Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инструкция по делопроизводству ржд 2021». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
2.1. Кадровое делопроизводство осуществляется в виде организационных, распорядительных и информационно-справочных документов.
2.2. Организационные документы регламентируют структуру, задачи и функции ОАО «РЖД» и его подразделений, организацию их работы, права, обязанности и ответственность руководителей и специалистов каждого из этих подразделений.
2.3. К основным организационным документам, в частности, относятся:
устав;
положение;
штатное расписание;
правила внутреннего трудового распорядка;
коллективный договор;
положение об оплате труда;
положение о премировании;
положение о комиссии по трудовым спорам;
а также должностные инструкции (образцы приведены в приложениях N 1 и 2).
При необходимости применяются и другие организационные документы для решения возникающих проблем во взаимоотношениях с работниками (положение о молодом специалисте, положение о резерве кадров, положение об аттестации и т.п.).
2.4. К распорядительным документам относятся приказы, распоряжения и поручения по основной деятельности ОАО «РЖД», в которых отражаются вопросы работы с кадрами, а также документы по личному составу, отражающие конкретные управленческие ситуации процессов движения кадров, их учета, оценки и т.д.
2.4.1. Специалисты служб управления персоналом ОАО «РЖД» при подготовке документов по личному составу руководствуются Альбомом учетных форм первичной документации по личному составу и административно-хозяйственной деятельности, утвержденным ОАО «РЖД» 8 сентября 2004 года.
2.4.2. Приказы по личному составу, издаваемые по унифицированным формам (Т-1, Т-5, Т-6, Т-8 и т.п.) оформляются с использованием шрифта Times New Roman, размер N 14. В тексте документа фамилия, имя и отчество пишутся на одной строке (первые буквы прописные, остальные строчные) с одним пробелом между словами.
2.4.3. Допускается оформление приказов по личному составу (о наложении дисциплинарных взысканий, о смене фамилии, о замещении и т.п.) в произвольной форме, так как унифицированные формы приказов не охватывают все кадровые операции.
3.1. Документирование трудовых правоотношений осуществляется при приеме, переводе, перемещении, увольнении работников, предоставлении отпусков, командировании, нахождении на лечении и т.д.
3.2. Оформление приема, поступающего на работу, осуществляется на основе:
паспорта;
документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний;
трудовой книжки, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
документов воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу.
3.3. При оформлении трудового договора при приеме на работу работников, связанных с движением поездов, а также иных лиц в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, должно быть представлено заключение о медицинском освидетельствовании, которое определяет пригодность работника по состоянию здоровья к выполнению функций, предусмотренных его трудовым договором.
В процессе трудовой деятельности некоторые категории работников, указанные в статье 213 Трудового кодекса Российской Федерации, проходят периодические медицинские осмотры.
При направлении работников во врачебно-экспертную комиссию негосударственных учреждений здравоохранения ОАО «РЖД» для прохождения обязательных предварительных (при поступлении на работу) и периодических медицинских осмотров (обследований) специалисты служб управления персоналом оформляют карту обязательного медицинского осмотра (форма АКУ-22).
3.4. Специалист службы управления персоналом в отдельных случаях может запрашивать у лица, поступающего на работу, дополнительные документы, предусмотренные законодательством Российской Федерации и необходимые при заключении трудового договора.
3.5. На лиц, поступающих на работу впервые, оформляются трудовая книжка и документы для получения страхового свидетельства государственного пенсионного страхования.
3.6. Лицо, поступающее на работу в ОАО «РЖД» подает вместе с документами, указанными в пункте 3.2 настоящей Инструкции, личное заявление с просьбой о приеме на работу или согласии работать на предложенной ему должности.
При достижении договоренности с лицом, поступающим на работу, заключается трудовой договор и издается приказ о приеме его на работу.
3.7. Назначение на должность (освобождение от должности) руководящих работников и специалистов ОАО «РЖД» осуществляется в соответствии с порядком назначения на должность (освобождения от должности) этой категории работников, установленным в ОАО «РЖД».
3.8. С лицами, допускаемыми к сведениям, составляющим государственную тайну, трудовой договор заключается после оформления соответствующего допуска по установленной форме.
4.1. Личное дело — совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личные дела оформляются на руководителей и специалистов ОАО «РЖД». Первоначально в личное дело группируются документы, оформленные при приеме на работу и назначении на должность. Личные дела включают в себя анкетно-биографические, характеризующие и дополнительные документы.
4.2. Документы в личном деле работника располагают в хронологическом порядке (по дате их издания или составления) в следующей последовательности:
дополнение к анкете (АКУ-2);
анкета с фотографией 4 х 6 (АКУ-1);
копии дипломов об окончании высшего, среднего профессионального учебного заведения;
копии свидетельств о дополнительном профессиональном образовании;
копии дипломов о повышении квалификации;
копии дипломов, аттестатов о присвоении ученых степеней, званий;
автобиография (АКУ-5);
представление (приложение N 4);
характеристика;
заявление;
медицинское заключение о состоянии здоровья (в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации);
трудовой договор;
приказ о назначении (приеме на работу);
опись документов, имеющихся в личном деле (АКУ-4).
4.3. В дальнейшем в личное дело включают все основные документы, возникающие в период трудовой деятельности работника (документы об изменении анкетно-биографических данных, представления о назначении, характеристики, аттестационные листы, копии приказов о переводе на другую работу, о поощрениях, дисциплинарных взысканиях и т.п.).
4.4. Ответственным за достоверность персональных данных и наличие документов личных дел работников является руководитель службы управления персоналом ОАО «РЖД».
4.5. Документы личных дел работников, назначаемых президентом и вице-президентом ОАО «РЖД», возглавляющим блок управления персоналом, предоставляются в Департамент управления персоналом ОАО «РЖД» за десять дней до установленной даты рассмотрения вопроса об их назначении.
5.1. Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.
5.2. Трудовая книжка оформляется и в дальнейшем ведется в точном соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года N 225 и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 года N 69.
5.3. Трудовая книжка является документом строгой отчетности. В подразделениях ОАО «РЖД» ведутся:
а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее;
б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (АКУ-19).
В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее, которая ведется бухгалтерией подразделения ОАО «РЖД», вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей в них с указанием серии и номера каждого бланка.
В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется службой управления персоналом, регистрируются все трудовые книжки работников ОАО «РЖД», принятых на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них (с указанием серии и номера), оформленные на работников, поступивших на работу впервые.
5.4. Испорченные при заполнении бланки трудовых книжек подлежат уничтожению в установленном порядке.
5.5. В соответствии с пунктом 43 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, неполученные работниками при их увольнении трудовые книжки хранятся в течение двух лет в службе управления персоналом, а затем передаются на хранение в архив. Срок хранения невостребованных трудовых книжек — 50 лет.
6.1. Общий порядок работы по подготовке документов кадрового делопроизводства к архивному хранению, включая формирование и оформление дел, проведение экспертизы ценности документов, составление описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и передачу дел в архив, регламентируется инструкцией по делопроизводству соответствующего подразделения ОАО «РЖД».
6.2. Документы кадрового делопроизводства по истечению срока надобности в установленном порядке передаются на архивное хранение либо выделяются к уничтожению. Отбор документов на хранение или уничтожение осуществляют путем проведения экспертизы ценности документов.
6.3. Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов кадрового делопроизводства проводит постоянно действующая экспертная комиссия соответствующего подразделения ОАО «РЖД».
6.4. Документы по личному составу постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения подлежат передаче в архив не позднее чем через три года после завершения их делопроизводством. Документы временного (до 10 лет включительно) хранения не передаются в архив, а хранятся в соответствующих подразделениях (как правило, в службе управления персоналом или бухгалтерии) в специально отведенных местах (отдельных комнатах или запирающихся шкафах) и по истечении сроков их хранения уничтожаются в установленном порядке.
6.5. К документам по личному составу постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения относятся: приказы по личному составу о назначении (приеме), освобождении (увольнении), переводе, перемещении, смене фамилии, награждении и поощрении; личные дела и личные карточки работников (форма N Т-2).
6.6. Подготовка дел по личному составу к передаче в архив осуществляется специалистами служб управления персоналом, за которыми в должностной инструкции закреплена эта функция.
