходы.
К горюче-смазочным материалам имеют отношение:
- Дизельное топливо;
- Бензин;
- Природный газ;
- Прочие виды топлива;
- Моторное масло;
- Различного рода смазочные материалы.
ГСМ списывается в основном при использовании 2-х основных нормативов проведения данного процесса:
- На основании фактического расходования материала с учетом официальных источников подтверждения количества бензина в баках;
- В соответствии с разработанными нормативами на предприятии плюс сопоставление их с законодательно установленными нормами с учетов всех особенностей – марки машины, ее износа, количества пробега.
Акт на списание ГСМ — образец и пустой бланк заполнения
Акт необходимо составлять в соответствии с требованиями делопроизводства:
- Если предусмотрен унифицированный бланк необходимо его использовать;
- Для составления документа нужно брать бланк с логотипом предприятия;
- Составляется акт на списание ГСМ, как и прочий другой только при наличии приказа руководителя и соответствующей комиссией;
- Датой документа считается дата его составления;
- Подписывается документ всеми членами комиссии;
- Документ должен иметь названием с основанием «Акт списания ГСМ»;
- Текст документа также следует начинать с указания на основание – приказ руководителя.
Важно: с документом необходимо ознакомить водителя, который также должен поставить свою подпись.
Как избежать ошибок
- Документ должен содержать только точные данные – замеры количества остатка бензина по факту в баке, указание количества закупленного материала согласно накладным и платежным документам, пробег авто за месяц по путевым листам;
- Акт не должен иметь ошибок, опечаток, исправлений – все это основания для недоверия со стороны ФНС;
- Он обязательно должен иметь подписи комиссии и руководителя, так как в противном случае является недействительным.
- Приобретение ГСМ по чеку
- Выдача денежных средств подотчетному лицу из кассы
- Приобретение и списание ГСМ
- Возврат неиспользованных подотчетных средств
- Списание ГСМ на общехозяйственные нужды
- Приобретение ГСМ и МПЗ по чеку
- Приобретение ГСМ по топливной карте
Расходные материалы для обеспечения работы транспорта учитываются в путевом листе, в котором отражается информация, позволяющая произвести расчеты.
В документе указываются показания спидометра, количество выданного и оставшегося горючего. Несложные вычисления позволяют определить параметры расхода. Их можно также определить по нормативным значениям, регламентированным законодательными актами.
Сведения из путевого листа позволяют произвести расчет по фактическим и нормативным данным. Полученные результаты учитываются в бухгалтерском учете. В некоторых ситуациях ГСМ путевой лист невозможно использовать для определения параметра расхода. При его использовании для обеспечения функционирования специальной техники, акт на списание оформляется по фактическим данным.
Акт на списание ГСМ, образец которого должен быть разработан на каждом предприятии, относится к первичной документации, сведения из которой учитываются в бухгалтерском и налоговом учете. При помощи документа можно рассчитать понесенные субъектом предпринимательства расходы, которые учитываются при расчете налогооблагаемой базы, что позволяет снизить налоговые обязательства.
Если расходные материалы были использованы для обслуживания техники, то к акту необходимо приложить путевой лист, в котором отражены основные параметры эксплуатации. Документ выдается водителю в начале рабочего дня, по истечении которого должен быть передан в бухгалтерию вместе авансовым отчетом с зарегистрированными и документально обоснованными тратами наличных средств.
Перед тем как оформлять акт на списание, следует создать комиссию по предприятию в минимальном составе 2 человека. Один из них должен быть материально ответственным лицом. Остальные члены комиссии должны быть работниками различных подразделений. Важно выделить, кто из участников будет председателем комиссии, а кто ее членами, и выпустить приказ о ее назначении.
Примерная форма путевого листа и отчета о списании топлива
Акт оформляется на фирменном бланке компании или на обычном листе бумаги А4. Он может быть напечатан при помощи компьютерного устройства или составлен от руки. Документ должен содержать нужную для проведения бухгалтерского списания информацию, заверенную подписями ответственных за проведение мероприятия лиц. Печать субъекта предпринимательства ставить необязательно, поскольку с 2016 года она необязательна в делопроизводстве субъектов предпринимательства.
После составления документа и учета отображенных в нем сведений в базе данных предприятия и в отчетности по деятельности, он передается на хранение в архив.
Для удобства восприятия всю информацию лучше отображать в виде таблицы. В ней не допускается ошибок и исправлений, а все внесенные сведения должны быть достоверны. Неточности в документе могут стать причиной применения к ответственному лицу и руководителю организации штрафных санкций.
