Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Оплата суточных командировочных расходов в 2021 году». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Ведите учет в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты, командировочных, пособий и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС.
Получить бесплатный доступ на 14 дней
Лимита по суточным не существует, компании могут устанавливать любой размер, оговорив ее во внутренних документах. Малые предприятия часто ограничивают суточные 700 рублями, потому что эта сумма не облагается НДФЛ (п.3 ст. 217 НК РФ). Если суточные больше, то с суммы превышения придется удержать НДФЛ. Для загранкомандировок не облагаемый лимит суточных — 2 500 рублей.
С 2017 года суточные сверх лимитов облагаются страховыми взносами. Но взносы «на травматизм» с суточных платить не нужно.
Пример. Сотрудник был в командировке 3 дня и получал суточные в размере 1000 рублей. За дни командировки он получил 3 000 рублей. Не облагаются взносами и НДФЛ только 3 * 700 = 2 100 рублей, а с разницы 3 000 — 2 100 = 900 рублей нужно удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы.
Ведите учет в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты, командировочных, пособий и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС.
Получить бесплатный доступ на 14 дней
В случае, если запланированная командировка отменилась, сотрудник может получить деньги за неиспользованные билеты. Также можно получить возврат сумму, потраченную на получение визы кроме уплаченной пошлины.
Стоит учитывать, что при возврате билетов авиакомпания в большинстве случаев возвращает лишь часть их стоимости (особенно на дешевых тарифах). При этом разницу в уплаченной и возвращенной суммой обычно обосновывают как штраф за нарушение прав перевозки.
Если в самой командировке случался форс-мажор (непогода, наводнение, поломка самолета и т п.) и сотрудник не может вернуться вовремя домой, то компания должна обеспечить его суточными и оплатить необходимое проживание. При этом сотруднику необходимо в командировочном документе (удостоверении) поставить штамп/отметку с реальной датой отъезда. Если командировочный документ не предусмотрен учетной политикой организации, то документом, подтверждающим факт задержки сотрудника не по его вине может служить справка из аэропорта об отмене или задержке рейса.
В отличие от официальных и стандартных авиа- и железнодорожных билетов, гостиницы не всегда предоставляют постояльцам требуемые документы о проживании, ограничиваясь приходными кассовыми ордерами или рукописными квитанциями.
Согласно законодательству, гостиницы не обязаны выдавать постояльцу бланк строгой отчетности. Установлена специальная гостиничная форма № 3-Г: если гостиница ее использует, то ККМ ей не нужна. И то и другой документ ваша бухгалтерия формально должна принять как доказательство проживания.
Чтобы предотвратить возможные разногласия со стойкими работниками бухгалтерии, лучше перед бронированием позвонить в гостиницу и уточнить, какие документы, подтверждающие проживание, они смогут предоставить.
Ведите учет в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС. Сервис подходит для комфортной совместной работы бухгалтера и директора.
Попробовать бесплатно 14 дней
Суточные освобождаются от НДФЛ и страховых взносов в пределах 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ.
Приведем пример. Допустим, сотрудник находился в служебной поездке 5 дней. Ему начислили суточные из расчета 1 000 руб. в сутки. Размер суточных составил 5 000 руб.(1 000 руб. х 5 дн.). От налога на доходы освобождена сумма 3 500 руб.(700 руб. х 5 дн.). Бухгалтер включил в налоговые базы по НДФЛ и по взносам суточные в сумме 1 500 руб.(5 000 руб. – 3 500 руб.).
Здесь действуют те же правила, что и при других заграничных командировках. Но есть одна особенность: при пересечении границы РФ пограничники не ставят в загранпаспорт никаких отметок. Поэтому дата пересечения границы определяется по проездным документам (п. 19 Положения о командировках).
Работник выехал в командировку в Казахстан 17 мая 2021 года, а вернулся обратно 21 мая 2021 года. Продолжительность служебной поездки составила 5 дней. Сотруднику начислили суточные из расчета 3 000 руб. в день. Размер суточных составил 15 000 руб.(3 000 руб. х 5 дн.).