6.7. Документы по личному составу, подлежащие передаче в архив, формируются в соответствующие дела, каждый лист дела нумеруется в развернутом виде арабскими цифрами в валовом порядке.
Номера листов проставляются карандашом в правом верхнем углу листа на свободном от текста месте. Применение авторучек и цветных карандашей не допускается.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале нумеруется конверт, а затем — каждый вложенный в него документ.
6.8. Допущенные при нумерации листов ошибки устраняются, при этом старый номер зачеркивается и рядом проставляется новый номер. Делать исправления запрещается.
Приказ об утверждении инструкции по делопроизводству
7.1. Персональные данные работника — информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника.
7.2. При обработке персональных данных работника ОАО «РЖД», т.е. получении, хранении, передаче или любом другом использовании персональных данных работника работодатель или специалист службы управления персоналом обязан соблюдать установленные Трудовым кодексом Российской Федерации требования, а также требования нормативных документов ОАО «РЖД».
7.3. Обработку персональных данных работников ОАО «РЖД» осуществляют назначенные для этой работы специалисты служб управления персоналом.
7.4. Доступ к личным делам руководителей и специалистов ОАО «РЖД», назначаемых президентом и вице-президентом ОАО «РЖД», возглавляющим блок управления персоналом также разрешается: первому вице-президенту, старшим вице-президентам, начальнику Департамента управления персоналом ОАО «РЖД» и заместителю начальника — начальнику отдела руководящих кадров этого департамента.
7.5. Доступ к личным делам руководителей и специалистов ОАО «РЖД», кроме указанных в пункте 7.4 настоящей Инструкции, разрешается руководителям подразделений ОАО «РЖД» в отношении непосредственно подчиненных им работников.
7.6. Передача персональных данных работников ОАО «РЖД» осуществляется в соответствии со статьей 88 Трудового кодекса Российской Федерации.
7.7. Сохранность персональных данных работников, назначаемых на должность и освобождаемых от должности президентом и вице-президентом ОАО «РЖД», возглавляющим блок управления персоналом ОАО «РЖД», обеспечивается Департаментом управления персоналом ОАО «РЖД».
7.8. Сохранность персональных данных работников подразделений ОАО «РЖД» обеспечивается соответствующими службами управления персоналом этих подразделений.
7.9. Трудовые книжки, личные дела, архивные личные дела, личные карточки работников (формы Т-2), приказы по личному составу, справки, отражающие социально-демографические сведения о работнике и его работу в прошлом, алфавитные карточки, карточки о сменяемости руководителя хранятся в специально оборудованных шкафах.
7.10. Личные дела работников, назначаемых на должность и освобождаемых от должности президентом и вице-президентом ОАО «РЖД», возглавляющим блок управления персоналом, хранятся после освобождения их от занимаемой должности в течение трех лет в Департаменте управления персоналом ОАО «РЖД». По истечении этого срока передаются в архив ОАО «РЖД» на постоянное хранение в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
7.11. Хранение персональных данных работников в электронном виде осуществляется в специально выделенных для этих целей ПЭВМ. Допуск к работе на ПЭВМ предоставляется руководителям и работникам кадровых подразделений ОАО «РЖД», имеющим на это должностные полномочия.
Приложение N 1
(к п.2.3 Инструкции)
Утверждаю | ||||||||||
И.О. Фамилия | ||||||||||
личная подпись | расшифровка подписи | |||||||||
« | « | 2006 г. N | ||||||||
Должностная инструкция референта отдела методологии делопроизводства и редактирования Департамента управления делами
Фамилия И.О.
Назначение такой инструкции — оптимизировать алгоритм работы с документами в организации, как бюджетной, так и коммерческой. Инструкция должна носить обязательный характер, быть согласованной со всеми заинтересованными лицами, а также не должна ухудшать положения персонала компании.
Создание документа осуществляется в несколько этапов:
- Подготовка к написанию текста, консультации с руководителями отделов, изучение методических материалов.
- Написание текста инструкции.
- Согласование с определенными работниками. Для этого используют специальный журнал ознакомления либо работники расписываются на подготовленном для этого бланке.
- Утверждение документа приказом руководства.
- Введение его в работу.
После издания приказа инструкция начинает действовать. Надо сказать, что все мероприятия для введения новой инструкции проводятся заранее, то есть до утверждения готовят новые бланки, настраивают программное обеспечение, обучают персонал работе по новым нормам. Если необходимо, то в должностные инструкции работников вносят все требуемые изменения.
Сотрудники до издания приказа должны в тестовом режиме работать с новыми формами, базами данных, СЭД и т.д. Руководители отделов должны получить электронные подписи. То есть к дате утверждения инструкции все должно быть готово.
Законодательно закрепленной формы такого приказа не существует, поэтому руководство организации может сформировать ее по своему усмотрению, используя выработанные практикой нормы.
Что нужно указать в приказе:
- Полное и краткое название компании.
- Наименование документа (приказ).
- Номер приказа.
- Место и дату составления приказа.
- Суть приказа («Об утверждении инструкции по делопроизводству»).
- Текст. Здесь нужно аргументировать необходимость составления и издания приказа. Указать на внедрение новой инструкции по делопроизводству, на то, кто должен ознакомить с ней необходимых работников, кто отвечает за контроль над исполнением приказа. Как правило, это сам руководитель компании, если она небольшая.
- Подписи упомянутых в приказе работников.
К приказу нужно приложить саму инструкцию. Ее нужно будет хранить вместе с ним.
Действующие приказы ОАО «РЖД» 2020 и 2021
Некоторые упомянутые нами документы являются нормативными, то есть обязательными для всех, а некоторые являются методическими, носят рекомендательный характер. В статье мы не будем акцентировать особое внимание на том, что положения одного документа соблюдать нужно обязательно, а другого – нет. Ограничимся лишь основными соответствующими пометками. В делопроизводстве все взаимосвязано, и в конечном итоге выполнять только обязательные предписания не получится. Приведем пример: для обычной коммерческой организации обязательно выполнять только положения документов по архивному делу. ГОСТы, Примерная инструкция по делопроизводству и весь остальной пул документов носят рекомендательный или вовсе справочный характер. Однако невозможно правильно архивировать документы, игнорируя процессы документирования и документооборота. Для хранения нам нужно знать вид и разновидность документа (это документирование), а также вовремя получить его в архив (это документооборот). Вот и получается, что разделение на обязательные и необязательные регламентирующие документы в делопроизводстве – условное. Знать и выполнять приходится все.
- Деловое письмо в 2020 году: как создавать, согласовывать и хранить
- Как в 2020 году создавать, согласовывать и хранить документы: акт
- Как в 2020 году создавать, согласовывать и хранить документы: инструкция
- Как закрыть делопроизводственный год
Бизнес: • Банки • Богатство и благосостояние • Коррупция • (Преступность) • Маркетинг • Менеджмент • Инвестиции • Ценные бумаги: • Управление • Открытые акционерные общества • Проекты • Документы • Ценные бумаги — контроль • Ценные бумаги — оценки • Облигации • Долги • Валюта • Недвижимость • (Аренда) • Профессии • Работа • Торговля • Услуги • Финансы • Страхование • Бюджет • Финансовые услуги • Кредиты • Компании • Государственные предприятия • Экономика • Макроэкономика • Микроэкономика • Налоги • Аудит
Промышленность: • Металлургия • Нефть • Сельское хозяйство • Энергетика
Строительство • Архитектура • Интерьер • Полы и перекрытия • Процесс строительства • Строительные материалы • Теплоизоляция • Экстерьер • Организация и управление производством
Бытовые услуги • Телекоммуникационные компании • Доставка готовых блюд • Организация и проведение праздников • Ремонт мобильных устройств • Ателье швейные • Химчистки одежды • Сервисные центры • Фотоуслуги • Праздничные агентства
Справка
В соответствии с пунктом 11.1. Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305; N 47, ст. 4933; 2007, N 43, ст. 5202; 2008, N 9, ст. 852; N 14, ст. 1413; 2009, N 12, ст. 1429; N 25, ст. 3060; N 41, ст. 4790; N 49 (ч. 2), ст. 5970), и пунктом 3 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 25, ст. 3060), приказываю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству Министерства транспорта Российской Федерации.
2. Заместителям Министра, директорам департаментов обеспечить строгое соблюдение требований Инструкции всеми работниками Министерства.