В верхней части акта необходимо оставить место для его утверждения руководителем. При оформлении документа в печатном виде рекомендуется внести в его шапку фразу «утверждаю», а на следующей строке оставить место для подписи руководителя, а также указать его должность и расшифровать инициалы. Обязательно надо указать дату, которой был утвержден акт.
Составленный комиссией акт списания топлива позволяет ответственному за ведение бухгалтерии лицу снять с баланса приобретенные ранее ГСМ, которые были использованы в процессе эксплуатации транспортной техники. Форма документа не утверждена, однако в нем должны содержаться сведения, позволяющие идентифицировать конкретный вид топлива и транспорт, для которого оно было выделено, а также израсходованное количество и цену, по которой была произведена закупка расходного материала. Неправильно составленный акт может впоследствии стать причиной претензий со стороны проверяющих органов.
Списание тех или иных активов в расходы хозсубъекта всегда должно осуществляться на основании оправдательных документов. Распространенная разновидность таких документов — акт.
Акт на ГСМ характеризуется тем, что:
- Его составляет комиссия из компетентных в части организации учета ГСМ работников (например, главного бухгалтера, инженера по снабжению, водителей).
- Его, как правило, заверяет руководитель фирмы.
Таким образом, акт правомерно отнести к оправдательным документам, которые способствуют тому, что ФНС не будет иметь претензий к фирме в ходе проверок.
Распространенная альтернатива акту — бухгалтерская справка, которая может дополняться ведомостью на снабжение ГСМ. Рассмотрим их особенности.
Бухгалтерский учет купленных горюче-смазочных материалов будет зависеть от того, каким способом их приобретали:
| Операция | ДЕБЕТ | КРЕДИТ |
| Покупка ГСМ по топливным картам и талонам | ||
| Отражение денежных средства, перечисленных за карты/талоны, в качестве выданного аванса | 60, субсчет «авансы выданные» | 51 |
| Принятие к вычету НДС с выданного аванса | 68, субсчет «расчеты по НДС» | 76 |
| Принятие к учету горюче-смазочных материалов, отпущенных по талом или картам (на основании отчета компании-эмитента талонов или карта, либо корешков талонов от водителей). | 10 | 60 |
| Отражение НДС по ГСМ | 19 | 60 |
| Принятие к вычету НДС по ГСМ | 68, субсчет «расчеты по НДС» | 19 |
| Восстановление НДС, принятого к вычету с перечисленного аванса | 76 | 68, субсчет «расчеты по НДС» |
| Покупка ГСМ за наличные | ||
| Выдача денег под отчет на покупку ГСМ | 71 | 50 |
| Оприходование ГСМ на основании авансового отчета от водителя | 10 | 71 |
| Отражение НДС по приобретенным ГСМ | 19 | 71 |
| Принятие к вычету «входного» НДС по ГСМ | 68, субсчет «расчеты по НДС» | 19 |
Стоимость израсходованных за месяц горюче-смазочных материалов рассчитывается по путевым листам или отчетам систем контроля пробега и расхода ГСМ. Списание производится на затраты на последнее число месяца:
| Операция | ДЕБЕТ | КРЕДИТ |
| Включение стоимости ГСМ в затраты (только при наличии счета-фактуры продавца) | 20 (26, 44) | 10 |
При покупке авто в баке обычно остается определенное количество бензина. Если объем бензина указан в договоре купли-продажи, ГСМ можно оприходовать, если нет – имеются варианты:
- когда бензина в баке совсем мало, его не учитывают, и бухгалтер отмечает поступление и списание бензина с момента первой заправки;
- если бак почти полностью заполнен, необходимо узнать объем топлива и оформить безвозмездное получение (это будут облагаемые налогом доходы, стоимость ГСМ проводится по ДЕБЕТУ 10 КРЕДИТУ 98, при списании делают проводки по ДЕБЕТУ счета 20 (26, 44) и КРЕДИТУ 10, а также по ДЕБЕТУ 98 КРЕДИТУ 91) либо выявить излишки (они включаются в доходы и проводятся по ДЕБЕТУ 10 КРЕДИТУ 91, в налоговом учете формируются доходы).