Из проездных документов следует, что 17 мая работник выехал на поезде из Москвы в 19 часов 20 минут. На границу с Казахстаном (станция «Петухово») поезд прибыл 19 мая в 09 часов 00 минут. Значит, даты 17 мая и 18 мая считаются днями, проведенными на территории России. А дата 19 мая — день пересечения границы — считается днем, проведенным в Казахстане.
Обратно работник вернулся 21 мая на самолете. Вылет из Алма-Аты состоялся в 15 часов 00 минут, а прилет в Москву — в 22 часа 00 минут. Значит, дата 21 мая считается днем, проведенным в России.
Получается, что дни, проведенные в России — это 17 мая, 18 мая и 21 мая (итого 3 дня), а дни, проведенные на территории Казахстана — это 19 мая и 20 мая (итого 2 дня).
От налога на доходы освобождается сумма: за 3 дня в России — 2 100 руб.(700 руб. х 3 дн.); за 2 дня в Казахстане — 5 000 руб.(2 500 руб. х 2 дн.).
Бухгалтер включил в налоговые базы по НДФЛ и по взносам суточные в сумме 7 900 руб.(15 000 руб. – 2 100 руб. – 5 000 руб.).
Перед тем, как объявить работнику о направлении в служебную командировку, необходимо убедиться, что на него не распространяется запрет, налагаемый трудовым кодексом в отношении:
беременных женщин — ст. 259;
несовершеннолетних — ст.268.
Важно!
Эти категории работников запрещено направлять в командировки, даже, если они согласны.
Проверьте, нет ли ограничений для направления работников в служебные командировки:
является зарегистрированным кандидатом — п.2 ст. 41.
Следующие категории сотрудников можно отправлять в командировки только, если есть их согласие:
сотрудницы с детьми до 3 лет;
одинокие родители / опекуны, воспитывающие ребенка до 5 лет;
работники, ухаживающие за ребенком-инвалидом или родственником на основании медзаключения.
Последней категории работников надо направить запрос на согласие с предстоящей командировкой. В запрос должно быть включено условие о возможности отказа от поездки —- ч.2 ст.259 ТК РФ.
Важно!
При направлении таких работников принудительно работодатель будет отвечать по части 1 ст.5.27 КоАП РФ, а при повторном нарушении — по ч.2 этой статьи.
С 8 января 2015 года в России был отменен обязательный порядок оформления командировочного удостоверения, представления работнику служебного задания, составления командированным специалистом отчета по завершении служебной поездки. Каковы последствия такого законодательного нововведения?
Во-первых, отправка сотрудника в командировку оформляется приказом или распоряжением руководителя;
Во-вторых, расходы, понесенные в ходе командировки, подтверждают проездные документы, служебная записка работника, чеки и квитанции;
В-третьих, в журнале учета командированных специалистов прописываются номер и дата приказа, а не командировочного удостоверения;
В-четвертых, в течение трех дней с момента возвращения из служебной поездки работник составляет авансовый отчет, в котором прописывает все понесенные издержки.
В приказе об отправке сотрудника в командировку прописывается цель поездки, ее сроки, цель, служебное задание.
Новые правила оформления суточных в условиях отсутствия командировочного удостоверения предполагают соблюдение таких нюансов, как:
Работодатель не обязан выплачивать суточные за задержку в пути, которая произошла по вине работника (если последний сумеет представить уважительные причины задержки, то суточные предоставляются в полном объеме);
В приказе об отправке сотрудника должно быть указано, что билеты приобретаются за счет работодателя: в дальнейшем по предъявлении проездных билетов в бухгалтерию работодатель сможет вычесть эти затраты из базы по налогу на прибыль;
Если специалист ездил в служебную поездку на собственном автомобиле, то работодатель обязан выплатить ему компенсацию в размере 1200-1500 рублей в зависимости от типа легкового авто;
Если в командировке сотрудник перемещался на служебном транспорте (легковое или грузовое авто, автобус и др.), то компания покрывает только затраты на ГСМ и ремонт машины;
В служебной записке работник указывает вид транспорта, который он использовал в рамках служебной поездки.
Отмена командировочного удостоверения ставит своей целью упрощение процедур оформления на уровне кадрового отдела организации. В этих условиях процесс учета суточных расходов по иным документам.