3. Признать утратившим силу приказ Министерства транспорта Российской Федерации от 18 июля 2007 г. N 100 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Министерства транспорта Российской Федерации».
4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на статс-секретаря — заместителя Министра С.А. Аристова.
| Министр | И.Е. Левитин |
1.1. Инструкция по делопроизводству Министерства транспорта Российской Федерации (далее — Инструкция) разработана во исполнение пункта 11.1 Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305; 2005, N 47, ст. 4933; 2007, N 43, ст. 5202; 2008, N 9, ст. 852; 2008, N 14, ст. 1413; 2009, N 12, ст. 1429; 2009, N 25, ст. 3060; 2009, N 41, ст. 4790; 2009, N 49 (ч. 2), ст. 5970) и в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 25, ст. 3060), Положением о Министерстве транспорта Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 30 июля 2004 г. N 395, Регламентом Министерства транспорта Российской Федерации, утвержденным приказом Минтранса России от 3 марта 2006 г. N 27*(1) и Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. N 76*(2).
1.2. Настоящая Инструкция устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Министерства транспорта Российской Федерации (далее — Министерство) документов, совершенствования делопроизводства Министерства и повышения его эффективности.
1.3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий. Единая система автоматизации делопроизводственной деятельности (далее — ЕСАДД), применяемая в Министерстве, должна обеспечивать выполнение требований настоящей Инструкции.
1.4. Положения настоящей Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну. Правила работы с секретными документами регламентируются специальной инструкцией.
1.5. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются специальными актами (инструкциями, положениями, правилами).
1.6. Положения настоящей Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией применяются в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче их на архивное хранение.
1.7. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Министерства (далее — департаменты) осуществляет Административный департамент.
1.8. Функции, задачи, права и ответственность Административного департамента регламентируются приказом Минтранса России от 23 января 2010 г. N 10 «Об утверждении Положения об Административном департаменте», должностные обязанности работников Административного департамента и работников, отвечающих за организацию работы с документами в департаментах, устанавливаются должностными регламентами.
1.9. Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в департаментах, своевременное и качественное исполнение документов, а также их сохранность возлагается на директоров департаментов.
1.10. Непосредственная работа по документационному обеспечению в департаментах осуществляется работниками, ответственными за делопроизводство в департаментах.
1.11. На работников, ответственных за делопроизводство в департаментах, возлагаются следующие функции:
прием и регистрация поступающих в департамент документов;
регистрация исходящих из департамента документов, проверка правильности их оформления и передача на отправку;
контроль за прохождением документов в департаменте;
выполнение справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов;
подготовка для руководства департамента сводок об исполненных и о находящихся на исполнении документах;
ввод в систему электронного документооборота информации о ходе и результатах исполнения документов;
проверка наличия документов, находящихся на исполнении у работников департамента;
контроль за своевременным списанием в дела исполненных документов;
контроль за возвратом правительственных документов;
разработка номенклатуры дел департамента;
подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение;
проведение инструктажа вновь принятых в департамент работников по вопросам основ делопроизводства.
1.12. Выполнение требований настоящей Инструкции обязательно для работников Министерства. При подготовке работниками федеральной службы и федеральных агентств, находящихся в ведении Министерства (далее — федеральная служба и федеральные агентства), проектов документов, представляемых на подпись Министру или заместителям Министра (далее — руководство Министерства), необходимо руководствоваться требованиями настоящей Инструкции.
1.13. Передача в связи со служебной необходимостью заверенных копий архивных документов Министерства работникам сторонних организаций д��пускается по согласованию с Административным департаментом на основании письменного запроса, а документов (копий документов) департаментов на основании решения руководства департаментов.
2.2.1. Документы, создаваемые Министерством, имеют следующий состав реквизитов:
1) Государственный герб Российской Федерации;
2) наименование Министерства;
3) должность лица, подписавшего документ;
4) подпись должностного лица;
5) вид документа;
6) место составления (издания) документа;
7) справочные данные о Министерстве;
8) адресат;
9) дата документа;
10) регистрационный номер документа;
11) наименование документа;
12) текст документа;
13) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
14) отметка о наличии приложений;
15) гриф согласования;
16) гриф утверждения;
17) виза;
18) оттиск печати;
19) отметка о заверении копии;
20) отметка об исполнителе;
21) указания по исполнению документа;
22) отметка о контроле документа;
23) отметка об исполнении документа;
24) отметка о конфиденциальности.
Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.
2.2.2. Кроме перечисленных в пункте 2.2.1. настоящей Инструкции реквизитов, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например, отметка о поступлении документа в Министерство; отметки «Срочно», «Оперативно», «Подлежит возврату» и др.
2.2.3. Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центрованным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) или фланговым способом (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
Правила оформления реквизитов документов указаны в приложении N 11 к настоящей Инструкции.
2.3.1 Министерство представляет в Правительство Российской Федерации проекты:
законодательных актов Российской Федерации;
указов и распоряжений Президента Российской Федерации;
постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации.
Подготовка и оформление проектов законодательных актов Российской Федерации, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации осуществляется Министерством в порядке, установленном актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации.
Правила подготовки и представления в Правительство Российской Федерации законопроектов, проектов актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации указаны в приложениях NN 12-14 к настоящей Инструкции.
2.3.2. Подготовка проектов федеральных законов (далее — законопроекты), проектов указов (распоряжений) Президента Российской Федерации, проектов постановлений (распоряжений) Правительства Российской Федерации осуществляется департаментами, к сфере ведения которых относятся затрагиваемые проектами актов вопросы и (или) которые определены как головные исполнители в плане законопроектной деятельности Министерства, плане Министерства по подготовке проектов актов Правительства Российской Федерации на соответствующий год и (или) которые определены как головные исполнители по поручению руководства Министерства.
2.3.3. При подготовке к внесению в Правительство Российской Федерации законопроекта головной исполнитель разрабатывает к нему следующие материалы:
проект распоряжения Правительства Российской Федерации о внесении проекта федерального закона в Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации и назначении официального представителя Правительства Российской Федерации при рассмотрении проекта федерального закона палатами Федерального Собрания Российской Федерации;
пояснительную записку, содержащую изложение предмета законодательного регулирования и основной идеи законопроекта;
финансово-экономическое обоснование принимаемых решений (представляется при необходимости, а также в случае внесения проекта федерального закона, предусмотренного частью 3 статьи 104 Конституции Российской Федерации);
перечень федеральных законов, подлежащих признанию утратившими силу, приостановлению, изменению или принятию в связи с данным проектом федерального закона;
перечень нормативных правовых актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и федеральных органов исполнительной власти, подлежащих признанию утратившими силу, приостановлению, изменению или принятию в связи с данным проектом федерального закона.
Перечень нормативных правовых актов, необходимых для реализации федерального закона, включает в себя наименования проектов нормативных правовых актов, обоснование необходимости их подготовки, срок подготовки, а также сведения о федеральных органах исполнительной власти либо организациях — головном исполнителе и соисполнителях по разработке проектов указанных актов.
Порядок согласования перечней актов аналогичен порядку согласования законопроектов. Согласованные с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти перечни актов представляются в Правительство Российской Федерации вместе с законопроектами.
Необходимость разработки и представления концепции и проекта технического задания на разработку проекта федерального закона определяется Комиссией Правительства Российской Федерации по законопроектной деятельности либо руководителем федерального органа исполнительной власти — головным исполнителем.
2.3.4. Проекты указов (распоряжений) Президента Российской Федерации, проекты постановлений (распоряжений) Правительства Российской Федерации (далее — проекты актов) вносятся в Правительство Российской Федерации с пояснительной запиской, содержащей необходимые расчеты, обоснования и прогнозы социально-экономических, финансовых и иных последствий реализации предлагаемых решений.
2.3.5. При внесении в Правительство Российской Федерации или направлении в Минюст России на заключение весь пакет документов, включая проект акта с пояснительной запиской, перечнем актов, а также сопроводительное письмо, визируется исполнителем, директором департамента-исполнителя, руководством департаментов-соисполнителей, руководством федеральной службы и федеральных агентств (при необходимости), директором Департамента правового обеспечения и законопроектной деятельности или лицом, его замещающим (за исключением пояснительной записки), заместителем Министра (в соответствии с распределением обязанностей), статс-секретарем — заместителем Министра. Проекты нормативных правовых актов требуют обязательного согласования с Департаментом правового обеспечения и законопроектной деятельности. При направлении на согласование в заинтересованные федеральные органы исполнительной власти проектов актов, не имеющих нормативный характер (акты, имеющие оперативный, порученческий, распорядительный характер и т.д.), согласования Департамента правового обеспечения и законопроектной деятельности не требуется.