Работодатель выплатил работнику 5500 рублей за использование в производственных целях легкового автомобиля сотрудника с объемом двигателя менее 2 тыс. куб. см. Уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль можно будет только на 1200 рублей по норме. Проводки на дату выплаты компенсации:
| Операция | ДЕБЕТ | КРЕДИТ | Сумма (руб.) |
| Отражение в расходах сумма компенсации (с приложением справки-расчета суммы за месяц использования авто) | 20 | 73 | 3000 |
| Перечисление суммы компенсации сотруднику | 73 | 51 | 3000 |
| Отражение постоянного налогового обязательства | 99 | 68 | 360
(3000 р. – 1200 р.) х 20% |
Формы путевого листа обязательны к применению только для профессиональных перевозчиков. Непрофильные компании вправе разрабатывать свои бланки и отражать их как приложение с образцом в учетной политике. Следует помнить о таких моментах:
- на каждый автомобиль должен оформляться отдельный путевой лист;
- предельный срок действия листа – 1 месяц;
- в путевом листе отражается точный маршрут поездки и расход топлива.
Если в компании более двух транспортных средств, учитывать расходы на топливо будет проще, если вести внутреннюю отчетность. Формы отчетности, сроки составления, список ответственных лиц – все утверждается руководством в приказе. Среди полезных отчетных форм:
- Отчет о движении горюче-смазочных материалов, оформляемый материально ответственным за выдачу ГСМ работником на основании актов, требований, товарно-транспортных накладных, карточки учета расхода ГСМ, ведомости учета возврата талонов. В документе указываются сведения о получившем топливо сотруднике, разновидности ГСМ, единицы измерения, цель выдачи, остаток на начало/конец отчетного периода, поступление, выбытие.
- Ведомость учета выдачи горюче-смазочных материалов. В документе указывается выданное всем работникам топливо. Водители предъявляют путевой лист или другой документ, итоговое количество ГСМ суммируется в конце ведомости, вместе с наименованием и маркой ГСМ, информацией об автомобиле (регистрационный номер, модель, марка), информацией о водителе (ФИО, день выдачи топлива, табельный номер), сведения о ГСМ, необходимых в период техобслуживания и ремонта ТС (на основании накладных и лимитно-заборных карт).
Ошибка: Компания перешла на спутниковую систему для учета ГСМ, не отразив переход в учете.
Комментарий: Необходимо издать приказ об отмене ранее применявшихся нормативов расхода топлива и закрепить новый способ учета ГСМ. Дата издания приказа должна совпадать с датой введения системы в эксплуатацию. Нужно сделать распечатку системы с указанием расхода бензина по каждому рейсу. Ее подкалывают к путевому листу и списывают ГСМ.
Вопрос №1: Как произвести списание бензина по факту его расходования, если невозможно понять, сколько горючего осталось в баке заправленного автомобиля?
Ответ: Как правило, для этих целей фактический расход топлива определяется как количество километров по спидометру, умноженное на принятый в компании норматив.
Вопрос №2: Компания применяет нормативы расхода топлива, установленные Министерством транспорта для целей налогового учета. Можно ли применять аналогичные нормативы в бухгалтерском учете?
Ответ: Да. Одно и то же значение лимита (по нормам Минтранса или самостоятельно разработанным нормам) может быть использовано при расчете израсходованного бензина и при уменьшении налогооблагаемой базы.
Во избежание ошибок, которые могут быть допущены при составлении, стоит учесть ряд правил:
- всегда использовать заготовленный шаблон: для этого компания должна ввести его в оборот посредством внутреннего указа
- всегда сверять фактические данные и установленные нормы
- учитывать в подсчете внешние факторы, которые могли или могут повлиять на объемы
Так или иначе, важное правило, которое всегда поможет избежать ошибок, — квалифицированный персонал.
:
- Технические характеристики и индивидуальные опознавательные знаки транспортного средства;
- ФИО водителя;
- Указание календарного периода, за который происходит списание ГСМ;
- Наименование горюче-смазочных материалов и их количество;
- Другие информационные данные, по усмотрению участников.
- Подпись, расшифровка составителя и членов рассматривающей комиссии.
Расходные материалы для обеспечения работы транспорта учитываются в путевом листе, в котором отражается информация, позволяющая произвести расчеты.
В документе указываются показания спидометра, количество выданного и оставшегося горючего. Несложные вычисления позволяют определить параметры расхода. Их можно также определить по нормативным значениям, регламентированным законодательными актами.
Сведения из путевого листа позволяют произвести расчет по фактическим и нормативным данным. Полученные результаты учитываются в бухгалтерском учете. В некоторых ситуациях ГСМ путевой лист невозможно использовать для определения параметра расхода. При его использовании для обеспечения функционирования специальной техники, акт на списание оформляется по фактическим данным.