Таким образом, в 2021 году расчет суточных осуществляется на базе чеков и квитанций, предъявляемых работником с учетом установленных на федеральном уровне единых нормативов. Служебные поездки по России и в зарубежные страны учитываются отдельно. Важную роль при определении величины выплат играют служебная записка и авансовый отчет командированного специалиста.
Размер суточных для бюджетников определяется постановлением Правительства РФ за № 812 от 26.12.05, приложение 1. В этом документе для каждой страны устанавливается определенный размер, выраженный в долларовом эквиваленте. Например, суточные в Казахстан составляют 55 $ США.
Ниже приведены еще несколько примеров того, какие бывают суточные при загранкомандировках в 2021 году.
Суточные командировочные в РБ 2021
В случае, если сотрудник выезжает в командировку в иные регионы РФ, то ему начисляются суточные выплаты в обычном порядке. В 2017 году размер суточных в командировках по России определяется также, как и в 2021 году – в зависимости от суммарной величины затрат, понесенных на проживание, проезд и дополнительные, согласованные с работодателем мероприятия.
При этом рассматриваются две альтернативных способа определения величины суточных, которые пока не закреплены на законодательном уровне.
Отказ от понятия «суточные выплаты» и одновременное расширение перечня затрат на обеспечение служебной поездки. В итоге неподтвержденные документами затраты не смогут быть вычтены предприятием из базы налога на прибыль;
Отказ от понятия «суточные выплаты с сохранением перечня затрат прежним. В этом случае дополнительные расходы работника, которые не были бы подтверждены документами могли бы быть учтены при расчете налога на прибыль.
Второй способ более удобен для организаций-налогоплательщиков, а первый – для контролирующих и надзорных органов.
Как считать суточные в командировке по России в 2021 году? В этом вопросе пока можно брать за основу правила расчета 2021 года, поскольку ни одна из представленных выше инициатив пока еще не нашла законодательного закрепления.
Размер суточных выплат организация определяет на основании сведений, прописанных в коллективном договоре и иных внутренних нормативных документах. При этом прописанные предельные значения должны учитывать на федеральном уровне лимиты:
700 рублей – при командировке по территории России;
2500 рублей – в случае выезда за пределы страны.
Организация может назначить меньший размер суточных. Если же они окажутся больше федеральных нормативов, то на сумму превышения будет начисляться подоходный налог.
В бухгалтерских документах необходимо отразить дату начала командировки. Ею может выступать:
день отбытия с предприятия в точное время начала поездки;
на следующий день с 00.00 часов.
Период пребывания сотрудника в командировке может включать не только рабочие, но также выходные и праздничные дни, а также время пребывания в пути, остановки и задержки в пути, имевшие место не по вине командированного специалиста. В связи с этим при начислении отпускных следует:
отработанные в выходные и праздничные дни служебной поездки оценивать по двойной ставке;
начислять командировочные выплаты не только на период выполнения трудовых обязанностей, но и на срок пребывания в дороге.
Командировка может быть прервана досрочно. Основанием для этого выступает приказ руководства компании, в котором прописывается не только дата окончания служебной поездки, но также причина такого решения (чаще всего необходимость присутствия сотрудника на предприятии).
При таком раскладе суточные начисляются не за запланированный период пребывания в служебной поездке, но за фактическое число дней командировки. Поскольку командировочные выплаты предоставляются сотруднику до его отъезда, то остаток средств он возвращает в бухгалтерию организации.
Если после этого командировка будет возобновлена, то все документы будут оформляться заново. Продления командировки в случае ее досрочного прерывания российское трудовое законодательство не допускает.
При выплате суточных командированному работнику необходимо учитывать следующие нюансы:
дата пересечения границы при поездке к месту назначения засчитывается, как командировка за границу.
дата пересечения границы при возвращении учитывается, как обычная командировка.
суточные за границей 2021 года не облагаются налогом, только если не превышают 2500 рублей. Если их размер больше, то все, что выше указанной суммы, подлежит налогообложению.
несмотря на то, что суммы указываются в долларах, работнику они могут быть выплачены и в рублевом эквиваленте.
курс валюты берется в размере, установленном на последний день месяца, в котором работник сдал авансовый отчет.
Данные нюансы важно учитывать для правильного порядка налогообложения организации и командированного лица.