2.3.6. При наличии у сотрудника Министерства, визирующего проект акта, особого мнения (замечаний), он делает отметку при визировании. Особое мнение (замечания) по проекту акта, как правило, излагается на отдельном листе бумаги и прилагается к проекту акта.
Если в процессе согласования в Министерстве в проект акта вносятся из��енения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект акта внесены уточнения редакционного характера, не изменившие его концепции.
Управленческая деятельность Министерства в соответствии с законодательством Российской Федерации обеспечивается системой взаимоувязанных организационно-распорядительных документов Министерства, издаваемых в пределах его компетенции, в том числе совместно с другими федеральными органами исполнительной власти (приказы, распоряжения, положения, правила, инструкции, протоколы, акты, служебные (деловые) письма, телеграммы и другие служебные документы), и составляющих документационную базу Министерства.
Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в постановлениях коллегии Министерства, протоколах координационных и совещательных органов, иных заседаний и совещаний.
Взаимные обязательства Министерства с его контрагентами и их регулирование оформляются в виде договоров, соглашений, контрактов, протоколов и других документов.
В зависимости от конкретных задач управления в деятельности Министерства создаются другие виды документов: планы, прогнозы, программы, отчеты и др.
Документы организационного и информационно-аналитического характера (протоколы, доклады, справки, служебные (деловые) письма и т.п.) издаются Министерством и департаментами в пределах их компетенции (полномочий) и сферы ведения вопросов, предусмотренных в соответствии с положениями о них.
В установленных законодательством Российской Федерации случаях в Министерстве могут издаваться акты совместно с другими органами государственной власти по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию обеих сторон. Такие акты оформляются и публикуются как единый документ (приказ, протокол, положение и др.).
При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать основные правила, обеспечивающие:
придание документу юридической силы (свойство официального документа, который соответствует законодательству Российской Федерации, компетенции издавшего его органа и установленному порядку оформления);
использование документа в качестве источника информации;
реальность исполнения документа;
обеспечение возможности оперативного поиска документа и контроля за его исполнением.
Документ должен быть ясным, кратким и тщательно отредактированным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.
Издаваемые документы должны быть всесторонне обоснованы, согласованы с соответствующими департаментами и должностными лицами, а также оформлены согласно настоящей Инструкции.
При подготовке документов применяется текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером N 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15 через 1-2 межстрочных интервала (12-24 пт.*(3)).
2.4.2.1. Приказами Министерства, как правило, оформляются решения нормативного и (или) правового характера, а также решения по кадровым вопросам.
По оперативным, организационным и другим вопросам внутренней работы Министерства издаются распоряжения Министерства.
Проекты приказов и распоряжений Министерства готовят и вносят на подписание (утверждение) руководству Министерства департаменты на основании поручений Министра, заместителей Министра либо в инициативном порядке в пределах компетенции Министерства.
Проекты приказов Министерства по кадровым и наградным вопросам готовит Административный департамент на основании соответствующих представлений.
2.4.2.2. Приказы и распоряжения Министерства по основной деятельности подписываются (утверждаются) Министром или лицом, исполняющим его обязанности.
Проекты приказов Министерства по кадровым вопросам подписываются (утверждаются) Министром в соответствии с установленным порядком и регистрируются в Административном департаменте.
Проекты распоряжений Министерства подписываются (утверждаются) Министром или лицом, исполняющим его обязанности. Заместители Министра подписывают распоряжения Министерства по вопросам, входящим в их компетенцию.
Контроль правильности оформления проектов приказов и распоряжений Министерства осуществляет Канцелярия.
Порядок подготовки и оформления проектов приказов и распоряжений Министерства указан в приложении N 15 к настоящей Инструкции.
В случае представления на согласование в Министерство федеральной службой или федеральными агентствами проекта нормативного правового акта, директор департамента, записанный в указаниях по исполнению документа первым (головной исполнитель), осуществляет организацию согласования документа в Министерстве.
Приказ №130 — делопроизводство
2.4.3.1. Положение (правила) разрабатывается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой нормы и требования по вопросам, отнесенным к компетенции Министерства.
В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.
В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.
Положения (правила, инструкции) являются приложением к приказу или распоряжению Министерства, утверждение которых оформляется путем издания соответствующего документа.
2.4.3.2. Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.
Проект положения (правил, инструкции) печатается на стандартных листах бумаги формата А4.
Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа.
Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос «О чем?».
Констатирующей частью положения (правил, инструкции) является глава «Общие положения», в которой указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения.
Основная часть положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь наименования.
Департаменты (должностные лица), до сведения которых доводится положение (правила, инструкция) перечисляются в указателе рассылки служебных документов, который исполнитель документа готовит вместе с проектом положения (правил, инструкции).
Правила технической эксплуатации железных дорог Российской Федерации (ПТЭ с изменениями от 01.09.2016г)
«Инструкция по осмотру, освидетельствованию, ремонту и формированию колесных пар локомотивов и моторвагонного подвижного состава железных дорог колеи 1520 мм» утвержденная Распоряжением ОАО «РЖД» №2631р от 22 декабря 2016г.
Колесные пары тягового подвижного состава железных дорог колеи 1520 мм. Руководство по эксплуатации, техническому обслуживанию и ремонту КМБШ.667120.001РЭ.
«Инструкция по ремонту и обслуживанию автосцепного устройства подвижного состава железных дорог» утвержденное распоряжением ОАО «РЖД» №2745р от 28 декабря 2010г
«Правила технического обслуживания тормозного оборудования и управления тормозами железнодорожного подвижного состава» утвержденные Советом по железнодорожному транспорту государств-участников Содружества (протокол от «6-7» мая 2014г №60) (Взамен ЦТ-ЦВ-ЦЛ-ВНИИЖТ-277 с изменениями от 19.05.2016г.)
«Инструкция по применению смазочных материалов в локомотивах и моторвагонном подвижном составе» 01ДК.421457.001 И.
Приложение N 1
к Инструкции по кадровому
делопроизводству в ОАО «РЖД» (п. 2.3)
Утверждаю Начальник Департамента управления делами _______________ И.О. Фамилия личная подпись расшифровка подписи «__» _________ 2006 г. N ___
1. Настоящая Должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность референта отдела методологии делопроизводства и редактирования Департамента управления делами (далее — отдел) Фамилия И.О.
2. Референт назначается на должность и освобождается от должности в установленном порядке начальником Департамента управления делами.
3. Референт руководствуется в своей работе законодательством Российской Федерации, уставом ОАО «РЖД», нормативными документами ОАО «РЖД», положением об отделе и настоящей Должностной инструкцией.
4. Референт должен знать структуру ОАО «РЖД», распределение обязанностей между президентом и вице-президентами ОАО «РЖД», между начальником Департамента управления делами и его заместителями. Инструкцию по делопроизводству в аппарате управления ОАО «Российские железные дороги», другие документы, связанные с организацией делопроизводства в ОАО «РЖД», правила внутреннего трудового распорядка, правила техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты, а также соблюдать нормы делового этикета.
5. Референт взаимодействует в процессе работы с работниками других подразделений Департамента управления делами, подразделений аппарата управления, филиалов и иных структурных подразделений ОАО «РЖД».
ПРИКАЗ ОАО РЖД от 14.12.2017 N 120
9. Референт имеет право:
а) приглашать исполнителей документов для пояснения вопросов, возникающих при редактировании подготовленных ими проектов документов;
б) запрашивать от подразделений аппарата управления информацию и документы, необходимые для решения вопросов, находящихся в его компетенции;
в) участвовать в совещаниях по вопросам совершенствования подготовки документов.
Что такое делопроизводство и документооборот (2020)? Учебное пособие, равно как и современный экономический словарь, определяет документооборот как движение документов между их составителями и исполнителями по информационным технологическим цепочкам, дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятые решения, осуществлять учет и контроль. В свою очередь делопроизводство — это мероприятия по ведению, обновлению и контролю за документацией.