Акт на списание ГСМ, образец которого должен быть разработан на каждом предприятии, относится к первичной документации, сведения из которой учитываются в бухгалтерском и налоговом учете. При помощи документа можно рассчитать понесенные субъектом предпринимательства расходы, которые учитываются при расчете налогооблагаемой базы, что позволяет снизить налоговые обязательства.
Если расходные материалы были использованы для обслуживания техники, то к акту необходимо приложить путевой лист, в котором отражены основные параметры эксплуатации. Документ выдается водителю в начале рабочего дня, по истечении которого должен быть передан в бухгалтерию вместе авансовым отчетом с зарегистрированными и документально обоснованными тратами наличных средств.
Перед тем как оформлять акт на списание, следует создать комиссию по предприятию в минимальном составе 2 человека. Один из них должен быть материально ответственным лицом. Остальные члены комиссии должны быть работниками различных подразделений. Важно выделить, кто из участников будет председателем комиссии, а кто ее членами, и выпустить приказ о ее назначении.
Акт на списание ГСМ образец бланк
Акт оформляется на фирменном бланке компании или на обычном листе бумаги А4. Он может быть напечатан при помощи компьютерного устройства или составлен от руки. Документ должен содержать нужную для проведения бухгалтерского списания информацию, заверенную подписями ответственных за проведение мероприятия лиц. Печать субъекта предпринимательства ставить необязательно, поскольку с 2016 года она необязательна в делопроизводстве субъектов предпринимательства.
После составления документа и учета отображенных в нем сведений в базе данных предприятия и в отчетности по деятельности, он передается на хранение в архив.
Для удобства восприятия всю информацию лучше отображать в виде таблицы. В ней не допускается ошибок и исправлений, а все внесенные сведения должны быть достоверны. Неточности в документе могут стать причиной применения к ответственному лицу и руководителю организации штрафных санкций.
В верхней части акта необходимо оставить место для его утверждения руководителем. При оформлении документа в печатном виде рекомендуется внести в его шапку фразу «утверждаю», а на следующей строке оставить место для подписи руководителя, а также указать его должность и расшифровать инициалы. Обязательно надо указать дату, которой был утвержден акт.
Отступив несколько строчек после оформленной шапки документа, в центральной части листа указывается название «Акт» и расшифровывается цель его составления «списание расходных материалов». Ниже отображается состав комиссии с внесением сведений об их должности и личных данных.
Перед заполнением таблицы с перечнем расходных материалов, предназначенных для снятия с учета, следует указать период, за который проводится процедура, а также параметры транспорта, для обеспечения работы которого они были использованы. В таблице следует заполнить графы, в которых идентифицируется название ГСМ в том ракурсе, в котором оно отображено в приходном ордере и числится на балансе. В ней также нужно указать количество списываемого топлива и его стоимость, а также сопоставить фактический расход с нормативным.
Горюче-смазочные материалы (ГСМ) – это особый вид производственных запасов, к которому относятся топливо (бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ), смазочные материалы (моторные, трансмиссионные и специальные масла, пластичные смазки), специальные жидкости (тормозные и охлаждающие) (п. 3 Методических рекомендаций, утв. Минсельхозом 16.05.2005). Вопросы бухгалтерского учета ГСМ актуальны для всех организаций, которые арендуют или используют собственные транспортные средства.
Одной из основных задач учета ГСМ является правильное и своевременное документальное оформление операций и обеспечение достоверных данных по отпуску горюче-смазочных материалов. Документ, которым обычно оформляется списание ГСМ, — это соответствующий акт. Как такой акт составить, расскажем в нашей консультации.
Если у организации есть собственный транспорт, ГСМ-расходы на него она может учесть при налогообложении прибыли (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом нормировать такие расходы необязательно. НК РФ не требует, чтобы организация руководствовалась «Нормами расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте» (утв. Распоряжением Минтранса от 14.03.2008 № АМ-23-р ) при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль (Письмо Минфина от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875). С другой стороны, в целях контроля за расходованием и обеспечения сохранности ГСМ, нормы расхода организации обычно утверждают. Ведь в противном случае сложно будет подтвердить величину расходов на ГСМ и обосновать их размер, а применять критерии обоснованности и документального подтверждения расходов организации должны всегда (п. 1 ст. 252 НК РФ). Как произвести расчет норматива расхода топлива, мы рассказывали в нашей консультации и приводили образец соответствующего акта.