К примеру, командированный едет поездом из Москвы в Хельсинки. Выезд в 19.15 10 октября из Москвы и прибытие в Хельсинки 11 октября в 15.30. Пересечение границы в 03.15. Оплата будет произведена за 10 октября – 700 руб., за 11 октября – 2500 руб.
Нередко сотрудник направляется фирмой в служебную поездку на один день. Чаще всего утром он покидает предприятие, а вечером уже возвращается назад. Как поступить с начислением суточных в данном случае?
Суточных сотруднику при таких командировках не начисляются;
Все расходы, связанные с проездом, проживанием, питанием, переговорами по телефону работодатель компенсирует;
Командировочные сотрудник получает за такую поездку в размере среднего дневного заработка (если поездка имела место в выходной день – в удвоенном размере).
Если все расходы, которые работник понес в командировке будут подтверждены чеками ККТ, квитанциями на бланках строгой отчетности, то они могут быть исключены из базы по налогу на прибыль.
Тип
Сумма/сутки
Один день командировки
9 руб.
Расходы на проезд при отсутствии проездных документов
0,1 базовой величины в каждую сторону
в г. Минске и областных центрах
50 руб./сутки
в районных центрах
25 руб./сутки
в остальных населенных пунктах
20 руб./сутки
Срок нахождения в командировке считается со дня убытия по день прибытия (согласно расписаню соответствующих видов транспорта – поезда, самолета и пр.). Например, если сотрудник отправился в командировку в 23 часа 58 минут 10 января, прибыл на место 12 января, убыл обратно в 0 часов 05 минут 15 января, а вернулся к месту проживания и основной работы в 15 часов 25 минут 17 января, то периодом нахождения в командировке будет считаться интервал времени с 10 по 17 января.
В настоящее время норма суточных составляет 9 рублей. Если принимающая сторона оплачивает командированному сотруднику питание и обеспечивает его транспортом, суточные выплачиваются ему только за время нахождения в пути.
Расходы на проезд (включая стоимость предварительного бронирования, пользования постельными принадлежностями и прочие сопутствующие затраты) компенсируются в размере фактических сумм, подтвержденных оправдательными документами. Это касается не только междугороднего или пригородного, но также городского общественного транспорта (за исключением такси).
Если сотрудника обеспечивает жильем принимающая сторона либо она оплачивает его в безналичном порядке, компенсации по найму жилья не выплачиваются.
В любом случае за время нахождения в командировке сотруднику выплачивается его заработная плата в соответствии с трудовым договором.
Сумма суточных командировочных расходов в 2021 году
Требуется, но только в том случае, если ее срок превышает 30 дней. Если же сотрудник отправляется в командировку в регион радиоактивного заражения, срок его пребывания там не должен быть более 1 года.
Командированным может являться только штатный работник, с которым заключен трудовой договор. Что касается служебных поездок сотрудников, работающих по гражданско-правовому договору, то все вопросы, касающиеся возможности отправки в командировку, сроков пребывания, порядка компенсации расходов и пр. решаются в соответствии с положениями данного договора.
Размер зависит от страны назначения. При поездках в Россию суточные составят 30 долларов, а затраты по наймы жилья компенсируют в размере до 120 долларов (для Москвы и Санкт-Петербурга – до 140 долларов). Для командировок в Австрию норма суточных – 60 евро, расходы по найму жилья будут компенсированы в сумме 130 евро, в Данию – соответственно 55 и 175 евро, в Германию – 50 и 140 евро.
Перед поездкой следует заранее поинтересоваться, какие нормы командировочных расходов действуют для конкретной страны, и в какой валюте они установлены.
Командированному за границу сотруднику наниматель может компенсировать расходы по аренде автомобиля, а также на такси (для совершения трансферов с вокзала, аэропорта и пр.) – при наличии подтверждающих документов.
Компенсация расходов водителям-международникам
Для водителей, осуществляющих международные автоперевозки, суточные и расходы на проживание без предоставления оправдательных документов компенсируются в следующем размере:
за время пребывания в Беларуси – от одно- до пятикратного размера нормы суточных, установленной Минфином (от 9 до 45 рублей);
за время пребывания за границей – от 25 до 150 евро.
Итоговая сумма выплат и порядок ее расчета определяется нанимателем.