Поскольку значение информации в современном мире и бизнесе трудно переоценить, делопроизводству и документообороту организации отводится важная роль. Зачастую от четкости и ясности формулировок, скорости прохождения бумаг зависит правильность принятия решений и конечный результат.
Выделяют три вида документопотока:
- входящий (поступающий в организацию);
- исходящий (направленный из организации);
- внутренний (документация, создаваемая и используемая работниками в управленческом процессе).
Работа с документами в организации делится на этапы.
Для входящих:
- прием и первичная обработка;
- предварительное рассмотрение делопроизводителем;
- регистрация;
- рассмотрение руководством организации и направление на исполнение;
- обработка, исполнение, подготовка ответов;
- контроль исполнения.
Для исходящих:
- разработка, оформление;
- регистрация;
- отправка.
Для внутренних:
- разработка, оформление;
- регистрация;
- обработка, исполнение, подготовка ответов;
- контроль исполнения.
Для всех:
- учет и анализ объемов документооборота;
- хранение.
Скорость прохождения этапов напрямую зависит от правильности оформления бумаг, а также от утвержденных в организации норм документооборота. Образец положения о документообороте в организации (2020) можно скачать ниже.
- Федеральный закон от 12.01.1995 N 5-ФЗ (ред. от 30.12.2020) «О ветеранах»
- Федеральный закон от 07.05.1998 N 75-ФЗ (ред. от 30.12.2020) «О негосударственных пенсионных фондах»
- Федеральный закон от 29.11.2010 N 326-ФЗ (ред. от 08.12.2020) «Об обязательном медицинском страховании в Российской Федерации»
- Закон РФ от 12.02.1993 N 4468-1 (ред. от 22.12.2020) «О пенсионном обеспечении лиц, проходивших военную службу, службу в органах внутренних дел, Государственной противопожарной службе, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ, учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы, войсках национальной гвардии Российской Федерации, органах принудительного исполнения Российской Федерации, и их семей»
- Приказ Минтруда России от 24.07.2013 N 328н (ред. от 15.11.2018) «Об утверждении Правил по охране труда при эксплуатации электроустановок»
- Закон РФ от 19.04.1991 N 1032-1 (ред. от 03.07.2018) «О занятости населения в Российской Федерации»
- Федеральный закон от 21.11.2011 N 323-ФЗ (ред. от 03.08.2018) «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации»
- Федеральный закон от 15.12.2001 N 166-ФЗ (ред. от 07.03.2018) «О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации»
Инструкция по ведению делопроизводства
Железнодорожный комплекс имеет особое стратегическое значение для России. Он является связующим звеном единой экономической системы, обеспечивает стабильную деятельность промышленных предприятий, своевременный подвоз жизненно важных грузов в самые отдаленные уголки страны, а также является самым доступным транспортом для миллионов граждан. В 2010 году железным дорогам в России исполнилось 173 года!
Открытое акционерное общество «Российские железные дороги» входит в мировую тройку лидеров железнодорожных компаний. Это определяют следующие факторы:
– огромные объемы грузовых и пассажирских перевозок;
– высокие финансовые рейтинги;
– квалифицированные специалисты во всех областях железнодорожного транспорта;
– большая научно-техническая база;
– проектные и строительные мощности;
– значительный опыт международного сотрудничества.
ОАО «РЖД» было учреждено постановлением Правительства РФ от 18 сентября 2003 года № 585. Создание Компании стало итогом первого этапа реформирования железнодорожной отрасли в соответствии с постановлением Правительства РФ от 18 мая 2001 года № 384.
1 октября 2003 года — начало деятельности ОАО «РЖД».
Учредителем и единственным акционером ОАО «РЖД» является Российская Федерация. От имени Российской Федерации полномочия акционера осуществляет Правительство Российской Федерации.
Имущество компании было сформировано путем внесения в уставный капитал ОАО «РЖД» по балансовой стоимости активов 987 организаций федерального железнодорожного транспорта. По состоянию на 31.12.2009 г. в собственности компании находятся 385 тыс. объектов недвижимости (включая земельные участки).
Миссия компании состоит в удовлетворении рыночного спроса на перевозки, повышении эффективности деятельности, качества услуг и глубокой интеграции в Евроазиатскую транспортную систему.
Главные цели деятельности общества — обеспечение потребностей государства, юридических и физических лиц в железнодорожных перевозках, работах и услугах, оказываемых железнодорожным транспортом, а также извлечение прибыли.
Стратегические цели компании:
– увеличение масштаба транспортного бизнеса;
– повышение производственно-экономической эффективности;
– повышение качества работы и безопасности перевозок;
– глубокая интеграция в Евроазиатскую транспортную систему;
– повышение финансовой устойчивости и эффективности.
Виды деятельности:
– грузовые перевозки;
– пассажирские перевозки в дальнем сообщении;
– пассажирские перевозки в пригородном сообщении;
– предоставление услуг инфраструктуры;
– предоставление услуг локомотивной тяги;
– ремонт подвижного состава;
– строительство объектов инфраструктуры;
– научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы;
– предоставление услуг социальной сферы
– прочие виды деятельности.
Крупнейшим филиалом ОАО «РЖД» является Южно-уральская железная дорога. Сегодня Южно-Уральская дорога, развернутая протяженность которой занимает около 8 тысяч километров, входит в число крупнейших железных дорог страны. Она включает 4 отделения: Челябинское, Курганское, Орское и Петропавловское и обслуживает территории 7 субъектов Российской Федерации: Челябинскую, Курганскую, Оренбургскую, частично Куйбышевскую, Саратовскую, Свердловскую области, республику Башкортостан и Северный Казахстан. В 2008 году перевезено 322 млн тонн грузов и 42010 тысяч пассажиров. С 1 октября 2003 году Южно-Уральская магистраль стала филиалом компании «Российские железные дороги».
Деятельность по документационному обеспечению управления осуществляет служба управления делами.
Составим SWOT-анализ деятельности ОАО «РЖД» (табл. 1)
Таблица 1 — SWOT-анализ деятельности ОАО «РЖД»
|
Сильные стороны |
Слабые стороны |
|
|
1. Профессиональный кадровый ресурс |
1. Недостатки технического обучения |
|
|
2. Стабильность финансового положения |
2. Изношенность ОПФ и транспортной инфраструктуры |
|
|
3. Применение прогрессивных технологий |
3. Недостаток финансирования капитальных проектов в части улучшения состояния ОПФ и транспортной инфраструктуры |
|
|
Возможности |
Угрозы |
|
|
1. Рост рынка транспортных услуг |
1. Увеличение на транспортном рынке компаний, оказывающих транспортные услуги |
|
|
2. Развитие технологий IT |
2. Изменение структуры налоговых тарифов в отношении транспортных услуг |
|
|
3. Развитие партнерских отношений с компаниями — перевозчиками грузов |
3. Политическая нестабильность в обществе |
|
|
4. Проекты Правительства РФ, связанные с реконструкцией транспортной отрасли РФ и финансирование таких проектов |
4. Возрастание экономических рисков в условиях кризиса |
В ОАО «РЖД» функции по делопроизводству разделяются между несколькими подразделениями. (рис.5)
Рис.5 — Подразделения, осуществляющие функции по делопроизводству в ОАО «РЖД»
Департамент управления делами является основным структурным подразделением, осуществляющим функции по документационному обеспечению управления и осуществляет контроль за исполнением Инструкции по делопроизводству.
Департамент управления делами в своей структуре имеет два отдела: экспедицию и отдел документационного обеспечения. Функции между этими отделами распределены следующим образом.
Экспедиция осуществляет прием и регистрацию входящих документов; отправку исходящих документов средствами почтовой связи, а также передачу документов срочного и оперативного характера по каналам электрической связи.
Отдел документационного обеспечения выполняет функции по:
— контролю оформления документов и контроль исполнения;
— текущее хранение документов;
— внесение необходимых данных в автоматизированную систему «Документооборот».