Аналогично, расходы на ГСМ организация может учесть в случае аренды автомобиля (как с экипажем, так и без экипажа), ведь расходы на приобретение топлива и иных ГСМ в общем случае лежат на арендаторе (ст.ст. 636, 646 ГК РФ).
А вот если работодатель выплачивает работнику компенсацию за использование для служебных поездок его личного легкового автомобиля, то предполагается, что такая компенсация включает в себя и затраты на ГСМ. А потому учесть при налогообложении прибыли дополнительно к компенсации еще и ГСМ-расходы нельзя (Письмо Минфина от 23.03.2018 № 03-03-06/1/18366 ).
В том случае, когда организация может учесть затраты на ГСМ в своих расходах, ей необходимо документально их подтвердить.
Акт относится к первичной документации и имеет большое значение для бухгалтерского и налогового учета организации. Он позволяет подсчитать расходы, произведенные компанией на горюче-смазочные материалы, чтобы впоследствии минусовать их из прибыли, снизив таким образом базу налогообложения.
Следует отметить, что помимо акта на списания для проведения этой процедуры необходимо иметь еще один документ: путевой лист водителя, который подробнейшим образом отражает сведения о затраченных горюче-смазочных материалах, пройденном километраже, времени, проведенном в дороге и прочие данные.
Путевые листы должны выдаваться в начале рабочего дня, после которого водители обязаны передавать их в бухгалтерию (с авансовым отчетом, в котором регистрируются траты наличных средств, выданных на ГСМ, а также чеками и квитанциями).
Образец акта и других документов на списание ГСМ
Для того, чтобы законно провести списание горюче-смазочных материалов, а также правильно оформить акт, в организации должна быть создана специальная комиссия в составе не менее двух человек. Для ее назначения руководитель предприятия выпускает отдельный приказ. В состав комиссии должны входить сотрудники различных подразделений, а также материально-ответственное лицо. При этом желательно выделить в комиссии председателя и рядовых членов.
В задачи комиссии входят сверка фактических расходов ГСМ с установленными в компании нормами (при этом следует отметить, что для каждого вида транспорта они свои и должны утверждаться отдельно), проведение тестовых выездов с водителями для проверки размеров ежедневного расхода горючего, масла и т.п., а также сбор путевых листов за отчетный период.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Создание комиссии требуется только в крупных организациях, предприятия малого бизнеса могут обходиться без этого: здесь для списания ГСМ достаточно простого решения руководителя фирмы оформленного в письменном виде.
Стандартного унифицированного, обязательного к применению образца акта на списание горюче-смазочных материалов нет. Организации и предприятия имеют полное право выбрать один из двух основных способов:
- каждый раз по мере надобности составлять документ в произвольном виде (но это не очень-то удобно),
- исходя из своих потребностей разработать шаблон документа самостоятельно (в этом случае его следует утвердить в учетной политике фирмы).
Однако, вне зависимости от того, какой именно вариант оформления бланка акта для списания ГСМ будет выбран, в его заполнении нужно придерживаться некоторых правил. В частности, в нем надо обязательно указывать:
- наименование предприятия,
- дату составления документа,
- данные о водителе,
- данные о марке и государственном номере автомобиля,
- полный перечень списываемых товаров (с указанием количества и цены).
При этом информацию о списываемых горюче-смазочных материалах лучше всего оформлять в виде таблицы.
К заполнению акта важно относиться очень внимательно и даже щепетильно, нужно стараться избегать ошибок, не вносить в документ недостоверные сведения, которые могут привести к наказанию со стороны надзорных органов.
- Вначале акта справа или слева (не имеет значения) отводится место для утверждения руководителем компании, укзывают название предприятия и дату составления акта.
- Далее посередине вписывается наименование документа и коротко обозначается его смысл (в данном случае это «списание ГСМ»).
- После этого в акт вносится состав комиссии с указанием должностей сотрудников, а также их персональных данных.
- Следующее, что нужно отметить: период, за который происходит списание горюче-смазочных материалов, а также марку и гос номер конкретного автомобиля.
- Ниже идет таблица. В нее вписываются
- горюче-смазочные материалы, подлежащие списанию,
- их количество (в литрах),
- утвержденная на предприятии норма их расходования,
- фактический расход,
- стоимость.
В тех строках, которые остаются незаполненными, нужно поставить прочерки.