Службы делопроизводства подразделений выполняют следующие основные функции:
– прием и учет поступивших документов;
– учет и регистрация отправляемых документов, проверка правильности их оформления и передача на отправку;
– контроль за прохождением документов в подразделении;
– ввод в базу данных подразделения информации о ходе и результатах исполнения документов;
– справочно-информационная работа по вопросам прохождения и исполнения документов;
– подготовка для руководства подразделения сводок об исполненных и о находящихся на исполнении документах;
– контроль за своевременным списанием в дело исполненных документов;
– разработка номенклатуры дел подразделения;
– формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел, находящихся в делопроизводстве и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел в архив;
– ознакомление работников подразделения с информационными и методическими документами по вопросам делопроизводства;
– инструктаж вновь принятых работников по вопросам делопроизводства.
Порядок работы с документами в ОАО «РЖД» установлен Инструкцией по делопроизводству, которая принята и действует с 2006 года.
Делопроизводство осуществляется с использованием автоматизированной системы учета, сопровождения и контроля исполнения документов «Документооборот» (далее — АС «Документооборот»).
Прием и первичную обработку поступающих в общество документов осуществляют работники Департамента управления делами, на которых возложено выполнение этих работ (далее — экспедиция).
Документы, полученные работниками аппарата управления общества минуя экспедицию, должны быть переданы в экспедицию или отдел документационного обеспечения Департамента управления делами (далее — отдел документационного обеспечения) для учета и регистрации.
В практической деятельности, в зависимости от объема документооборота в ОАО «РЖД» используют три формы регистрации документов: журналы и карточки, и третья форма регистрации, использованием персонального компьютера — автоматизированная электронная (рис. 6).
Рис.6 — Формы регистрации документов ОАО «РЖД»
Организация контроля за исполнением документов в ОАО «РЖД» обеспечивает их своевременное и качественное исполнение (см. рис. 7).
Рис. 7 — Контроль исполнения документов
Контроль осуществляется за наиболее важными входящими, исходящими и внутренними документами. Департамент управления делами осуществляет также аналитическую деятельность путем составления отчетов о проделанной работе. В процессе работы составляются оперативные отчеты, которые выводятся или ежедневно или еженедельно. Основное их назначение — получить объективную картину информации для оперативного управления. А также аналитические. Они служат для анализа общей картины документооборота в ОАО «РЖД». Типичные периоды вывода отчетов данной группы — месяц, квартал, полугодие, год. Отчеты составляются на основе данных АС «Документооборот», а также форм сводки учета объема документооборота ОАО «РЖД». Форма сводки учета объема документооборота ОАО «РЖД» утверждена Приказом ОАО «РЖД» от 05.01.2006 № 1. В данной форме, которая заполняется каждым структурным подразделением, фиксируется количество входящих документов (в том числе обращений граждан), исходящих и внутренних документов.
Все документы, которые обращаются в системе документооборота, в ОАО «РЖД» разделяют следующим образом:
1. Входящие
2. Исходящие
3. Внутренние
Деятельность компании сопряжена с обработкой большого количества входящей и исходящей корреспонденции. Объем документооборота в ОАО «РЖД» представлен в таблице 2. Данные представлены по аппарату управления ОАО «РЖД».
Таблица 2 — Документооборот ОАО «РЖД»
|
Наименование документа |
Количество документов |
Абсол. изм, шт |
Темп роста, % |
||
|
2008 |
2009 |
||||
|
Входящие |
734 |
1140 |
406 |
55,3 |
|
|
Исходящие
Технологический документооборот составляет основу контроля, анализа, оперативного управления и планирования эксплуатационной деятельности ОАО «РЖД». Развитие информационных технологий позволило перевести в практическую плоскость электронизацию документооборота и автоматизацию управления им. В частности, в железнодорожной отрасли уже давно действуют системы электронного документооборота, защищенной электронной почты, централизованное хранилище данных, различные автоматизированные системы учета и управления. И в отношении электронизации и автоматизации документооборота железнодорожники находятся на передовых рубежах. Между тем 95% документооборота в компании осуществляется на бумажных носителях. И этому есть объяснение: характер деятельности отрасли требует четкого документального подтверждения всех шагов в реализации технологического процесса. Утвержденные формы первичной учетной документации ОАО «РЖД» формируются по всем хозяйствам и сопровождают практически все технологические операции на железнодорожном транспорте. Простой их перевод в электронную форму, т.е. замена бумажного носителя электронным без совершенствования самого технологического процесса, не решает задачи повышения эффективности бизнес-процесса. Ведь документооборот не является изолированной технологической цепочкой в бизнес-процессе компании. Документодвижение тесно интегрировано с другими задачами, решаемыми информационно-управляющими системами. Поэтому автоматизация документооборота должна обеспечивать прикладные интерфейсы, позволяющие встраивать функции передачи и сохранения документов в действующие на железнодорожном транспорте прикладные системы. В условиях реформирования отрасли существует острая необходимость пересмотра технологии эксплуатационной работы хозяйств, участвующих в перевозочном процессе. Все это требует существенного повышения достоверности данных и увеличения скорости передачи информации о факте свершившихся технологических операций. Предстоит сократить затраты и издержки на регистрацию производственных операций, исключить дублирование документов и данных, централизовать отчетность, обеспечить оперативный доступ к производственным и финансовым результатам компании. Образование операторских, дочерних компаний и филиалов определяет потребность в наличии структурированного информационного обмена не только между предприятиями холдинга, но и другими субъектами хозяйственной деятельности и органами государственной власти. Для реализации этих задач в ОАО «РЖД» разработана автоматизированная система электронного технологического документооборота (АС ЭТД), которая предоставляет работникам массовых профессий средства для выполнения функциональных обязанностей в соответствии с должностной инструкцией и установленным регламентом. При этом каждый участник электронного технологического документооборота обеспечивается средствами электронной подписи. Система введена в опытную эксплуатацию на Юго-Восточной, Куйбышевской и Горьковской железных дорогах в объеме 28 первичных учетных документов по службам движения, вагонного, локомотивного, путевого хозяйств, а также хозяйства электрификации и электроснабжения. Электронный документооборот осуществляется при помощи программы ЭТРАН, которая позволяет: · Самостоятельный ввод заявок в электронном виде (за себя и своих клиентов). · Сокращение времени согласования заявок и оформления перевозочных документов. · Возможность мониторинга клиентами хода согласования заявок и оформления перевозочных документов. · Возможность предварительного (справочного) расчета стоимости перевозки по подаваемой заявке. · Получение информации об остатке средств на лицевом счете. При создании единого лицевого счета — о движении средств на лицевом счете. · Возможность грузополучателю видеть отправки в свой адрес, а грузоотправителю — свои отправки до момента раскредитования (выдачи груза получателю). · При наличии электронной цифровой подписи (ЭЦП) — исключение бумажного документооборота и необходимости доставки документов на станцию. · Оформление электронных накладных на груженый рейс, используя ЭЦП. На ЮУЖД такая система еще не внедрена. Необходимость внедрения в филиале ОАО «РЖД» электронного документооборота обусловлена в первую очередь документом, принятым в аппарате ОАО «РЖД» — Положением об организации электронного документооборота при оформлении перевозочных и/или иных документов с использованием электронной цифровой подписи при организации перевозок грузов, порожних вагонов, не принадлежащих ОАО «РЖД». Кроме того, в трех филиалах ОАО «РЖД» такая система уже внедрена. На сегодняшний день в филиале ОАО «РЖД» — ЮУЖД отсутствует электронный документооборот с предприятиями. Это приводит к возникновению следующих недостатков. Все перевозочные и транспортные документы оформляются внутри ERP-системы предприятия, потом на бумажных носителях передаются в соответствующие структуры РЖД. Результаты согласования заявок на перевозки приходится отслеживать работникам транспортного отдела, что не способствует оперативности. Ж/д накладные оформляются вручную в местах погрузки, что увеличивает вероятность ошибок. Информация в бумажном виде передается в товарную контору станции. Там ее вручную вводят в систему «ЭТРАН». Полученная информация о номерах квитанций и провозных платежах передается на бумажных носителях для ввода в АСУ предприятия. Все делается достаточно долго, и существует значительная вероятность ошибок.
Итак, основным мероприятием по совершенствованию документооборота в ОАО «РЖД» является внедрение в филиале — ЮУЖД электронного документооборота при перевозке грузов. В данном случае необходимо внедрение системы ЭТРАН. ЭТРАН (Электронная ТРАнспортная Накладная) — это автоматизированная система централизованной подготовки и оформления перевозочных документов. Система впервые включает клиента (грузоотправителя, грузополучателя, экспедитора) в технологический цикл приема заявок и оформления перевозок, обеспечивая ему возможность оформления заявки на перевозку, подготовки электронной накладной, получения итоговых документов, получения результатов расчетов провозной платы по перевозкам и отслеживания хода перевозок грузов со своего рабочего места. Также, клиенту предоставляется возможность получения информации обо всех грузах, отправленных в его адрес. В основу системы положены требования, установленные Уставом железнодорожного транспорта Российской Федерации и Правилами приема заявок на перевозку грузов железнодорожным транспортом. Представим подробный порядок работы данной системы. Обмен электронными данными (далее — ЭД) между ЮУЖД и Клиентами реализуется на следующих принципах: Сторона-отправитель ЭД вводит электронные данные документа на своем АРМ, запрашивает в системе ЭТРАН формирование ЭД в формализованном текстовом виде и подписывает сформированный системой ЭТРАН ЭД своей ЭЦП. Система ЭТРАН производит проверку подлинности ЭЦП Стороны-отправителя ЭД. Результаты проверки выводятся системой ЭТРАН на экран АРМ ППД Стороны-отправителя ЭД в виде информационного текстового сообщения (далее — ИТС). При положительных результатах проверки ЭД, подписанный ЭЦП Стороны-отправителя ЭД, принимается системой ЭТРАН в качестве документа, оформленного Стороной-отправителем, и отправляется на хранение в архив ЮУЖД, находящийся на АРМ ЮУЖД, и в архив Клиента, находящийся на АРМ Клиента. Кроме того, система ЭТРАН открывает доступ АРМ Стороны-получателя ЭД к электронным данным ЭД Стороны-отправителя. При отрицательных результатах проверки Сторона-отправитель ЭД на основе анализа полученного ИТС принимает решение о продолжении работы с применением ЭЦП, либо о переходе на бумажный документооборот. Продолжение работы с ЭЦП предполагает запрос Стороной-отправителем в систему ЭТРАН на повторное формирование ЭД в формализованном текстовом виде и подписание сформированного ЭД своей ЭЦП. При непоступлении в течение 24 (двадцати четырех) часов запроса в систему ЭТРАН на повторное формирование ЭД в формализованном текстовом виде система ЭТРАН автоматически фиксирует принятие Стороной-отправителем решения о переходе на бумажный документооборот. В этом случае система ЭТРАН направляет Стороне-отправителю ИТС с уведомлением о переходе на бумажный документооборот. Используемые в системе ЭТРАН ЭД, подписанные ЭЦП, признаются Сторонами эквивалентными соответствующим бумажным документам и порождают аналогичные им права и обязанности Сторон. ЭД порождает обязательства Сторон, если он надлежащим образом оформлен, заверен ЭЦП, составлен и передан с применением системы ЭТРАН Стороной-отправителем, а Стороной-получателем получен, проверен и принят по результатам этой проверки (допущен к обработке). Передача или получение Сторонами другой информации электронным способом не является основанием возникновения обязательств в рамках Договора. Отображение ЭД на бумажном носителе осуществляется путем его распечатки на печатающих устройствах исключительно через систему ЭТРАН. Подлинником ЭД является файл в оговоренном формате, который содержит все необходимые реквизиты документа и ЭЦП уполномоченных лиц стороны, подписавшей этот документ, с положительным результатом проверки подлинности ЭЦП, произведенной программными средствами системы ЭТРАН, с использованием открытых ключей, зарегистрированных в установленном порядке. В качестве даты и времени создания ЭЦП под ЭД Стороны принимают дату и время, указанные в штампе времени под ЭД с ЭЦП, проставленном УЦ. Приостановление обмена ЭД производится: При установлении несоблюдения одной из Сторон требований к обмену ЭД и обеспечению информационной безопасности при обмене ЭД, предусмотренных законодательством Российской Федерации. На основании письменного уведомления произвольной формы Стороной-инициатором другой Стороны не позднее 14 (четырнадцати) календарных дней до приостановления обмена ЭД. В уведомлении указываются причина, дата начала приостановления обмена ЭД и срок приостановления обмена ЭД. На основании уведомления произвольной формы одной из Сторон о компрометации закрытого ключа ЭЦП этой Стороны, то есть о свершении или подозрении на свершение события, которое Сторона-инициатор определяет как ознакомление неуполномоченным лицом (лицами) и (или) процессами с его закрытым ключом ЭЦП. Уведомление передается с использованием любых средств связи, позволяющих достоверно установить, что уведомление передано и получено уполномоченными лицами Сторон (телефон, факс, и т.д.). В течение 2 (двух) календарных дней с момента установления факта компрометации закрытого ключа ЭЦП оригинал уведомления, составленный на бумажном носителе с физическими подписями уполномоченных лиц и оттиском печати, должен быть направлен Стороной-инициатором другой Стороне курьером или почтовым отправлением с уведомлением о вручении. Автоматически, по истечении срока действия, приостановлении действия или аннулировании УЦ сертификата ключа подписи одной из Сторон, а также истечении срока действия закрытого ключа подписи одной из Сторон.
Заместитель генерального директора ОАО «РЖД» — начальник Дирекции тяги О.С.Валинский Нормативные акты, инструкции РЖД2. Соблюдать требования охраны труда, пожарной и экологической безопасности. 3. Знать и выполнять ПТЭ, другие нормативные акты Министерства транспорта Российской Федерации, нормативные документы ОАО «РЖД» по вопросам, относящимся к обязанностям работников локомотивных бригад, а также требования правил и инструкций по охране труда при эксплуатации, ремонте локомотивов, пожарной и экологической безопасности на локомотивах и настоящую должностную инструкцию. 4. Повышать свою квалификацию и технические знания, профессиональное мастерство по вопросам вождения поездов, выполнения маневровой работы, технического обслуживания локомотивов. 5. Заступать на работу в подготовленном состоянии и во время, определенное графиком работы, или по вызову дежурного по депо или нарядчика. 6. При выполнении своих обязанностей быть в форменной одежде, опрятно одетым. 7. При выяснении обстоятельств, препятствующих явке на работу в установленное время, не позднее, чем за 3 часа до явки сообщить об этом дежурному по депо или нарядчику. 8. Проходить в установленном порядке обязательные периодические и предрейсовые медицинские осмотры, обязательные психиатрические освидетельствования, повторные, внеплановые и целевые инструктажи по охране труда, инструктажи о порядке применения средств индивидуальной защиты, противопожарные инструктажи, обучение по охране труда, мерам пожарной безопасности в объеме пожарно-технического минимума, проверку знаний требований охраны труда, пожарной безопасности, аттестацию, предусматривающую проверку знаний ПТЭ, проверку знаний норм и правил работы в электроустановках. 9. Соблюдать трудовую и технологическую дисциплину при нахождении на работе, а так же во время обучения на курсах подготовки и повышения квалификации с отрывом от производства и при нахождении в командировке. 10. Соблюдать правила внутреннего трудового распорядка предприятия. 3 Электронная подпись. 11. Выполнять оперативные распоряжения дежурного по основному или оборотному депо, пунктам оборота локомотивов и подмены локомотивных бригад, машиниста-инструктора локомотивных бригад, руководителей депо. 12. На работе иметь при себе: 12.1. Машинист локомотива – служебное удостоверение; вкладыш, заверенный специалистом по управлению персоналом, с записью о сдаче свидетельства на право управления локомотивом и присвоении класса квалификации; удостоверение о допуске к работам в электроустановках; служебный и технический формуляры; предупредительные талоны по безопасности движения и охране труда; расписание движения поездов, выписки из техническо-распорядительных актов станций обслуживаемых участков, выписки об установленных скоростях движения поездов, местах проверки действия автотормозов; аварийные карточки и рекомендации по действиям в нестандартных ситуациях; режимные карты. 12.2. Помощник машиниста локомотива – служебное удостоверение; при наличии свидетельства на право управления локомотивом – вкладыш, заверенный специалистом по управлению персоналом, с записью о сдаче свидетельства на право управления локомотивом, служебный и технический формуляры помощника машиниста; предупредительные талоны по безопасности движения и охране труда; удостоверение о допуске к работам в электроустановках; выписки об установленных скоростях движения поездов, местах проверки действия автотормозов обслуживаемых участков; аварийные карточки и рекомендации по действиям в нестандартных ситуациях. 12.3. Кочегар паровоза – служебное удостоверение; служебный и технический формуляры кочегара паровоза; удостоверение о допуске к работам в электроустановках; предупредительные талоны по безопасности движения и охране труда. 13. При приемке и сдаче локомотива, а также во время стоянок в пути следования производить их техническое обслуживание, строго соблюдая установленные требования нормативных документов, местных инструкций и приказов. 