- Под таблицей следует отметить направление расхода: в данном случае, это «нужды организации», а также прилагаемые к акту документы (здесь указаны путевые листы в хронологическом порядке по номерам).
- В завершение акт следует удостоверить подписями всех членов комиссии с расшифровками автографов.
Акт контрольного замера расхода топлива составляется в случае необходимости точного отражения количества ГСМ, которое тратится конкретной машиной в реальных условиях.
Если на балансе организации числится легковой или грузовой автомобиль, использующий какой-либо вид топлива, то для оптимизации деятельности компании руководитель и другие ответственные лица должны быть в курсе, сколько тратится ГСМ на километр пробега. В противном случае создаются благоприятные условия для мошеннических действий нанятых водителей. Этот акт – отправная точка или проверка на честность работника. В любом случае такой замер – гарантия честной работы, со знанием реальных цифр о затратах.
Также знание этих цифр позволяет более рационально расходовать ресурсы организации, не допускать перерасхода.
Если компании начисляется налог на прибыль, то расчет расхода топлива будет важной вехой в обосновании компенсации с этого налога.
В логистических организациях рекомендуется проводить замер всех вновь поступивших в ее ведение автомобилей, особенно если транспортное средство уже имеет пробег.
Составляем правильный акт на списание ГСМ
Применение акта на списание горюче-смазочных материалах (ГСМ) происходит на всех предприятиях и организациях, которые имеют на балансе транспортную технику, держат в штате водителей и несут затраты на приобретение необходимых расходных средств для автомобилей. В понятие «горюче-смазочные материалы» входят:
- бензин,
- масло,
- тормозная жидкость,
- различного рода смазки и т.д.,
то есть, по сути, все те жидкости, без которых не может обойтись ни одна транспортная единица.
Акт относится к первичной документации и имеет большое значение для бухгалтерского и налогового учета организации. Он позволяет подсчитать расходы, произведенные компанией на горюче-смазочные материалы, чтобы впоследствии минусовать их из прибыли, снизив таким образом базу налогообложения.
Следует отметить, что помимо акта на списания для проведения этой процедуры необходимо иметь еще один документ: путевой лист водителя, который подробнейшим образом отражает сведения о затраченных горюче-смазочных материалах, пройденном километраже, времени, проведенном в дороге и прочие данные.
Путевые листы должны выдаваться в начале рабочего дня, после которого водители обязаны передавать их в бухгалтерию (с авансовым отчетом, в котором регистрируются траты наличных средств, выданных на ГСМ, а также чеками и квитанциями).
Для того, чтобы законно провести списание горюче-смазочных материалов, а также правильно оформить акт, в организации должна быть создана специальная комиссия в составе не менее двух человек. Для ее назначения руководитель предприятия выпускает отдельный приказ. В состав комиссии должны входить сотрудники различных подразделений, а также материально-ответственное лицо. При этом желательно выделить в комиссии председателя и рядовых членов.
В задачи комиссии входят сверка фактических расходов ГСМ с установленными в компании нормами (при этом следует отметить, что для каждого вида транспорта они свои и должны утверждаться отдельно), проведение тестовых выездов с водителями для проверки размеров ежедневного расхода горючего, масла и т.п., а также сбор путевых листов за отчетный период.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Создание комиссии требуется только в крупных организациях, предприятия малого бизнеса могут обходиться без этого: здесь для списания ГСМ достаточно простого решения руководителя фирмы оформленного в письменном виде.
Стандартного унифицированного, обязательного к применению образца акта на списание горюче-смазочных материалов нет. Организации и предприятия имеют полное право выбрать один из двух основных способов:
- каждый раз по мере надобности составлять документ в произвольном виде (но это не очень-то удобно),
- исходя из своих потребностей разработать шаблон документа самостоятельно (в этом случае его следует утвердить в учетной политике фирмы).
Однако, вне зависимости от того, какой именно вариант оформления бланка акта для списания ГСМ будет выбран, в его заполнении нужно придерживаться некоторых правил. В частности, в нем надо обязательно указывать:
- наименование предприятия,
- дату составления документа,
- данные о водителе,
- данные о марке и государственном номере автомобиля,
- полный перечень списываемых товаров (с указанием количества и цены).
При этом информацию о списываемых горюче-смазочных материалах лучше всего оформлять в виде таблицы.
К заполнению акта важно относиться очень внимательно и даже щепетильно, нужно стараться избегать ошибок, не вносить в документ недостоверные сведения, которые могут привести к наказанию со стороны надзорных органов.