14. Локомотивная бригада после приемки локомотива несет ответственность за его техническое обслуживание и эксплуатацию, сохранность его оборудования и инвентаря. Скачать инструкцию 2714р тут Распоряжение 296-р о (превышении скоростей). Превышение от 1 до 4,5 км/ч, в зависимости от прибора регистрации (для клуб-у +- 1км/ч) Памятка по эксплуатации КЛУБ-У, команды Организация работы с документами на протяжении их жизненного цикла регулируют нормы и правила, которые устанавливают, во-первых, законодательство в сфере информации и документации, во-вторых, – локальные нормативные акты (далее – ЛНА) организации, которые разрабатывают в соответствии с действующим законодательством. Наряду с инструкцией по делопроизводству в организациях могут разрабатывать и иные нормативные документы по делопроизводству: правила, положения, регламенты, порядки, которые регулируют работу с отдельными видами или комплексами документов (например, положение о внутренних нормативных документах организации, положение о ведении договорной работы и т.д.). Также разрабатывают ЛНА, которые регламентируют административные или бизнес-процессы (например, регламент контроля исполнения документов (поручений)). Кроме этого, работа в системе электронного документооборота (далее – СЭД) происходит в соответствии с инструкциями, которые разрабатывают поставщики программного обеспечения. Основными НПА по делопроизводству, прямо предназначенными для разработки инструкций по делопроизводству, являются Примерная инструкция по делопроизводству и Правила делопроизводства 2021. Рассмотрим их подробнее. Примерная инструкция по делопроизводству Согласно п. 1.3 Примерной инструкции по делопроизводству, в этом документе установлены требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в делопроизводстве государственных организаций. Понятие «государственная организация» в российском законодательстве не определено. На практике так называют организации различных организационно-правовых форм, основной признак которых – государственная собственность на имущество организации. В Схеме 2 приведем классификацию государственных организаций. [attention type=yellow] Примерная инструкция по делопроизводству разработана в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами независимо от вида носителя (бумажного и электронного). Во всех разделах этого НПА отмечены особенности работы с документами в условиях СЭД. [/attention] Примерная инструкция по делопроизводству охватывает весь жизненный цикл документа в делопроизводстве: от подготовки проектов документов, включения их в документооборот организации и до систематизации документов в пределах документального фонда и организации их отбора для передачи в архив организации. Примерная инструкция по делопроизводству устанавливает, что на ее основе в организации разрабатывают индивидуальную инструкцию по делопроизводству, утверждаемую руководителем. Отмечено, что в целях организации работы с документами в филиалах организации и обособленных структурных подразделениях могут быть введены инструкции по организации работы с документами, дополняющие индивидуальную инструкцию по делопроизводству организации, но не противоречащие ей. Основными НПА в сфере архивного дела и делопроизводства являются Правила 2015, Перечень 2007, Перечень 2010 и Примерное положение об ЭК. Рассмотрим их подробнее. Правила 2015 На основании положений этого НПА организуют хранение документов в архивах организаций. Правила 2015 предназначены для государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, создающих архивы в целях хранения архивных документов, образовавшихся в процессе их деятельности. Правила 2015 закрепляют понятие документального фонда как совокупности документов, образовавшихся в деятельности организации. В документе отмечено особое значение номенклатуры дел организации: чтобы создать документальный фонд, следует составить номенклатуру дел, сформировать и оформить дела на основе законодательных и нормативных правовых актов России, перечней типовых архивных документов с указанием сроков их хранения. Правила 2015 также используют при разработке инструкции по делопроизводству организации. Именно этот документ содержит основные положения о номенклатуре дел организации и форму этого документа, а также формы других документов, создаваемых при подготовке дел к передаче в архив организации (описи дел, акты о выделении документов к уничтожению). Перечень 2007, Перечень 2010 и Перечень 2021 Перечень 2007 устанавливает сроки хранения в зависимости от того, в деятельности какой организации они подлежат хранению. Сроки хранения документов дифференцированы по четырем звеньям (группам) организаций, исходя из установившегося порядка документирования научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности:
Если Перечень 2007 используют далеко не все организации, а лишь те, в деятельности которых образуются включенные в перечень научно-технические и производственные документы, то Перечень 2010 используют фактически все. Исключения составляют лишь те организации, которые используют так называемые ведомственные перечни документов, которые включают не только ведомственную (отраслевую) документацию, но и типовую управленческую документацию. Образец инструкции по делопроизводствуСегодня рассмотрим тему: «принята новая инструкция по делопроизводству в госорганизациях» и разберем основываясь на примерах. Причём организационно-правовая форма, цели и виды деятельности госструктуры значения не имеют. Инструкция регламентирует порядок работы с организационно-распорядительными документами независимо от вида носителя, а также подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения документов, их текущее хранение с помощью электронных технологий. 220073, г.Минск, пер. 1-ый Загородный, д.20 Внесены в Инструкцию по делопроизводству. В основном она приведена в соответствие с последними принятыми актами законодательства: — Законом о нормативных правовых актах; — Инструкцией о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях; — Правилами работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций. Кроме того, были внесены следующие изменения. 1. Скорректирован порядок хранения документов в электронном виде (далее — ДЭВ) . ДЭВ по-прежнему после их подписания подлежат хранению в течение сроков, установленных для аналогичных документов на бумажном носителе. Чем лучше регламентирован процесс работы с документами, тем меньше ошибок допускают кадровики и делопроизводители. Узнайте, как составить грамотное и удобное в применении руководство по работе с кадровой документацией. Скачайте полезный документ: Образец от эксперта Инструкция по не входит в перечень обязательных документов, за отсутствие которых работодателя оштрафуют. Но это не значит, что практической потребности в такой инструкции нет. [attention type=green] Более того, значимость подробного, четкого и грамотно составленного руководства по оформлению кадровой документации сложно переоценить. [/attention] Его наличие унифицирует кадровые процессы, оптимизирует работу кадровика и сводит к минимуму риск ошибок при оформлении рутинных процедур: приема на работу, перевода, увольнения, поощрения или дисциплинарного наказания. За основу можно взять актуальные ведомственные инструкции, разработанные для применения в государственных организациях. ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 9 января 2021 года N 1 В соответствии с , национальным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2021 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», в целях совершенствования делопроизводства, установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию документов в исполнительных органах государственной власти Краснодарского края, в связи с внедрением единой межведомственной системы электронного документооборота постановляю: 1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Краснодарского края (далее — Инструкция) согласно приложению к настоящему постановлению. 3.
Написать комментарий Целью организации процесса в любом учреждении является содействие своевременному принятию решений управленческого характера и их исполнению. Задачей процесса является обеспечение движения документов по наиболее оптимальному для организации алгоритму при минимальных трудовых и временных затратах. Что такое документооборотДелопроизводством в учреждении занимается секретарь или делопроизводственная служба. Он существует в следующих видах:
Делопроизводство и документооборот 2020 (учебное пособие по оформлению можно найти в открытых источниках) предполагает, что оборот бумаг в организации начинается с их номенклатуры, то есть перечня всех существующих дел (бумаг одного вида или направления). Для ее формирования нужно установить перечень всех находящихся в наличии бумаг, объединить их по идентичным направлениям. Далее для каждого вида надо установить номер, то есть код, включающий ряд цифр или букв. Номенклатура призвана облегчить процесс архивирования и систематизации бумаг. Как правило, предоставляется в форме таблицы с графами, отражающими наименование дела, код (номер), место в архиве, срок хранения. В организации число дел и видов бумаг, находящихся в обороте, зависит от направлений и специфики деятельности, но есть общие для разных отраслей правила и виды:
По общему правилу, они фиксируются в журналах регистрации (для каждого вида — свой) с указанием порядкового номера, даты, наименования, информации об отправителе. Журнал нужно сшить и пронумеровать. В целом число журналов в организации связано с ее потребностями и направлениями деятельности. Все новости →
Похожие записи:
|